Письмо-отказ: правила подготовки и образец

Как правильно составить письмо-отказ

В организацию поступают различные предложения: о сотрудничестве, приобретении товаров или заказе услуг, участии в различных мероприятиях (обучающих, по обмену опытом, праздничных), выставках и прочее. Очевидно, что большинство из них не представляют интереса для компании в силу разных причин: например, отсутствие потребности в конкретном товаре либо услуге или недостаточность финансовых средств.

Если компания не заинтересовалась направленным в ее адрес предложением, можно его просто проигнорировать. Но игнорирование может расцениваться как элементарная невежливость. Правила деловой этики предписывают направить адресату официальное письмо с отказом на поступившее предложение. Корректный ответ позволит в будущем продолжить деловые связи с адресатом.

Составляется письмо-отказ в произвольной форме, с применением общих принципов деловой переписки. При подготовке ответа учитывайте следующее:

1. Документ подготовьте на официальном бланке организации.
2. В вводной части укажите, кому адресовано письмо (наименование организации, от которой поступило предложение, должность и Ф.И.О. лица, его подписавшего).
3. Обращение к адресату. Если первоначальное письмо подписано должностным лицом, обратитесь к нему по имени-отчеству («Уважаемый Иван Иванович!»). При отсутствии данных о конкретном подписанте проставьте общее обращение (например, «Добрый день!»).
4. Сошлитесь на первоначальное письмо, по которому составляете отказ (укажите дату и его исходящий номер регистрации).
5. Если к первоначальному письму прилагались какие-либо документы (например, прайс-лист, программа обучения и проч.), обозначьте, что вы с ними ознакомились.
6. Сообщите об отказе от поступившего предложения в максимально корректной форме, выразите сожаление, что вынуждены отказаться.
7. Мотивы отказа указывать не обязательно, но желательно. Например, при подготовке письма-отказа о покупке предлагаемых товаров сообщите, что в настоящий момент не нуждаетесь в данной группе товара либо отсутствует финансовая возможность для их приобретения.
8. Выразите отношение к будущему сотрудничеству, если таковое возможно, и укажите его условия. Например, при подготовке ответа на предложение об обучении, от которого вынуждены отказаться в связи с нахождением сотрудника на больничном, укажите, что при выходе работника готовы направить его на курсы.
9. Подпишите письмо, поставьте дату и зарегистрируйте в журнале учета исходящей корреспонденции. Подписывает отказ руководитель организации либо лицо, назначенное ответственным за конкретное направление деятельности компании (например, начальник отдела снабжения, когда предлагаются к приобретению товары).

Надо знать: как составить официальное письмо в организацию

Варианты отправки письма-отказа

Отправляйте ответ удобным для вас способом:

• почтой;
• курьером или нарочным;
• электронными средствами связи (по электронной почте, через социальные сети, мессенджеры).

Пример письма-отказа

Для работы рекомендуем использовать следующие примеры деловой переписки с отказом от предложений, поступивших в адрес организации.

От предпринимателя:

По экономическим критериям:

Шаблон:

Читайте также:

• как написать письмо с предложением о сотрудничестве;
• как написать ответ на запрос о предоставлении информации.

• Алешина Ольга
  2023-02-17 09:58:50
  Нередко всякого рода предложения приходят в составе массовой рассылки — без указания организации и лица, кому оно адресовано. В таких ситуациях с большой долей вероятности ваше ответное письмо даже не будет прочитано. Но и в таких случаях правила делового этикета диктуют необходимость направления ответа, для подготовки которого используйте предложенные выше образцы отказа.