Акт сверки взаиморасчетов (чаще просто - Акт сверки) - это документ, который позволяет бухгалтеру уточнить задолженность одной организации перед другой, когда эти две организации периодически оказывают друг другу услуги (или передают товары) и перечисляют оплату за них.
Акт сверки - это необязательный документ, так же, как сама сверка - необязательная процедура. Ее проводят по собственной инициативе. Он не является первичным учетным документом и его форма не регламентирована законодательно.
Задачи сверки расчетов и составления акта - определить или уточнить сумму задолженности одного контрагента перед другим. Период для этого может браться произвольный, как правило - с момента последней сверки.
Как провести сверку расчетов?
Предположим, организация А желает провести сверку с организацией Б.
Шаг 1 - Организация А выводит по данным своей программы учета сумму задолженности, заполняет акт сверки со своей стороны и пересылает его бухгалтеру организации Б. Чаще всего это происходит по электронной почте, но иногда - и по обычной.
Шаг 2 - Организация Б сверяет полученную информацию с данными своего учета.
- Если данные обеих организаций совпадают - отлично! Сверка закончена.
- Если данные расходятся, что бухгалтеры обеих организаций выявляют причины расхождений и корректируют данные в учете. После чего Организация А составляет новый, исправленный, акт сверки. Этот акт уже не содержит расхождений.
Шаг 3 - Стороны подписывают акт, ставят печати и обмениваются экземплярами.
Что должна содержать форма акт сверки?
Форма акта сверки не установлена никакими правовыми актами. Разрабатывать его организация должна самостоятельно. Специальных требований к информации, включаемой в акт, в законодательстве также не содержится. Однако, для удобства в него стоит включать:
- Название документа - акт сверки расчетов.
- Названия организаций, которые составляют акт.
- Дату и место составления.
- Номер акта.
- Период сверки. Также можно указать номер и дату договора, по которому проводится сверка расчетов. Это могут быть и несколько договоров.
- Сумму задолженности одного контрагента перед другим на начало периода и на конец периода.
- Суммы и даты совершения хозяйственных операций, совершенных между контрагентами.
- Реквизиты документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций.
- Наличие расхождений в учетных данных сторон (если таковые обнаруживаются).
- подписи и печати сторон. Рекомендуется ставить подпись лично руководителя или ИП - это позволит сделать акт сверки не только документом бухучета, но и представить его в качестве доказательства в суд, если дело дойдет до судебного разбирательства.
Образец акта сверки
Формы предоставлены экспертами Консультант Плюс.
Акт сверки (образец) (скачать в формате RTF)
Акт сверки (образец) (скачать в формате PDF)
