Оставить комментарий Распечатать

Инструкция: заполняем и сдаем форму СЗВ-СТАЖ в ПФР

Размер шрифта:

Все страхователи обязаны отправлять сведения о трудовой деятельности сотрудников по форме СЗВ-СТАЖ. За 2022 год компании отчитываются до 01.03.2023, предоставляя данные в новый Социальный фонд.

Для чего ввели отчет СЗВ-СТАЖ

Постановление Правления ПФР № 507п от 06.12.2018 подробно разъясняет, что такое отчет СЗВ-СТАЖ. Форму разработали в соответствии с п. 2 ст. 8 ФЗ от 01.04.1996 № 27 «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Этот отчет необходим для сбора информации о стаже и взносах, что отразится в дальнейшем на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц, на основании чего уже потом назначается страховая пенсия.

ВАЖНО!
С 19.08.2022 применяется новая форма СЗВ-СТАЖ (постановление Правления ПФ РФ № 62п от 21.04.2022). Ее и надо сдавать по итогам 2022 г. в 2023 году.

Обратите внимание: с 1 января 2023 года Пенсионного фонда больше нет, его объединили с ФСС и образовали новую структуру — Социальный фонд. Потому отчетность по форме СЗВ-СТАЖ принимает Соцфонд. По итогам 2022 года работодателям следует подать сведения о стаже и взносах по ранее утвержденному бланку в последний раз. Начиная с 1 января 2023 г. организации и ИП передают данные в составе уже новой формы ЕФС-1.

Подробнее: как заполнить и сдать отчетность по форме ЕФС-1

Кто сдает отчет

Предоставить отчетность обязаны все экономические субъекты, которые нанимают работников. Сдавать ее обязаны не только организации, но и индивидуальные предприниматели, адвокаты, нотариусы, частные детективы.

ВАЖНО!
Наличие трудового договора с наемным работником — не единственное условие. Подать отчет следует и по работникам, трудившимся по договорам гражданско-правового характера, по договорам авторского заказа и лицензионным договорам.

Отчетность формируется не только по трудящимся гражданам. Отчитываться придется и по безработным. Обязанность ложится на государственные органы. Центр занятости населения отчитывается о гражданах, официально признанных безработными.

ВАЖНО!
Если в штате организации числится руководитель, он же единственный учредитель, то подать СЗВ-СТАЖ все равно придется. ИП без сотрудников отчет не сдают.

Бланк

Утвержден шаблон отчета СЗВ-СТАЖ за 2022 год постановлением Правления ПФР № 507п от 06.12.2018 (ред. от 21.04.2022). Актуальный бланк применяется с 19.08.2022. Он содержит 5 разделов:

  • сведения о страхователе — организации, которая подает отчет;
  • отчетный период;
  • сведения о периодах работы застрахованных лиц — табличная часть отчета, в которой описываются сведения отдельно по каждому работнику;
  • информация о начисленных страховых взносах;
  • информация о пенсионных взносах, уплаченных по договорам досрочного негосударственного пенсионного обеспечения.

Скачать и посмотреть бланк СЗВ-СТАЖ за 2022 год вы можете на нашем сайте. Но, кроме бланка, постановление Правления ПФР утверждает и порядок его заполнения. В правилах подготовки этого отчета особое внимание уделите нюансам подсчета стажа для досрочной пенсии, утв. постановлением Правительства № 322 от 04.03.2021. В частности, в форму СЗВ-СТАЖ включены периоды профессионального обучения и дополнительного профессионального образования работников. Их учитывают при условии, что:

  • такое обучение необходимо для выполнения работником определенных видов работ;
  • во время периодов обучения за сотрудником сохраняются его рабочие место и зарплата;
  • работодатели отчисляют за работника взносы на обязательное пенсионное страхование.
ВАЖНО!
Период такого обучения в графе 11 отмечайте кодом «КВАЛИФ». Вместе с ним допустимо указать коды особых условий (в графе 9) и досрочного назначения пенсии (графа 12).

Еще одно нововведение касается порядка обозначения отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет для работников сельского хозяйства. Чтобы отпуск засчитывался в сельский стаж, необходимо одновременно указать два кода: «СЕЛО» — в графе 9 и «ДЕТИ» — в графе 11.

Допустили ошибку? Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно заполнить и подать корректирующую форму. Если этого вовремя не сделаете, то заплатите штраф.

Сроки сдачи

Форма подается не позднее 1 марта года, следующего за расчетным периодом. Поскольку в 2023 году 1 марта — это среда, рабочий день, срок сдачи отчета не переносится.

Рекомендуем подготовить и отправить сведения в Социальный фонд заблаговременно. Это обезопасит учреждение от штрафных санкций. Если в отчетности обнаружится ошибка, то будет время ее исправить и подать корректировочный отчет. В противном случае организацию накажут рублем.

ВАЖНО!
Сдача отчета СЗВ-СТАЖ в ПФР возможна только одновременно с формой ОДВ-1, которая содержит сведения по страхователю.

