Первичные документы бухгалтерского учета

Что такое первичные документы

Это документ, который подтверждает хозяйственную операцию. Поступление, расход или выплату, покупку или продажу, движение материалов и фондов, начисление резервов сопровождают первичкой. Такие сопроводительные формы составляют в бумажном или в электронном виде — как принято в компании.

Роль первичного документа в бухгалтерском учете

У первички ключевая роль. На основании первичных бланков делают проводки, признают доходы и расходы для налогового учета.

Для сведения: как организовать документооборот в бухгалтерском учете

Какие документы относятся к первичным

Их очень много. Товарная накладная, акт выполненных работ, авансовый отчет, бухгалтерская справка — все это первичка.

К примеру, бухсправку или справку-расчет относят к внутренним первичным формам: их составляют, если для хозоперации не подходят другие бланки.

Вот для каких операций бухгалтер делает справки:

• начисление резервов;
• исправление ошибок;
• расчет дивидендов;
• списание расходов будущих периодов;
• признание отложенных налоговых активов (ОНА) и отложенных налоговых обязательств (ОНО).

Еще один пример первичной формы — путевой лист. Его составляют, чтобы:

• подтвердить перевозку пассажиров, багажа, грузов;
• рассчитать зарплату водителя за время перевозки;
• определить израсходованное топливо.

Формы первички, с которой работает компания, определяет ее руководитель. Директор получает их от сотрудника, который занимается бухучетом. Обычно это бухгалтер (ч. 4 ст. 9 402-ФЗ от 06.12.2011). Есть два варианта — работать с унифицированными или разработать собственные первичные формы. Тот вариант, который больше подходит для вас, закрепите в учетной политике (п. 4, 8 ПБУ 1/2008).

Может пригодиться: как составить учетную политику организации

Если деятельность вашей компании изменилась, к примеру, добавились новые хозоперации и вам нужны первичные документы, которых нет в учетной политике, внесите дополнение в УП. Составьте приказ в произвольном виде и укажите, какие первичные формы и с какой даты начнете применять.

Виды первичных учетных документов

Первичную форму выбирают в зависимости от конкретного направления хозяйственной деятельности. В таблице собрали основные ПД по типам операций.

Кто отвечает за разработку первичных документов

Это зависит от того, кто выполняет конкретную операцию. Учетом хозопераций обычно занимается бухгалтер. Если в компании нет бухгалтера, первичными документами занимается тот, кому поручили вести бухучет.

Кассовую первичную документацию ведет кассир. Кадровик делает первичку по кадровому учету. Иногда эту работу поручают секретарю.

Какие сведения должны содержать формы первичных документов

Первичку от других документов отличает одна важная особенность — в ней надо указать все обязательные реквизиты по ч. 2 ст. 9 402-ФЗ:

• название первичного документа;
• дата составления, она же дата подписания, и фактическая дата хозоперации, если они отличаются (пп. «а», «б» п. 8 ФСБУ 27/2021);
• название компании-составителя;
• содержание хозоперации.

В первичку разрешают включать и дополнительные реквизиты.

Для сведения: электронные формы первичных учетных документов

Как правильно заполнять первичные учетные документы

Сначала надо разобраться с формой. Унифицированные бланки обязательны только в некоторых случаях:

• для банковских и кассовых операций;
• для транспортной накладной.

Все остальные первичные документы компания сможет разработать самостоятельно, включив туда все обязательные реквизиты. Не забудьте утвердить первичку в учетной политике: ПД собственной разработки закрепить в приложении, унифицированные — перечислить (письмо Минфина № 03-01-15/3482 от 25.01.2017).

ПД оформляют в момент совершения хозоперации. А если это невозможно — сразу же после ее окончания.

Еще ПД разрешают формировать с определенной периодичностью: день, неделя, месяц, квартал. Но при этом их надо составлять на отчетную дату (пп. «б» п. 9 ФСБУ 27/2021):

• длящиеся факты хозяйственной жизни. Начисление процентов по займам, амортизация и другие;
• повторяющиеся факты хозяйственной жизни. Поставка партий товаров по одном договору в разные даты и другие.

Если первичный составляют по другому оправдательному документу, в котором зафиксировали факт хозяйственной жизни, сошлитесь в первичке на этот оправдательный документ (пп. «в» п. 8 ФСБУ 27/2021).

Первичку составляют как на бумаге, так и в электронном виде — только на русском языке. Если заполняете бумажный первичный документ, записывайте все так, чтобы информация не стерлась за все время хранения. Используйте чернила или шариковую ручку (п. 13 ФСБУ 27/2021).

Электронные ПД надо подписать электронной подписью ответственного сотрудника и распечатать документ. Напоминаем, что список тех, кто сможет подписывать первичку, утверждает руководитель. Дальше ответственный за составление передает первичный документ для проведения в бухучете. Он же отвечает за достоверность отраженной информации.

Образцы унифицированных первичных документов

Приведем несколько образцов первичных документов из разных сфер.

Кассовые операции

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Торговые операции

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Основные средства

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Учет и хранение первичных документов

Чтобы принять к учету ПД, бухгалтер проверяет его — надо, чтобы первичка соответствовала всем требованиям 402-ФЗ. В каждой организации действует собственная процедура. Но каким бы ни был порядок контроля, бухгалтеру следует убедиться, что в ПД:

• есть обязательные реквизиты по ч. 2 ст. 9 402-ФЗ;
• заполнены все нужные сведения по форме;
• проставлены все подписи и они соответствуют реальным подписям руководителя и ответственных лиц.

Еще важно проконтролировать, что этот ПД раньше не принимался к бухучету (пп. «в» п. 11 информационного сообщения Минфина № ИС-учет-33 от 10.06.2021).

Если проверка прошла успешно, бухгалтер делает проводку и вносит сведения в регистры бухучета.

Скан ПД разрешают использовать в бухучете только в исключительных случаях. А руководитель компании обязан обеспечить соблюдение требований к первичке (письма Минфина № 03-03-06/3/101451 от 20.11.2020, ФНС № СД-4-3/2476 от 26.02.2021). На практике это означает, что скан ПД — это временная мера, которую применили, чтобы вовремя отразить хозоперацию. И в будущем обязательно надо приложить оригинал первички. А вот в налоговом учете использовать сканы документов нельзя.

Компания сможет принять электронный ПД к налоговому учету и подтвердить им расходы для налога на прибыль, только если он подписан квалифицированной подписью. Внутренние электродокументы компании с простой или неквалифицированной электронной подписью принимайте, если это допускает учетная политика. А внешние — если договорились с контрагентом об электронном документообороте (п. 17 ФСБУ 27/2021, письмо Минфина № 03-03-06/1/110658 от 14.11.2022).

Принимайте ПД к бухучету в том периоде, когда фактически провели сделку или хозоперацию, даже если не сразу получили документальное подтверждение. Если к дате формирования отчетности документов все еще нет, сделайте запись в бухучете на основании имеющейся информации. Как только получите ПД, внесете необходимые корректировки. Для налога на прибыль доходы и расходы по первичке, полученной с опозданием, учитывают только после получения документов, но в том периоде, к которому они относятся.

Ошибки в первичных документах

В большинство ПД разрешают вносить исправления (п. 20, 21 ФСБУ 27/2021). Нельзя исправлять только кассовую и банковскую первичку.

Бумажные ПД корректируют стандартно: аккуратно зачеркивают ошибку и сверху пишут верные сведения. Рядом указывают «Исправлено», ставят дату и заверяют подписью ответственного сотрудника. Электронную первичку не корректируют, а оформляют новую.