Вести налоговый регистр — одна из обязанностей налогового агента, неисполнение которой ведет к наложению серьезных штрафов. Предлагаем скачать регистр по учету НДФЛ в целях избежания ошибок при его формировании.
Как составить налоговый регистр по НДФЛ
Налоговое законодательство регламентирует обязанность работодателей в специальных налоговых регистрах/карточках вести учет (пп. 3 п. 3 ст. 24, п. 1 ст. 230 НК РФ):
- всех доходов, начисленных и выплаченных физлицам;
- предоставленных им налоговых вычетов и сумм, которые уменьшают налогооблагаемую базу;
- налога исчисленного, удержанного и перечисленного с таких доходов.
Законодательно утвержденной формы НДФЛ-ной карточки нет.
Утвержденную форму рекомендуем закрепить в качестве приложения к учетной политике.
При разработке такого отчета за основу можно взять утратившую силу форму карточки 1-НДФЛ, дополнив необходимыми реквизитами и убрав информацию, которая не требуется организации.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что нужно знать о НДФЛ налоговому агенту. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как ведется регистр налогового учета
Вести учет в регистре необходимо отдельно по каждому физлицу, в отношении которого работодателем производятся выплаты и в отношении которого он является налоговым агентом по НДФЛ по:
- трудовым договорам;
- гражданско-правовым договорам на выполнение работ, оказание услуг;
- авторским договорам;
- договорам купли-продажи (мены) ценных бумаг, если не предусмотрено иное.
Данные отражаются по налогоплательщику за весь календарный год помесячно нарастающим итогом с начала года:
- доходы — отдельно по каждому коду и по каждой дате выплаты;
- вычеты — отдельно по каждому коду.
Отражение доходов и вычетов в регистре производится в рублях и копейках, также как и показатели отражаются в расчете по форме 6-НДФЛ. Сумма НДФЛ отражается в полных рублях (суммы до 50 коп. отбрасываются, суммы в 50 коп. и более округляются до полного рубля) (п. 6 ст. 52 НК РФ).
Показатели в иностранной валюте отражаются в регистре в рублях по курсу Банка России (п. 5 ст. 210 НК РФ):
- по доходам — на дату их фактического получения;
- по вычетам — на дату фактического осуществления расходов.
Способ ведения НДФЛ-ной карточки законодательно не регламентирован, поэтому допускается ведение как в бумажном, так и в электронном виде.
Сведения из карточки по НДФЛ используются для заполнения расчета 6-НДФЛ. В связи с этим при разработке формы документа сведения бланка аналитического регистра налогового учета по НДФЛ необходимо сгруппировать наглядно и информационно емко в соответствии со структурой формы 6-НДФЛ для правильного учета доходов, вычетов и сумм НДФЛ.
Возможный вариант структуры представлен в таблице.
| Раздел сведений, отражаемых в регистре | Перечень отражаемых данных |
|---|---|
| Налоговый агент |
|
| Налогоплательщик |
|
| Доходы |
|
| Предоставленные вычеты |
|
| НДФЛ: | |
| исчисленный | сумма налога |
| удержанный | |
| перечисленный | |
| излишне удержанный | |
| возвращенный налоговым агентом |
|
| неудержанный | сумма налога |
| Суммы фиксированных авансовых платежей работников-иностранцев |
|
| Сумма налога на прибыль организаций, подлежащая зачету в соответствии с п. 3.1 ст. 214 НК РФ | размер налога |
Если работодатель не ведет налоговый учет по НДФЛ, то инспекция вправе оштрафовать его за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения (ст. 120, 216 НК РФ). Размеры штрафов указаны в таблице.
| Размер штрафа | Нарушение |
|---|---|
| 10 000 руб. | Нет регистров за один календарный год |
| 30 000 руб. | Нет регистров более чем за один календарный год |
| 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. | В результате отсутствия документа произошло занижение налогооблагаемой базы по НДФЛ (п. 3 ст. 120 НК РФ) |
| От 20 до 40 % от суммы недоимки | Неуплата/неполная уплата налога (ст. 122 НК РФ) |
| 200 руб. за каждый не представленный в установленный срок документ | Непредставление документов по требованию ФНС (пп. 4 п. 3 ст. 24, п. 4 ст. 93, п. 1 ст. 126 НК РФ) |
| Административная ответственность: от 300 до 500 руб. должностных лиц (примечание к ст. 2.4, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ). |
Образец регистра налогового учёта НДФЛ
Образец оформления НДФЛ-ной карточки рассмотрим на следующем примере:
В 2022 г. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» ежемесячно начисляло работнику Петрову П.П. (резидент РФ) зарплату в размере 50 000 руб. Выплаты производятся два раза в месяц (22-го числа текущего месяца и 7-го числа следующего месяца).
Выплаты за февраль — в размере 36 842,11 руб., работник брал больничный с 8 по 14 февраля (7 дней); за август — в размере 28 260,87 руб., работник в отпуске с 8 по 21 августа (14 дней).
Дополнительно работнику выплачены следующие доходы:
22.02.2022 — пособие по временной нетрудоспособности в размере 4931,52 руб.;
07.04.2022 — материальная помощь в размере 7000 руб.;
05.08.2022 — отпускные за август в размере 23 422,56 руб.
Работнику предоставляется стандартный вычет на ребенка в размере 1400 руб. Прав на иные стандартные вычеты у сотрудника нет.
Вот каким образом следует заполнять бланки налогового учета по НДФЛ по условиям примера. Показываем только заполненные разделы. Полный вариант документа предлагаем скачать в формате Word.
Нажмите на картинку, чтобы увеличить ее.