Особые моменты

Предоставление пенсионных сведений по форме СЗВ-СТАЖ имеет ряд характерных нюансов. Вот инструкция по заполнению СЗВ-СТАЖ для страхователей:

  1. Сдайте отчет, даже если в отчетном периоде не было начислений в пользу застрахованных лиц. Норматив в основном затрагивает компании, в штате которых числится руководитель — единственный учредитель. При других ситуациях, когда начисления отсутствуют долгое время, подать информацию придется в любом случае.
  2. Если в течение отчетного периода ваша организация уже подавала данные по сотруднику (например, работник оформился в мае на пенсию), то его все равно включите в годовой отчет. В противном случае в базе данных контролирующего фонда возникнут расхождения, отсутствие информации повлечет за собой наложение административного взыскания на фирму.
  3. Если в отчетном году к работе в организации привлекались граждане из мест лишения свободы, то их тоже следует включить в отчетность. Запросите необходимые данные об осужденных в учреждениях ФСИН. Периоды работы будут зачислены в стаж на основании ст. 1 закона № 27-ФЗ от 01.04.1996.
  4. Если в штате индивидуального предпринимателя нет наемных работников, но функции руководителя фирмы осуществляет сам коммерсант по договору, то подавать данные не требуется. Все объясняется тем, что ИП самостоятельно исчисляют и уплачивают страховые взносы в пользу самих себя. Следовательно, подавать информацию о стаже ИП нет необходимости.

Обязательно проверьте, не встречаются ли перечисленные исключения в деятельности вашей организации.

Формат предоставления

Способ подачи отчетности напрямую зависит от среднесписочной численности работников. Если в компании трудится 10 человек и более, то необходимо заполнить бесплатно СЗВ-СТАЖ онлайн на сайте ПФР (сейчас СФР) и отправить в электронном виде, отчет на бумаге не примут. До 10 человек — по желанию: в бумажном или электронном виде. Эта поправка появилась в конце 2021 года в ст. 8 ФЗ № 27 от 01.04.1996 «Об индивидуальном учете в системе ОПС». Раньше было 25 человек. За несоблюдение требований о формате предоставления отчетности предусмотрены отдельные меры административной ответственности.

Если численность компании не дотягивает до 10 человек, то спокойно отчитывайтесь на бумажных носителях. Компания вправе упростить и ускорить документооборот с контролирующими органами, перейдя на электронный обмен данными, то есть отправление отчетности в электронном виде.

ВАЖНО!
Для формирования электронной отчетности понадобится специальная усиленная цифровая подпись. Ее следует оформить на имя руководителя либо на иное ответственное лицо, наделенное соответствующими полномочиями (право подписи).

Электронная подпись, не отвечающая действующим требованиям криптографической защиты информации, не применяется для подписания электронных отчетов. Чиновники откажут в приеме такого отчета.

Обособленные подразделения: как отчитаться

Проверьте выполнение трех обязательных условий:

  • есть ли регистрация в СФР по месту учета ОП;
  • кто начисляет и выплачивает заработную плату работникам подразделения;
  • имеется ли отдельный расчетный счет у обособленного подразделения.

Правило действует только при выполнении одновременно всех условий. Если выполняется только одно условие из перечисленных, то отчитываться обязана головная организация.

Заполнение СЗВ-СТАЖ по обособленному подразделению имеет несколько нюансов:

  • подавать сведения по итогам 2022 г. необходимо в территориальное отделение Социального фонда по месту нахождения обособленного подразделения;
  • в отчете следует указывать тот регистрационный номер страхователя, который присвоен обособленному подразделению при регистрации в ПФР;
  • КПП и ИНН заполняйте по аналогии с регистрационным номером. Указывайте значения, которые были присвоены обособленному подразделению, а не головной организации.

Правила заполнения

Инструкция следующая:

Шаг 1. Заполняем раздел № 1.

В сведениях о страхователе указываем:

  • регистрационный номер;
  • ИНН юридического лица — это 10 цифр, в две последние ячейки бланка ставятся прочерки;
  • КПП — код причины постановки на учет;
  • наименование организации-страхователя.

Тип сведений маркируется исходя из следующих условий: если сведения сдаются впервые — «исходная», в случае ошибок в исходных данных — «дополняющая», при назначении пенсии застрахованному лицу (учет данных отчетного периода (года), за который форма СЗВ-СТАЖ еще не подавалась) — «назначение пенсии».

Шаг 2. Заполняем раздел № 2.

Укажите год расчетного периода. В нашем случае это 2022-й.

Шаг 3. Заполняем раздел № 3.

Графы 6 и 7 «Период работы» заполняются в пределах отчетного периода. Поскольку отчет сдается за 2022 год, то и даты указываются только в пределах этого года (c 01.01.2022 по 31.12.2022). При условии проведения работы по двум договорам (трудовому и ГП) указываются оба периода в разных строках. При назначении пенсии в графе 7 указывается дата предполагаемого выхода на пенсию.

Графы 8–13 раздела 3 заполняются по классификатору (приложение к порядку заполнения формы СЗВ-СТАЖ).

