Рейтинг@Mail.ru

Инструкция: как оформить протокол собрания

Размер шрифта:

Протокол собрания – это документ, в котором отражаются все вопросы, задачи, мнения и другая информация, которая обсуждалась на совещании. Но основное – это принятые решения, на которые делается акцент.

Когда необходимо протоколировать собрания

Такой документ следует оформлять при любой ситуации, когда принимаемые решения касаются всей компании, организации или затрагивают интересы собственников. Например, он является необходимым документом при регистрации ООО. Такая форма активно используется при выработке основного курса развития компании, определении новой торговой политики, для выбора поставщиков, организации работы с клиентами и так далее. Обобщая, необходимо сказать, что бумага обязательно оформляется во всех ситуациях, когда созывается руководство и/или владельцы фирмы. Бумага является официальным подтверждением того, что все заинтересованные лица согласились с принятыми решениями.

Кто и по какой форме ведет

В большинстве случаев бумагу оформляет и заполняет информацией секретарь компании, но это необязательное правило. В некоторых фирмах этим занимается отдельный человек. Все зависит от того, как часто возникает такая необходимость. Например, если требуется не чаще раза в месяц, то с этим вполне справится и секретарь, не отвлекаясь от своих остальных должностных обязанностей. Но когда приходится оформлять ежедневно, вне зависимости от причины, скорее всего, этим займется отдельный специалист.

Форма ведения документа зависит от внутренних требований фирмы. В одном случае секретарь (или специалист) делает пометки в зависимости от того, что происходит на совещании, после чего, используя заранее одобренный шаблон, полноценно оформляет такую бумагу. В другой ситуации сначала ведется аудио- или видеозапись происходящего, на основании чего в дальнейшем оформляется полноценный документ. Пример того, как выглядит стандартный шаблон протокола собрания, используемый во многих организациях.

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

«__»________ 20__ г.

№ ______________

г. ______________

______________________________________________________

(заголовок)

Председатель — _________________________________ (ФИО)

Секретарь — _____________________________________ (ФИО)

Присутствовали: _____________________________________________________

(должности, фамилии, инициалы в алфавитном порядке)

Приглашенные: _____________________________________________________

(должности, фамилии, инициалы в алфавитном порядке)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. ___________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

2. ___________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

СЛУШАЛИ:

______________________________ ___________________________________

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

______________________________ _______________________________________

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

______________________________ _______________________________________

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

______________________________ _______________________________________

(должность, фамилия, инициалы (содержание доклада)

______________________________ _______________________________________

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

ПОСТАНОВИЛИ:

1. _____________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

2. _____________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

Председатель ________________ / /(подпись) (ФИО)

Секретарь ________________ / /(подпись) (ФИО)

В дело № _____

«__»________ 20__ г. _____________________

(подпись исполнителя)

Как правильно составлять и оформлять

В каждой фирме у документа есть определенные отличия, но в п. 4 ст. 181.2 ГК РФ представлен перечень данных, которые обязательно должны указываться. Рассмотрим, как правильно составить протокол совещания и какую информацию в него следует включить:

  1. время, дата и место проведения;
  2. информация о лицах, которые участвовали;
  3. результаты голосования по каждому пункту;
  4. информация о лицах, которые проводили подсчет голосов;
  5. данные о лицах, которые голосовали против принятия решения.

Кроме вышеуказанного, в этой бумаге обязательно отражается суть совещания, перечислены решаемые вопросы и представлена любая информация, важная для совещания, которую необходимо учитывать при принятии окончательных решений.

Образцы

Пример документа с собранием учредителей для организации негосударственного фонда:

Это стандартный пример оформления протокола совещания для определения пути развития:

Пример для рассмотрения выполнения условий договора:

Пример для смены директора:

Оставить комментарий Распечатать
Козырев Александр Бухгалтер, Финансист

Родился на Украине, в 2017 году самостоятельно получил гражданство России, прошел все этапы, изучал законодательство, требования и особенности решения разных проблем. Теперь хорошо в этом разбираюсь и делюсь реальным опытом.

Комментарии
Автор что-то упустил? Информация неверна или устарела? Остались вопросы? Есть сомнения? Высказывайтесь в комментариях!
Документы: ответы по темам
3 вопроса
Оставить комментарий 2 февраля 2024
Как проставлять в счетах-фактурах данные по норма/часу?

Мы оказываем услуги по ремонту автотранспортных средств, где стоимость работ измеряется по цене норма/часа. В ОКЕИ норма/час не имеет кода, поэтому в графах 2 и 2а выставляемых счетов-фактур мы ставим прочерк. Один из наших контрагентов требует изменить данные в графах 3 и 4 счетов-фактур, сославшись на Постановление №1137. Как правильно заполнять эти графы, и прав ли наш контрагент в своих требованиях?

3 вопроса
762
6 вопросов
Оставить комментарий 13 ноября 2023
Как правильно использовать печать

У нас в компании есть основная печать, которую директор не выдаёт. Сделали дополнительную печать "для документов". Не знаем, на какие документы её можно ставить. Хочу написать приказ, который бы указывал, где можно и нельзя использовать эту печать.

6 вопросов
2521
6 вопросов
Оставить комментарий 18 октября 2023
Несоответствия в документах работника: как оформлять, отчитываться и т.д.

Изучаем вопросы, связанные с несоответствием ИНН и паспортных данных сотрудников в базе налоговой. Обсуждаем возможные проблемы для работодателя при сдаче отчетности и варианты их решения.

6 вопросов
447
6 вопросов
Оставить комментарий 2 октября 2023
Как правильно заполнить графы «Груз принял» и «Груз получил» в ТОРГ-12 при самовывозе товара?

У нас есть ситуация, когда товары забирают по доверенности. Организации, которые получают товары, не хотят расписываться в графе «Груз получил грузополучатель». Они говорят, что это должен сделать их кладовщик на складе. Мы считаем, что если у них есть доверенность на получение товаров, они и являются грузополучателями. Кто прав?

6 вопросов
185
5 вопросов
Оставить комментарий 29 августа 2023
Когда и в каких случаях необходимо ставить печать на документы, и какова юридическая сила документа без печати?

Когда и в каких случаях необходимо ставить печать на документы, и какова юридическая сила документа без печати?

5 вопросов
1
Вам может быть интересно:
Рубрикатор
  • Бухгалтеру
  • Юристу
  • Кадровику
  • Физическому лицу
    • Формы и отчеты
    • Налоги и взносы
    • Учет и платежи
    • Расчеты с работниками
    • Документы
    • Суд
    • Корпоративное право
    • Кадровые документы
    • Трудовые отношения
    • Отчеты и контроль
    • Общие вопросы
    • Охрана труда
    • ИП и самозанятость
    • Работа. Служба
    • Здоровье
    • Семья
    • Имущество. Жилье
    • Документы
    • Льготы. Пенсии
Ошибка на сайте