Как в бюджетном учете заполнять извещение по форме 0504805

Над материалом работали:

Размер шрифта:

Каждый год при инвентаризации, централизованных поставках или исправлении ошибок прошлых лет я оформляю извещения по форме 0504805. И каждый раз вижу одно и то же: коллеги путают, кто должен подписывать документ, нужна ли печать, а главное — можно ли получателю самому сформировать извещение, если отправитель молчит. Разберемся на практике, что это за извещение по ф. 0504805, для чего его формируют и как заполняют.

Содержание

Когда нужно заполнять извещение по форме 0504805

Извещение по ф. 0504805 — это первичный учетный документ для операций приемки-передачи имущества, активов и обязательств между учреждениями. Без него ваша бухгалтерия не сможет разнести корреспонденции по счетам, а контролеры при проверке укажут на отсутствие подтверждающих документов.

Советуем прочитать: как вести бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях

Я применяю извещение в таких случаях:

Внутриведомственные, межведомственные и межбюджетные расчеты. К примеру, когда наше учреждение передает основное средство другому бюджетному учреждению того же главного распорядителя.
Расчеты между участниками централизованного снабжения. Поставщик отгрузил товар напрямую в наше подразделение, а счет выставил головному заказчику. Извещение позволяет увязать расчеты между всеми тремя сторонами.
Расчеты с учредителем по счету 0 210 06 000. При изменении показателей этого счета или исправлении ошибок прошлых лет. Порядок применения извещения в таких случаях я обязательно прописываю в учетной политике (п. 7 Федерального стандарта, утв. приказом Минфина № 274н от 30.12.2017, письмо Минфина № 02-06-07/3798 от 18.09.2012).
Расчеты между администратором кассовых поступлений и администратором доходов бюджета. Когда один орган начислил доход, а другой его фактически получил.
Отражение доходов и расходов по субсидиям с условиями. Если на дату отчетности нет отчета о достижении условий субсидии, я формирую показатели по методу начисления, а потом корректирую их через извещение. Таким же образом оформляю возврат остатков субсидий на начало года, следующего за отчетным (письма Минфина № 02-06-10/22273 от 26.03.2021, № 02-06-07/6939 от 04.02.2020).

Основные случаи применения извещения по ф. 0504805 закреплены в Методических указаниях, утв. приказом Минфина № 52н от 30.03.2015. Но на практике перечень таких случаев открытый. Если ваша учетная политика допускает использование извещения для других операций, к примеру, при внутреннем перемещении ОС между обособками, смело применяйте эту форму. Главное, закрепите порядок документально.

Как заполнить извещение по форме 0504805

Форма извещения 0504805 утверждена приказом Минфина № 52н. По общему правилу, извещение составляет отправитель в двух экземплярах, если договором не предусмотрено иное. Один экземпляр остается у нас, второй направляем получателю вместе с документами на передачу имущества — накладной, актом приема-передачи.

Но есть нюанс. В Приказе № 52н нет ограничений и запретов на формирование извещения самим получателем. Минфин неоднократно разъяснял: получатель вправе заполнить извещение и направить отправителю (письма № 02-06-10/107453 от 10.11.2023, № 02-06-05/93923 от 28.10.2020). Я пользуюсь этим, когда контрагент затягивает оформление — готовлю проект и отправляю на подпись.

При централизованном снабжении порядок обмена извещениями следует прописать в учетной политике учреждения-заказчика и в условиях госконтракта. Иначе казначейство может не принять операции.

Подготовила пошаговую инструкцию по заполнению извещения ф. 0504805.

Шаг 1. Заполняем реквизиты формы 0504805

В верхней части указываем:

Учреждение (отправитель) — наименование отправителя, ИНН, КПП, код по ОКПО.
Учреждение (получатель) — наименование получателя, ИНН, КПП, код по ОКПО.
Номер и дата извещения — присваиваем по своему журналу регистрации. Советую вести отдельный журнал по ф. 0504805, так проще при проверках.

Шаг 2. Заполняем табличную часть

В таблице надо прописать содержание записи, проводки отправителя и получателя.

В колонке «Содержание записи» описываем краткую суть операции. К примеру, «Передача легкового автомобиля».

Затем указываем корреспонденции счетов отправителя и получателя с суммой операции. Ниже дублируем бухгалтерские записи и суммы в отдельной таблице «Обороты в журнал операций».

Если у учреждений разные рабочие планы счетов, к примеру, отправитель казенное, а получатель бюджетное учреждение, используйте транзитный счет 0 304 04 000 «Внутриведомственные расчеты». Для межведомственных расчетов — счет 0 304 04 000, для межбюджетных — 0 401 20 000 / 0 401 10 000.

Ниже, в поле «Приложение», укажите цифрой, сколько документов прилагаете к извещению. К примеру, «1», если только акт приема-передачи.

Шаг 3. Подписываем извещение

И со стороны отправителя, и со стороны получателя извещение подписывают:

руководитель учреждения или уполномоченное лицо;
главный бухгалтер или уполномоченное лицо;
исполнитель, как правило, бухгалтер, который заполнял таблицу.

Ниже ставим даты подписания.

А вот печать ставить не обязательно. Но если учредитель в своем распорядительном акте или ваша учетная политика требуют печать, ставьте оттиск.

Надо знать: в каких случаях необходимо ставить печать на документы

Образец заполненного извещения (ф. 0504805)

Приведу образец извещения, который мы использовали при передаче автомобиля между нашим головным учреждением и филиалом. Это внутриведомственная операция, поэтому использовали счет 0 304 04 310 для внутриведомственных расчетов по поступлению ОС и 0 304 04 410 для выбытия ОС. А в содержании записи указали не только передачу легкового автомобиля, но и начисленной амортизации.