8 апреля 2025 978

Как заполнить универсальный передаточный документ

Размер шрифта:

УПД объединяет в себе сразу несколько документов, что существенно упрощает деловой документооборот и снижает издержки. Передаточный документ используется для операций на всех режимах налогообложения.

Коротко о главном: 5 пунктов

Универсальный передаточный документ заменяет товарную накладную, счет-фактуру и акт приемки-сдачи работ.
Чтобы он правильно работал, нужно верно заполнить все обязательные реквизиты, такие как название и дата составления.
УПД можно использовать для любых сделок, и его вправе заполнять любые организации, ИП и бюджетники.
Для операций с товарами, которые подлежат прослеживаемости, надо указывать в документе специальные реквизиты.
Покупатель и продавец должны верно подписать документ, чтобы он стал юридически значимым.

Бланк УПД и его применение

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит обязательному оформлению. Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» упростил формы первичных документов, но определил перечень обязательных реквизитов для них (ст. 9 402-ФЗ).

Обязательные реквизиты для первички:

наименование;
дата составления;
наименование экономического субъекта составителя;
содержание факта операции;
величина измерения операции в натуральном и (или) денежном измерении (с указанием единиц измерения);
наименование должности лица, совершившего сделку, операции и ответственного за правильность ее оформления;
подписи лиц с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Бланк универсального передаточного документа разработан ФНС на основе требований Закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ и постановления Правительства РФ № 1137 и предложен к применению Письмом ФНС России № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013. Правила, по которым происходит заполнение УПД, актуальны для поставки товаров и выполнения работ (услуг).

Подробнее: что такое универсальный передаточный документ, и когда он применяется

С учетом специфики первичных деловых бумаг видно, какие формы объединяет УПД, — его используют вместо:

товарной накладной;
счета-фактуры;
акта приемки-сдачи работ (услуг).

Разработанный ФНС бланк УПД является рекомендованным. Организация вправе создать собственный первичный документ и использовать его вместе со счетом-фактурой.

Кто использует УПД

УПД вправе заполнять любые организации, и ИП, и даже бюджетники. Нет никакой разницы, какой режим налогообложения применяет экономический субъект. Организационно-правовая форма, как и форма собственности, тоже не имеет значения. Используйте его при оформлении операций:

Реализация (товаров, услуг, работ).
Передача имущественных прав по собственным активам компании.
Оформление сделок в части посреднических операций.

Перечень товаров, операций и сделок содержится в Письме ФНС № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013. На аванс УПД выставлять нельзя, необходим счет-фактура. Применять универсальную первичку вправе организации и ИП на любых формах налогообложения.

Организации и ИП, не являющиеся плательщиками НДС, не обязаны уплачивать этот налог при применении формы УПД. Для налогоплательщиков налога на добавленную стоимость универсальный передаточный документ так же, как и счет-фактура, дает возможность зачета входящего НДС при уплате в бюджет.

Универсальный передаточный документ объединяет реквизиты счета-фактуры и первичного документа о передаче товаров, работ, услуг. В нем важно правильно использовать статусы «1» или «2». Вот как заполнять УПД со статусом:

1 — если нужно, чтобы универсальный передаточный документ заменял и счет-фактуру, и первичку;
2 — счет-фактуру УПД не заменяет, является только заменой первичного документа.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформлять бланки и подавать отчетность по прослеживаемым товарам. Используйте эти инструкции бесплатно.

Получить бесплатный доступ к материалам КонсультантПлюс

Требования к УПД по прослеживаемым товарам

УПД при работе с прослеживаемыми товарами выдают только неплательщики налога на добавленную стоимость и те, кто освобожден от НДС (пп. «г» — «е» п. 13 положения, утв. ПП РФ № 1108 от 01.07.2021). Все налогоплательщики НДС по прослеживаемости выдают только счета-фактуры.

Узнайте, как правильно заполнить счет-фактуру

По новым правилам в счете-фактуре и в УПД, которую выставляют неплательщики вместо СЧФ, указывают в:

графе 11 — РНПТ, регистрационный номер партии товаров;
графах 12 и 12а — код и условное обозначение единицы измерения;
графе 13 — количество товара;
графе 14 — стоимость прослеживаемого товара без НДС, в целых рублях.

В графе 11 укажите РНПТ — вы сможете его найти на сайте ФНС. Одно отгружаемое наименование может состоять из нескольких партий с разными РНПТ. УПД на прослеживаемые товары надо составлять в электронной форме и передавать по ТКС в порядке, утвержденном приказом № 14н от 05.02.2021. Электронный формат утвержден Приказом ФНС № ЕД-7-26/970@ от 19.12.2023.

Рекомендации по заполнению отдельных реквизитов универсальной формы

В таблице приведены реквизиты, использование которых обеспечит правильное заполнение УПД: обратите внимание на столбец рекомендаций и пояснений к универсальному акту.

