Инструкция: готовим справку о задолженности по зарплате

Размер шрифта:

Необходимость подтвердить наличие или отсутствие долга по оплате труда может возникнуть как у работника, так и у работодателя: бизнес —штука нелегкая, всякое случается. Кому и в каких случаях нужна справка о задолженности по заработной плате и как ее подготовить — расскажем.

Коротко о главном: 5 пунктов

Справка о задолженности по зарплате подтверждает долг работодателя перед сотрудниками.
Документ нужен для суда, банка или трудовой инспекции.
Работодатель сам составляет и подписывает эту справку.
В запросе указываются данные организации, дата, номер и детали задолженности.
Справка подписывается руководителем и главным бухгалтером для подтверждения достоверности.

Кому и в каких случаях нужна справка о задолженности по зарплате

Обстоятельства порой складываются так, что предприятие пропускает срок выплаты заработной платы. Образуется долг, сумму которого в ряде случаев надо подтвердить.

В каких случаях и кто выдает работодателю справку об отсутствии задолженности у организации по заработной плате, неужели он сам? Вы не поверите, но все-таки — да, больше некому! А обстоятельства такие:

работник (или группа работников) подает в суд в связи с невыплатой заработной платы;
организация обращается в банк за кредитными ресурсами или банковской гарантией;
трудовая инспекция тоже поинтересуется полнотой и своевременностью оплаты труда при проверке.

Судите сами: где взять справку об отсутствии задолженности по выплате заработной платы работодателю, если не создать ее самостоятельно? Поскольку единой утвержденной формы нет, то руководствуемся сложившейся деловой практикой и здравым смыслом.

Документ подписывается руководителем и главным бухгалтером, и с этого момента они несут ответственность за достоверность указанных сведений.

Изменим обстоятельства и разберемся, как написать справку о подтверждении задолженности по заработной плате перед персоналом в случае:

работодатель опаздывает с выплатой и дело дошло до суда;
невозможности своевременного внесения платежа по полученному организацией кредиту;
тот же запрос трудовой инспекции и т.п.

Например, сотрудник не вышел на работу в связи с тем, что работодатель вовремя не выплатил ему заработную плату. Имеет право, и ему точно не помешает справка о задолженности по ТК РФ (ст. 142) при задержке выплаты з/п более чем на 15 дней, сотрудник вправе не приступать к работе вплоть до погашения долга перед ним.

Сотруднику необходимо надлежащим образом уведомить работодателя о приостановлении исполнения служебных обязанностей в связи с невыплатой зарплаты и получить подтверждение о получении работодателем такого уведомления. Подойдет личная или электронная подпись руководителя (или уполномоченного лица).

Кто выдает документ

Работнику тоже надо иметь представление, как получить справку о задолженности по зарплате у работодателя, если ее необходимо предоставить в суд, банк, ГТИ, еще куда-либо.

С запросом следует обратиться в бухгалтерию:

устно (лично или по телефону) — самый устаревший и неэффективный метод. Не пользуйтесь им, если бережете свою нервную систему и хотите вовремя получить документ;
письменно. Запрос подготовьте в двух экземплярах, на своем получите автограф ответственного лица с указанием срока готовности запрашиваемого документа;
с помощью ЭДО. Самый прогрессивный и надежный метод — быстро и удобно. Но принят (пока) далеко не во всех организациях.

Что указывается в справке

Исходя из сложившейся деловой практики, в справке о задолженности по з/п следует указать:

наименование организации-работодателя, его ИНН и юридический адрес. При необходимости укажите реальный фактический (почтовый) адрес или адрес филиала;
дату и номер документа;
формулировку в преамбуле о наличии или об отсутствии долга по оплате труда;
детальную информацию с необходимыми подробностями.

Завершите документ ФИО и контактами исполнителя, ответственного за составление документа.

Кстати, какую сумму отражает справка для суда о задолженности по зарплате: с НДФЛ или без него, «чистую»? Поскольку удержание НДФЛ происходит в момент выплаты (гл. 23 НК РФ), то начисленная, но невыплаченная заработная плата отражается в полном объеме, до удержания НДФЛ.

Дополнительно: калькулятор компенсации за задержку зарплаты

Как выглядит справка

Такой текст рекомендуем составить для подтверждения долга по заработной плате перед коллективом в целом:

СПРАВКА № 234

О наличии задолженности перед сотрудниками по выплате заработной платы

Настоящей справкой негосударственный Фонд помощи ветеранам сообщает, что по состоянию на 7 ноября 2024 года задолженность перед сотрудниками фонда по выплате заработной платы составляет 180 000 рублей 00 копеек.

Справка выдана по месту требования.

Директор______Подпись___________ Иванов И.И.

Главный бухгалтер _______Подпись___________ Викторова В.В.

Здесь показан долг предприятия по оплате труда перед конкретным сотрудником. Такая форма подходит для предоставления, например, в суд или в банк:

Если работодатель успел выплатить сотрудникам долг по з/п до судебного разбирательства, то текст документа выглядит так:

Степень раскрываемости информации может быть разной — в зависимости от обстоятельств. Но в любом случае составьте справку с учетом всех требований органа, куда она предоставляется.