Какие файлы опасно хранить в служебном компьютере

Что случилось?

Налоговым кодексом РФ предусмотрено право специалистов ФНС России в ходе выездных и даже камеральных проверок осматривать помещения организаций-налогоплательщиков, а также предметы и доументы, которые там находятся. Однако конкретных указаний на глубину и широту таких осмотров в НК РФ нет. Ясность в этот вопрос внес Верховный суд РФ, который определил, что статья 92 НК РФ никаких ограничений в этом вопросе не содержит. В судебном акте, в частности, указано, что:

Указанная норма предусматривают возможность осмотра в целях выяснения обстоятельств, имеющих значение для полноты проверки, любых фактически имеющихся в осматриваемых помещениях документов и предметов. Положениями Кодекса не установлены ограничения в отношении конкретных предметов осмотра, детальности проведения такого осмотра и использовании при проведении осмотра технических средств.

Компьютер является важным источником информации о ведении учета и возможном уклонении от налогов организацией-налогоплательщиком. Поэтому все налогоплательщики должны быть готовы пустить налоговиков к рабочей компьютерной технике сотрудников и позволить им исследовать их содержимое без ограничений. Желательно заранее проинструктировать сотрудников, какие файлы могут быть признаны нарушающими законодательство.

Файлы, которые могут привести к штрафу

Налоговики ищут в служебных компьютерах сотрудников организации информацию, которая может свидетельствовать об уходе от налогов. Налоговые инспекторы вправе не только осматривать программу для ведения учета, но и изучить другие файлы, которые хранятся в в компьютере. Это необходимо налоговикам, чтобы определить, в каких целях используется компьютерная техника. С помощью такой проверки можно установить точно — не ведет ли организация на компьютере двойную бухгалтерию. Поэтому опасно иметь в стационарном компьютере или ноутбуке файлы:

• с расчетами доходов и расходов. Все черновики нужно оперативно удалять, а в тех документах, которые нужно сохранить, должны быть четкие указания на то, к чему именно они относятся и с какой целью велись вычисления;
• с данными сотрудников и цифрами. Даже если речь идет о ведомости сбора средств на подарок на юбилей или свадьбу, такие документы в компьютере лучше не хранить, ведь они могут натолкнуть налоговиков на мысль о «серых» выплатах работникам;
• с персональными данными других работников или клиентов. Хранение персональных данных строго регламентировано, и за несоблюдение этих правил можно получить штраф до 50 000 рублей, хоть это и не относится к налогам. Например, нежелательно иметь в компьютере картотеку скан-копий паспортов и тому подобных документов;
• с информацией, которая составляет коммерческую тайну. Штрафов за это налоговым законодательством не предусмотрено, но конфиденциальная информация может стать известна широкому кругу лиц. Хранить такие файлы лучше всего на отдельных носителях, которые можно легко убрать под замок.

Ну и, конечно же, хранить личные файлы, документы и фотографии в служебных компьютерах тоже нежелательно. Налоговики не будут соблюдать нормы приватности в ходе проверки и смогут прочитать личную переписку. Для подобных документов и информации лучше использовать личный компьютер. А если есть необходимость доступа к таким файлам с работы, можно воспользоваться надежным облачным сервисом.

Кстати, даже при обнаружении в компьютере каких-либо документов, фото или видео, которые, по мнению налоговиков, нарушают закон, они не имеют право изъять компьютер или носитель информации. Проверяющие могут только составить акт, а право изымать предметы для дополнительной проверки есть только у сотрудников полиции. Которых, кстати, налоговики вполне могут вызвать в ходе проверки, если обнаружат в служебной технике явный криминал.