Как отражать районный коэффициент в уведомлении об исчисленных суммах НДФЛ

Содержание

Коротко о главном: 5 пунктов

Что изменилось в НДФЛ с районных коэффициентов в 2026 году

Главное изменение 2026 года — введение нового абзаца в пункт 6.2 статьи 210 НК РФ (Федеральный закон № 425-ФЗ от 28.11.2025). Теперь из выплат, рассчитанных по среднему заработку, необходимо выделять долю районного коэффициента и процентной надбавки и облагать ее НДФЛ по отдельной двухуровневой шкале 13 %/15 %. Раньше это правило работало только для зарплаты, а средний заработок целиком попадал в основную базу с пятиступенчатой шкалой.

Для информации: что такое районный коэффициент и на что он влияет

Что именно попадает под новое правило:

• отпускные — как ежегодные, так и дополнительные;
• больничные за первые 3 дня, которые оплачивает работодатель;
• оплата командировок по среднему заработку;
• компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении;
• оплата времени прохождения медосмотров, диспансеризации, дней сдачи крови;
• выходные пособия и оплата вынужденного прогула в части, рассчитанной по среднему заработку.

Отмечу, что выплаты, не связанные с оплатой труда (к примеру, материальная помощь, подарки, суточные сверх норматива), в эту базу не включаются. Они облагаются НДФЛ по общей пятиступенчатой шкале по ставкам от 13 до 22 %.

Правила расчета НДФЛ с районных коэффициентов и северных надбавок

Сразу зафиксируем: с 2025 года для доходов в виде районных коэффициентов и процентных надбавок действует отдельная налоговая база (п. 6.2 ст. 210 НК РФ, п. 1.2 ст. 224 НК РФ). Она не смешивается с основной базой по зарплате, и к ней применяется своя двухуровневая шкала:

Обратите внимание, что порог для ставки 15 % у «северной» базы составляет 5 млн рублей совокупного дохода с начала года, причем именно по этой базе. Это значительно выше, чем у основной базы, где 15 % применяется уже с суммы 2,4 млн рублей, а 18 % — с 5 млн рублей).

Теперь разберем, как выделить долю районного коэффициента из среднего заработка:

Шаг 1. Определяем средний дневной заработок по общим правилам, исходя из выплат за расчетный период.

Шаг 2. Вычисляем долю районного коэффициента в среднем заработке. Используем формулу:

Показатели формулы:

• СДЗ — средний дневной заработок (полный);
• Крк — районный коэффициент в виде десятичной дроби (например, 1,5 или 1,8).

Если работник получает еще и северную надбавку, то из знаменателя и числителя нужно дополнительно вычесть ее долю. В этом случае формула выглядит так:

Показатель СН в этой формуле — это размер северной надбавки в виде десятичной дроби. К примеру, для максимальной надбавки 80 % указываем 0,8.

Шаг 3. Рассчитываем общую сумму доли районного коэффициента за весь период. К примеру, за 28 календарных дней отпуска. Для этого надо умножить дневную долю на количество оплачиваемых дней. Эта сумма включается в «северную» налоговую базу и облагается по ставке 13 % до тех пор, пока общая «северная» база с начала года не превысит 5 млн рублей, или 15 % с суммы превышения.

Приведу пример.

Пэпэтэшин П.П. работает в местности с районным коэффициентом 1,5 и северной надбавкой 50 % (0,5). Его оклад — 80 000 рублей в месяц. В марте 2026 года Пэпэтэшин идет в отпуск на 14 календарных дней. Средний дневной заработок для отпускных составил 3200 рублей.

Сначала выделяем долю районного коэффициента из среднего дневного заработка:

РКдоля = 3200 × (1,5 – 1) / (1,5 + 0,5) = 3200 × 0,5 / 2,0 = 800 рублей в день.

Затем вычисляем суммы по базам:

Доля РК за 14 дней отпуска: 800 × 14 = 11 200 рублей. Это «северная» база.

Оставшаяся часть отпускных: (3200 — 800) × 14 = 33 600 рублей. Это основная база.

Общая сумма отпускных составит 44 800 рублей.

Теперь рассчитываем НДФЛ:

• с «северной» базы: 11 200 × 13 % = 1456 рублей.
• с основной базы: 33 600 × 13 % = 4368 рублей.
• общий НДФЛ с отпускных за март: 1456 + 4368 = 5824 рубля.

Если бы мы не выделяли долю районного коэффициента, то налог составил бы 44 800 × 13 %, то есть те же 5824 рубля. На первый взгляд разницы нет. Но это только пока доходы работника невелики. Как только основная база превысит 2,4 млн рублей и ставка по ней поднимется до 15 %, а «северная» база останется в пределах 5 млн рублей по ставке 13 %, разница станет ощутимой для работника. Именно ради этого и ввели раздельный учет НДФЛ.

Какие КБК применять в уведомлении об исчисленном НДФЛ

С 2025 года для доходов в виде районных коэффициентов и северных надбавок действуют специальные коды бюджетной классификации. Они не совпадают с кодами для основной налоговой базы. С 2026 года эти же КБК применяются и для выделенной доли районного коэффициента из среднего заработка

В таблице показаны все актуальные КБК для заполнения НДФЛ-уведомлений в 2026 году.

Как заполнять уведомление по НДФЛ с учетом коэффициентов и надбавок: правила и примеры

Бланк уведомления утвержден Приказом ФНС № ЕД-7-8/1047@ от 02.11.2022. Форма состоит из титульного листа и раздела «Данные». Именно в разделе «Данные» отражаются исчисленные суммы НДФЛ. Для «северных» выплат заполнение уведомления имеет особенности.