Графы 9, 12, 13 раздела 3 заполняются, если особые условия труда подтверждены документально, занятость работника в особых условиях соответствует требованиям действующих нормативных документов, присутствует уплата страховых взносов по доптарифу или пенсионных взносов в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения.

При необходимости отражения одновременно более одного кода они указываются двумя строчками.

Шаг 4. Заполняем разделы № 4 и 5.

Ответ на вопрос, заполнять или нет пункты 4 и 5 в СЗВ-СТАЖ, зависит от указанного ранее типа сведений — эти разделы заполняются только для формы, где указан тип сведений «Назначение пенсии».

Оформление заключительных реквизитов выглядит традиционно — наименование должности ответственного лица, подпись, расшифровка подписи, дата и печать.

Нажмите на картинку, чтобы увеличить ее.

Заполняем отчет при увольнении

При увольнении работнику выдается СЗВ-СТАЖ только с его личными персональными данными (п. 4 ст. 11 закона № 27-ФЗ). При нарушении этого требования Роструд наложит штраф (ключевые положения размещены на сайте Роструда).

ВАЖНО!
Желательно вести журнал учета выданных форм, чтобы сохранилось письменное подтверждение от работника о получении документа на руки.

Заполняется СЗВ-СТАЖ для увольняющегося практически так же, как и на работающих сотрудников. Отличия касаются только двух моментов:

  • первый — заполнение отчетного периода (при увольнении в 2022 году указывайте текущий год);
  • второй — графа 7 в части 3 (в эту графу вносится последний рабочий день или дата, когда расторгнут договор (трудовой или гражданско-правовой)).

Вот пример заполнения СЗВ-СТАЖ при увольнении работника в 2022 году (нажмите на картинку, чтобы увеличить ее):

Провожаем на пенсию

При оформлении работника на пенсию в 2022 г. работодатели подавали сведения в Пенсионный фонд по форме СЗВ-СТАЖ. Это необязательно: СЗВ-СТАЖ на пенсионера формировали, если получили заявку от работника или запрос из ПФР.

Срок подачи — в течение трех дней с момента получения письменного заявления от работника. Следовательно, будущий пенсионер обязан подать работодателю заявление. Унифицированного формата заявления не предусмотрено, составьте документ в произвольной форме. Например, он выглядит так:

Пример заполнения отчета при оформлении работника на пенсию (нажмите на картинку, чтобы увеличить ее):

Как заполнять сопроводительную опись

Отправить одну только форму СЗВ-СТАЖ нельзя. В обязательном порядке требуется заполнить сопроводительную опись подаваемых документов. Без нее отчет вернут. Для описи используют унифицированный бланк ОДВ-1.

Форма ОДВ-1 утверждена постановлением Правления ПФР № 507п от 06.12.2018. Этот бланк тоже изменили в 2022 году (ПП ПФ РФ № 62п от 21.04.2022).

Структура сопроводительной описи содержит пять разделов:

  1. Реквизиты страхователя. Заполняем в аналогичном порядке. Указываем регистрационный номер организации или обособленного подразделения. Затем вписываем ИНН и КПП. И только потом вписываем краткое наименование организации.
  2. Отчетный период. Указываем, за какой период подаем сведения. Тип сведений выбираем из предложенных вариантов: исходная, корректирующая или отменяющая.
  3. Перечень входящих документов. Необходимо указать количество застрахованных лиц, по которым направляется информация в контролирующий орган.
  4. Данные по страхователю о наличии задолженностей по страховой, накопительной пенсии и по иным тарифам страховых взносов. В отчете имеется отдельная таблица для отражения информации о погашении задолженности.
  5. Раздел для отражения оснований на досрочное получение пенсии.

Сопроводительная опись подписывается руководителем организации-страхователя либо иным ответственным лицом, наделенным соответствующими полномочиями.

Нажмите на картинку, чтобы увеличить ее:

Подробнее: как заполнить форму ОДВ-1

Как накажут за нарушения и ошибки

Штрафы предусмотрены по статье 17 27-ФЗ о персональном учете застрахованных лиц и по КоАП.

Нарушение Штраф
Отчет сдан не вовремя 500 рублей за каждое застрахованное лицо
Допущена ошибка 500 рублей за каждого работника, в сведениях которого обнаружены ошибки
Нарушен формат предоставления информации в электронном виде 1000 рублей
Нарушен порядок подачи СЗВ-СТАЖ при оформлении работника на пенсию 50 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП)
ВАЖНО!
Сведения из отчетности СЗВ-СТАЖ должны совпадать с ежемесячной формой СЗВ-М и ежеквартальным РСВ. Если информация о работнике не поступала в ПФР ежемесячно, то у контролеров возникнет расхождение. За непредоставление сведений предусмотрен штраф. Бланк и образец заполнения отчета СЗВ-М (стаж) — в специальном материале «Сдаем отчетность: инструкция по заполнению СЗВ-М».
Может пригодиться: как проверить СЗВ-СТАЖ на ошибки
Оставить комментарий Распечатать
Полякова Светлана