№ Строки, графы	Реквизит УПД	Возможные значения, рекомендации и пояснения
Строки 1–7, графы 1–11	—	Для УПД со статусом «1» заполняются в соответствии с приложением № 1 к постановлению Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011. Если счета-фактуры на товары, работы, услуги в организации подписываются иным лицом, уполномоченным на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, то в счете-фактуре указывают распорядительный документ или должность уполномоченного, подписавшего конкретный счет-фактуру. Содержание операции в УПД соответствует счету-фактуре. Допустимо дополнение показателей стр. 3 и 4 информацией об ИНН, КПП грузоотправителя и ИНН, КПП грузополучателя товара. Для универсального передаточного документа со статусом «2» допустимо заполнение стр. 1, 1а, 2, 6, 7, граф 1, 2 или 2а, 3 и 9 в целях исполнения требований п. 1 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 о наличии в документе подробной информации о содержании факта хозяйственной жизни и величины натурального или денежного измерения. Показатели, уточняющие условия совершения факта хозяйственной жизни, отражают в стр. 2а, 2б, 3, 4, 5, 6, 6а, 6б, графах 4, 5, 6 и др. В УПД стр. 5а укажите реквизиты универсального передаточного документа: номер и дату.
Графы 11–14	Реквизиты прослеживаемости	Обязательно заполнение колонки 12, а точнее, графы с 11 по 14. Такой документ формируют неплательщики НДС при работе с прослеживаемыми товарами. В графе 11 указывают РНПТ, в графах 12 и 12а — код и условное обозначение единицы измерения, в графе 13 — количество товара, а в графе 14 — стоимость прослеживаемого товара без НДС.
Строка 10	Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал	В инструкции сказано, как правильно подписывать УПД: указывают должность лица, совершившего отгрузку товара, или того, кто уполномочен действовать по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ. Показатель, уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки). Если этим лицом является тот, кто уполномочен на подписание счетов-фактур и подписал универсальный передаточный документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки 8), то в ней заполняются только сведения о его должности и ФИО без повторения подписи.
Строка 13	Ответственный за правильное оформление сделки, операции	Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Показатель, позволяющий определить ответственного за оформление операции. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является тот, кто совершил отгрузку или уполномочен действовать по сделке от имени экономического субъекта (стр. 10), то при наличии подписи в строке 10 в ней заполняются только сведения о должности и ФИО без повторения подписи. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является уполномоченный на подписание счетов-фактур и подписавший универсальный передаточный документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки 8), то в ней заполняются только сведения о его должности и ФИО без повторения подписи. Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо вводить дополнительную строку: например, 13а для указания должности, ФИО и подписи второго ответственного.
Строка 15	Товар (груз) получил/ услуги, результаты работ, права принял	Допустимо указать должность лица, получившего груз или уполномоченного на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав), которые ставят обязательные подписи со стороны покупателя с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ. Показатель, уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки).
Строка 18	Ответственный за правильное оформление сделки, операции	Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны покупателя, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Показатель, позволяющий определить лицо, ответственное за оформление операции. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка 15), то в ней заполняются только сведения о должности и ФИО без повторения подписи. Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в универсальный передаточный документ необходимо вводить дополнительную строку — например, 18а для указания должности, ФИО и подписи второго ответственного лица.
	М.П.	Печати экономических субъектов — составителей универсального передаточного документа. Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен. Отсутствие печати при наличии всех обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 закона № 402-ФЗ, не является основанием для отказа в принятии документа к налоговому учету.

Подробнее: кто подписывает УПД и нужна ли на УПД печать

Понять, как заполнять форму, нам поможет образец заполнения. Рассмотрим 2 примера: первый — при выполнении работ и оказании услуг.

Примеры заполненных форм

При выполнении работ и оказании услуг

При отгрузке товаров

Второй пример заполнения УПД — при отгрузке товара.

Чтобы заполнить универсальный передаточный документ вместо товарной накладной (ТОРГ12), необходимо изменить статус с «1» на «2» и стр. «Грузоотправитель и его адрес» (3) и «Грузополучатель и его адрес» (4) оставить пустыми.

Может пригодиться: как заполнить товарную накладную по форме ТОРГ-12

Ответы на частые вопросы

Что такое УПД?

Это документ, который объединяет в себе счет-фактуру и первичный документ. Применять УПД необязательно. Вы сможете использовать его для упрощения своего документооборота, чтобы соединить два бланка в одном, или же только как первичный учетный документ для оформления различных фактов хозяйственной жизни.

По какой форме составляют универсальный передаточный документ?

Утвержденной формы УПД нет, поскольку он необязателен и применяется по решению самого налогоплательщика. Но плательщики используют форму, рекомендованную ФНС в приложении № 1 к Письму № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013. Форма должна содержать все реквизиты счета-фактуры и первичного документа, вы вправе вносить в нее дополнительные показатели самостоятельно: например, графы о прослеживаемости.

Кто заполняет УПД?

Его формирует продавец, но отдельные строки заполняет покупатель. Порядок заполнения универсального передаточного документа зависит от его статуса: УПД со статусом «1» заменяет одновременно счет-фактуру и первичный учетный документ, в нем надо заполнить реквизиты счета-фактуры и первички. УПД со статусом «2» заменяет только первичку — заполните в нем обязательные реквизиты, а остальные не заполняйте.