По правилам для каждого кода бюджетной классификации в уведомлении надо заполнять отдельный блок. Поскольку для основной зарплаты и для районных коэффициентов применяются разные КБК, ЕНП-уведомление содержит несколько блоков:

• один блок (или несколько) — для НДФЛ с основной налоговой базы с КБК, соответствующим ставкам 13–22 %;
• один или два блока — для НДФЛ с «северной» базы с КБК 182 1 01 02210 01 1000 110 (ставка 13 %) и 182 1 01 02230 01 1000 110 (ставка 15 %).

А теперь переходим к заполнению уведомления. Как я уже сказала, главное — разделять основную и ‭«северную» базы и отражать выплаты по корректным КБК. А какие выплаты попадают под эти коды, на практике значения не имеет. Это могут быть и ЗП, и отпускные, и командировочные — уведомление для таких начислений заполняют одинаково.

К примеру, Пэпэтэшин П.П. получил и зарплату, и отпускные в одном периоде. В уведомлении это отражается в нескольких блоках. Например:

• НДФЛ с оклада идет в блок с КБК 182 1 01 02010 01 1000 110;
• НДФЛ с районного коэффициента к окладу — в блок с КБК 182 1 01 02210 01 1000 110;
• НДФЛ с основной части отпускных — тоже в КБК 182 1 01 02010 01 1000 110, объединяем с окладом;
• НДФЛ с доли РК в отпускных — в КБК 182 1 01 02210 01 1000 110, объединяем с районным коэффициентом к окладу.

Количество блоков в уведомлении равно количеству используемых КБК, а не количеству выплат.

Если же у одного работника «северная» база в течение года превысила 5 млн рублей, то появляется дополнительный блок с КБК 182 1 01 02230 01 1000 110. Аналогично по основной базе: при превышении 2,4 млн рублей добавляется блок с КБК 182 1 01 02080 01 1000 110 и др.

Сначала приведу общую инструкцию, как заполнить НДФЛ-уведомление:

1. Сгруппируйте выплаты за период. Все доходы, выплаченные с 1 по 22-е число месяца, попадают в первое НДФЛ-уведомление, его надо отправить не позднее 25-го числа текущего месяца. С 23-го по последнее число — во второе, его подаем не позднее 3-го числа следующего месяца. Доходы, выплаченные 23–31 декабря, отражаем в предновогоднем уведомлении и отправляем его не позднее последнего рабочего дня.
2. Разделите суммы внутри периода по налоговым базам. Покажите в уведомлении основную и «северную» базы.
3. Определите ставку для каждой базы. 13, 15, 18, 20 или 22 % — для основной, 13 или 15 % — для «северной».
4. Подберите КБК к каждой комбинации «база + ставка». Каждой такой комбинации соответствует свой код бюджетной классификации. Актуальные КБК я привела в таблице.
5. Заполните отдельный блок раздела «Данные» на каждый КБК. Укажите код бюджетной классификации, сумму исчисленного налога, ОКТМО, код отчетного периода и месяц.
6. Проверьте контрольные соотношения. Сумма налога по всем блокам уведомления должна равняться общей сумме исчисленного НДФЛ за период.

А теперь покажу на примере, как заполнить уведомление по НДФЛ.

ООО «Ppt.ru» (ИНН 1234567890, КПП 121001001, ОКТМО 12345678) выплатило 5 февраля 2026 года:

• заработную плату за февраль — 450 000 рублей (суммарно по всем работникам);
• районный коэффициент к зарплате — 225 000 рублей (суммарно по всем работникам).

При этом:

1. НДФЛ с основной зарплаты исчислен по ставке 13 % — 58 500 рублей.
2. НДФЛ с районного коэффициента исчислен по ставке 13 % — 29 250 рублей. Совокупная «северная» база по всем работникам с начала года не превысила порога 5 млн рублей ни у одного из них.

Кроме того, 17 февраля 2026 года выплатили отпускные нескольким сотрудникам:

• общая сумма отпускных — 98 000 рублей, из которых доля районного коэффициента составляет 24 500 рублей;
• НДФЛ с основной части отпускных (это 73 500 рублей) по ставке 13 % — 9555 рублей;
• НДФЛ с доли РК в отпускных (это 24 500 рублей) по ставке 13 % — 3185 рублей.

В уведомлении за период с 1 по 22 февраля заполняем два блока. В первом блоке отражаем НДФЛ с основной базы и указываем:

1. КПП организации — 121001001.
2. Код по ОКТМО — 12345678.
3. КБК — 182 1 01 02010 01 1000 110.
4. Сумма налога — 68 055 рублей (58 500 + 9555).
5. Отчетный период 21 / 02 (код для второго месяца 1-го квартала) и год — 2026.

По строке «Сумма налога» в этом блоке суммируем НДФЛ с окладов и основной части отпускных. И то, и другое относится к КБК 182 1 01 02010 01 1000 110.

Во втором блоке показываем подоходный налог с районного коэффициента:

1. КПП организации — 121001001.
2. Код по ОКТМО — 12345678.
3. КБК — 182 1 01 02210 01 1000 110.
4. Сумма налога — 32 435 рублей (29 250 + 3185).
5. Отчетный период 21 / 02 и год — 2026.

В этом блоке суммируем НДФЛ с районного коэффициента к зарплате и НДФЛ с выделенной доли РК из отпускных. Обе суммы соответствуют КБК 182 1 01 02210 01 1000 110.

Отправить НДФЛ-уведомление за период с 1 по 22 февраля 2026 года надо не позднее 25 февраля 2026-го. А срок перечисления налога с зарплаты и отпускных за этот период — не позднее 28 февраля 2026 года.

Пример НДФЛ-уведомления с районным коэффициентом

Подробнее: как заполнить уведомление об исчисленных суммах налогов