Минфин рассказал, как правильно сшивать документы для налоговых проверок

Размер шрифта:

Юридическое лицо, в случае получения соответствующего запроса налоговой службы, обязано предоставить на проверку бумажные документы в прошитом виде. Как сделать это правильно, разъяснил Минфин России.

Министерство финансов России в письме от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336 "О представлении в налоговые органы сшивов истребуемых документов на бумажном носителе" напомнило налогоплательщикам, что бумажные документы в налоговую необходимо предоставлять исключительно в сшитом виде. При этом, к сшивам предъявляются определенные требования, которые необходимо соблюдать.

Как следует из требований статьи 93 Налогового кодекса РФ, если налоговые органы при проведении проверки требуют предоставить документы на бумажном носителе, то их необходимо предоставить в виде копий, заверенных проверяемым лицом. Чиновники уточняют, что копией документа считается экземпляр документа, который полностью воспроизводит информацию с подлинника. Заверенной является та копия документа, на которой присутствуют реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. А именно: подписи, печати и другие свойства, позволяющие копии выступать в качестве документа, подтверждающего деловую деятельность или события личного характера, в соответствии с национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст. Именно такие копии документов необходимо предоставить по требованию налоговой службы.

При этом, бумажные копии документов обязательно должны быть сшиты в соответствии с рекомендациями, которые приводит Минфин. В частности, необходимо сформировать сшив из 150 листов, и не более, которые должны быть пронумерованы с указанием арабских цифр, начиная с единицы, на каждом листе. Листы, входящие в сшив нужно прошивать на 2-4 прокола прочной нитью. Концы нити необходимо вывести на оборотную сторону последнего листа и связать. На это место, с обратной стороны последнего листа в сшиве размещается специальная бумажная наклейка. К оформлению этой наклейки Минфин также дал отдельные рекомендации.

Размеры наклейки должны быть около 40-60 мм на 40-50 мм, при этом она должна полностью закрывать место сшива, оставляя за своими границами не более 2-2,5 сантиметров концов прошивных нитей. На наклейке должно быть указано количество пронумерованных листов в сшиве, как арабскими цифрами, так и словами, заверенное подписью уполномоченного лица. С указанием должности лица и даты, когда документы были сшиты. Также наклейка заверяется печатью организации, поставленной таким образом, чтобы оттиск частично находился на самой наклейке с удостоверительной надписью, а частично находился на самом листе.

При формировании таких сшивов, уточняют чиновники Минфина, уполномоченные лица организации обязаны "обеспечить сохранение целостности документов (копий документов) в сшивах, а также возможность их свободного чтения и копирования". При направлении документов в орган ФНС, который их запросил, необходимо предоставить вместе с ними сопроводительное письмо, в котором должны быть указаны основания их направления в налоговую, перечень документов, количество сшивов и листов в каждом из них. При соблюдении этих требований налоговые органы не смогут привлечь налогоплательщика к ответственности за непредоставление запрошенных документов. За это правонарушение, напомним, в соответствии с нормами КоАП РФ предусмотрен административный штраф в размере от 200 до 500 рублей за каждый лист и, в том числе, блокирование расчетного счета организации в банке.