Как известно, не ошибается только тот, кто ничего не делает. Поэтому два ведомства Минфин и Минтруда России решили помочь с исправлением ошибок трудолюбивым бухгалтерам и кадровикам. Они опубликовали для них инструкции с подробными разъяснениями.
Что случилось?
Минфин России опубликовал письмо от 23 октября 2018 г. № 03-03-10/69280, в котором напомнил всем бухгалтерам, какой порядок исправления ошибок в первичных документах предусмотрен Федеральным законом 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Чиновники считают, что отступать от требований к оформлению исправлений в первичных учетных документах бухгалтеры не имеют права.
В свою очередь, Минтруд России также решил помочь работодателям с исправлениями ошибок в кадровой документации. Чиновники письмом от 18.08.2017 № 14-2/В-761 ответили на наиболее частые вопросы, возникающие в этой сфере, с учетом позиций действующего трудового законодательства. Рассмотрим подробнее выводы, сделанные обоими ведомствами.
Ошибку можно исправить без замены документа
Минфин отметил, что если бухгалтер допустил ошибку в первичном документе, ранее принятом к бухучету, заменять его не нужно. Чиновники считают, что это не предусмотрено действующим законодательством. Если обнаружена ошибка, в соответствии с пунктом 7 статьи 9 ФЗ о бухучете нужно внести исправление в первичный документ, если иное не установлено законодательством. Такое исправление должно включать в себя:
- правильный вариант;
- дату исправления,
- подпись лица, составившего документ, в котором произведено исправление, с указанием фамилии и инициалов.
В этом случае первичный документ будет являться действующим и правомерно принятым к учету.
Ошибки в книге учета трудовых книжек: исправлять аккуратно
Минтруд напомнил кадровикам порядок внесения исправлений в книги по учету трудовых книжек, если при их заполнении была допущена ошибка. Чиновники указали, что по нормам статьи 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже гражданина. Для учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее организации-работодатели должны вести специальные учетные книги. Их форма утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Хотя порядок внесения исправлений в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не установлен законодательно, специалисты Минтруда считают, что работодатели могут в этом случае руководствоваться Правилами внесения изменений и исправлений в трудовую книжку, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.
Это значит, что при выявлении ошибки, неверную запись зачеркивать или исправлять иным способом нельзя. Вместо этого кадровик должен сделать запись «Запись за номером ХХ недействительна», а затем внести исправленную запись заново.
