8333
Оставить комментарий Распечатать

Письмо-отказ: правила подготовки и образец

Размер шрифта:

Любая организация в своей деятельности ведет активную деловую переписку. Компании регулярно получают различные предложения, многие из которых в силу разных причин не представляют для них интереса. Разберемся, как вежливо отказаться от услуги в письме.

Содержание

Как правильно составить письмо-отказ

В организацию поступают различные предложения: о сотрудничестве, приобретении товаров или заказе услуг, участии в различных мероприятиях (обучающих, по обмену опытом, праздничных), выставках и прочее. Очевидно, что большинство из них не представляют интереса для компании в силу разных причин: например, отсутствие потребности в конкретном товаре либо услуге или недостаточность финансовых средств.

Если компания не заинтересовалась направленным в ее адрес предложением, можно его просто проигнорировать. Но игнорирование может расцениваться как элементарная невежливость. Правила деловой этики предписывают направить адресату официальное письмо с отказом на поступившее предложение. Корректный ответ позволит в будущем продолжить деловые связи с адресатом.

Составляется письмо-отказ в произвольной форме, с применением общих принципов деловой переписки. При подготовке ответа учитывайте следующее:

  1. Документ подготовьте на официальном бланке организации.
  2. В вводной части укажите, кому адресовано письмо (наименование организации, от которой поступило предложение, должность и Ф.И.О. лица, его подписавшего).
  3. Обращение к адресату. Если первоначальное письмо подписано должностным лицом, обратитесь к нему по имени-отчеству («Уважаемый Иван Иванович!»). При отсутствии данных о конкретном подписанте проставьте общее обращение (например, «Добрый день!»).
  4. Сошлитесь на первоначальное письмо, по которому составляете отказ (укажите дату и его исходящий номер регистрации).
  5. Если к первоначальному письму прилагались какие-либо документы (например, прайс-лист, программа обучения и проч.), обозначьте, что вы с ними ознакомились.
  6. Сообщите об отказе от поступившего предложения в максимально корректной форме, выразите сожаление, что вынуждены отказаться.
  7. Мотивы отказа указывать не обязательно, но желательно. Например, при подготовке письма-отказа о покупке предлагаемых товаров сообщите, что в настоящий момент не нуждаетесь в данной группе товара либо отсутствует финансовая возможность для их приобретения.
  8. Выразите отношение к будущему сотрудничеству, если таковое возможно, и укажите его условия. Например, при подготовке ответа на предложение об обучении, от которого вынуждены отказаться в связи с нахождением сотрудника на больничном, укажите, что при выходе работника готовы направить его на курсы.
  9. Подпишите письмо, поставьте дату и зарегистрируйте в журнале учета исходящей корреспонденции. Подписывает отказ руководитель организации либо лицо, назначенное ответственным за конкретное направление деятельности компании (например, начальник отдела снабжения, когда предлагаются к приобретению товары).
ВАЖНО!
Используйте лаконичный стиль, не перегружайте ответ излишними эмоциональными сожалениями по поводу того, что вынуждены отказать адресату.
Надо знать: как составить официальное письмо в организацию

Варианты отправки письма-отказа

Отправляйте ответ удобным для вас способом:

  • почтой;
  • курьером или нарочным;
  • электронными средствами связи (по электронной почте, через социальные сети, мессенджеры).
ВАЖНО!
Отправку электронными средствами связи используйте в случае, когда первоначальное письмо пришло по таким каналам коммуникации.

Пример письма-отказа

Для работы рекомендуем использовать следующие примеры деловой переписки с отказом от предложений, поступивших в адрес организации.

От предпринимателя:

Индивидуальный предприниматель Пэпэтэшин Петр Петрович

ОГРН 2323454567001, ИНН 1234567890, КПП 121001001

Адрес: 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

Главе администрации

МО города Энска

Энского района

Петрову А.П.

Исх. 1-2-3 от 10.02.2023

Уважаемый Порфирий Петрович!

Рассмотрев полученное от Вас предложение о сотрудничестве об открытии цеха по производству мебели на территории города Энска, вынужден сообщить Вам о своем отказе. Причиной отказа является отсутствие в моем распоряжении в настоящее время свободных средств, необходимых для организации производства.

Индивидуальный предприниматель /Пэпэтэшин/ Пэпэтэшин П.П.

По экономическим критериям:

Шаблон:

Читайте также:

  • 2023-02-17 09:58:50
    Нередко всякого рода предложения приходят в составе массовой рассылки — без указания организации и лица, кому оно адресовано. В таких ситуациях с большой долей вероятности ваше ответное письмо даже не будет прочитано. Но и в таких случаях правила делового этикета диктуют необходимость направления ответа, для подготовки которого используйте предложенные выше образцы отказа.
Оставить комментарий Распечатать
Алешина Ольга
Алешина Ольга Адвокат

В 2005 году закончила Владимирский государственный университет по специальности "Юриспруденция" С 2004 по 2011 год работала юристом, специалистом по кадрам. В 2011 году получила статус адвоката. Занимаюсь ведением гражданских и уголовных дел.