Важно
Выпустили новые указания по заполнению формы № П-4 Перечень документов, необходимых для заключения договора поставки:
- устав (учредительный договор);
- выписка из ЕГРЮЛ (ЕГРИП);
- свидетельство о регистрации в ФНС;
- доверенность представителя;
- лицензия на осуществляемую деятельность (когда она необходима);
- подтверждение прав контрагента на поставляемые товары.
Навигация
Почему запрашивают учредительные документы
Если не проверить учредительные документы, то последствия могут оказаться очень неблагоприятными, например:
- убытки, причиненные неисполнением или ненадлежащим исполнением второй стороной взятых на себя обязательств;
- привлечение интереса налоговой (штрафы, выездные проверки, доначисление налога и т. д.);
- потраченное время на переговоры с ненадежным контрагентом, в результате — упущенная выгода.
Стоит определить, что нужно для заключения договора, для того чтобы избежать негативных последствий.
Общий перечень обязательных бумаг
Каждый отдельный случай требует понимания, что необходимо проверить в соглашении о поставке с юридическим лицом, ИП или с иностранной компанией. Предпринимательская практика выделила общий список документов для договора поставки:
- уставные;
- регистрационные;
- налоговые;
- представительские;
- разрешительные;
- правоподтверждающие.
Бесплатно составьте любое соглашение с помощью специального конструктора договоров от КонсультантПлюс.
Для юридических лиц: состояние общества и полномочия представителя
При работе с юридическим лицом контрагенту для заключения договора поставки необходимо представить следующие документы:
- Учредительные. Представляются в последней редакции. Основное внимание стоит обратить на то, какие учредительные документы нужны для заключения договора, это зависит от организационно-правовой формы контрагента (специальный ФЗ — для госкорпораций, учредительный договор — для хозяйственных товариществ, устав — для всех остальных юрлиц). Проверяем страницы, содержащие информацию о наименовании, местонахождении, учредителях (участниках), единоличном исполнительном органе юридического лица, его полномочия и порядок избрания.
- Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН).
- Выписка из ЕГРЮЛ. Рекомендуем проверять, чтобы выписка была выдана не позднее чем за 60–90 дней до даты заключения сделки.
- Копия решения общего собрания членов общества либо коллективного органа управления об одобрении совершаемой сделки, если такое одобрение необходимо в силу закона или устава.
- Доверенность на осуществление деятельности от имени общества (необходима, если подписывающее лицо не директор общества, указанный в учредительных документах). Рекомендуется проверить полномочия представителя общества по доверенности и срок ее действия, в доверенности должно быть четко указано, на осуществление каких сделок представитель имеет право. В доверенности указывают дату ее выдачи и дату окончания ее действия. Учитываем, что без даты окончания действия доверенности такой срок составляет 1 год, а без даты выдачи такая доверенность не имеет юридической силы.
- Копии лицензий на осуществление лицензируемой деятельности, заверенные надлежащим образом. Их представление необходимо, если специфика поставки затрагивает деятельность, подлежащую государственному лицензированию.
- Подтверждение права контрагента на имущество, передаваемое второй стороне.
Чек-лист подходит как для ООО, так и для АО, поскольку список документов для заключения договора с ООО такой же.
Для индивидуальных предпринимателей: каков чек-лист для заключения соглашения с ИП
Отличие от списка, предоставляемого юрлицами, заключается в большей простоте и меньшем количестве бумаг.
Примерный перечень документов от ИП для заключения договора поставки:
- Выписка из ЕГРИП. Как и в случае с юрлицами, выписка должна быть актуальной на момент подачи.
- Копия паспорта. Рекомендуется запрашивать копию вместе с оригиналом для проверки идентичности данных.
- Копия доверенности представителя ИП, если сделку заключает представитель.
В остальном список документов для заключения договора с ИП такой же, как и для юрлиц.
Для контрагента — иностранной компании: специфика проверки
Спецификой работы с иностранными компаниями является проверка сведений из иностранных источников.
Поэтому им для заключения договора необходимо предоставить следующие документы на проверку:
- О регистрации общества или ИП на территории соответствующего иностранного государства.
- Проверка права подписывающего бумаги лица на заключение сделки.
- Заверенный перевод всех представленных бумаг.
Для лучшей проверки повторяем список уставных документов для заключения договора с юрлицами.
Кроме указанных дополнений, проверка идентична проверке отечественного контрагента.
Дополнительная проверка: минимизация всех возможных рисков
Избежать маловероятных, но крайне неприятных последствий и упростить преддоговорную проверку позволит предоставление контрагентом дополнительной информации. К ней относятся документы, необходимые для заключения договора с ООО, которые предоставляются по запросу:
- справка в свободной форме с перечислением основных данных (наименование, контактные данные, адрес регистрации и нахождения, банковские реквизиты и сведения о директоре, главном бухгалтере, представителе);
- информация о собственниках юридического лица, его бенефициарах и заинтересованных лицах;
- подтверждение подлинности подписи лица, подписывающего бумаги, и директора (в таких случаях предъявляют копию банковской карты с подписью на обратной стороне).
Что не запрашивают
Предоставление сведений необходимо для проверки надежности контрагента на случай неисполнения им своих обязательств, однако нет смысла сомневаться в благонадежности таких сторон сделки, как:
- орган местного самоуправления;
- орган государственной власти;
- ГУП и МУП.
Проверка этих контрагентов ограничивается запросом у них основных сведений и реквизитов.
