Как написать официальное письмо с просьбой

Размер шрифта:

Уметь писать деловые письма — нужный навык для каждого, поскольку он может пригодиться как в профессиональной деятельности, так и в повседневной жизни. Например, чтобы обратиться в государственный орган или к должностному лицу за помощью. Поэтому разберем, как правильно составить текст с просьбой, дадим полезные образцы.

Содержание

В каких случаях пишется

Одним из самых распространенных видов деловых писем является просьба или ходатайство. Давайте разберем, в каком случае пишется просьба. Обычно ее составляют, чтобы сподвигнуть какое-либо должностное лицо, руководство организации или иное лицо, обладающее необходимыми полномочиями, к решению вопроса в пользу просителя и подразумевает действие. Просителем вправе выступать как представитель юридического лица, так и обычный гражданин для решения частных задач. А цели обращения юрлиц могут быть, например, такими:

  • предоставление отсрочки по оплате долга;
  • снижение стоимости аренды помещения;
  • выделение средств на оплату проекта;
  • содействие в разрешении сложной ситуации;
  • продление срока при исполнении каких-либо юридических действий.
Для сведения: как учитывается и облагается налогами спонсорская помощь

Как составить письмо-просьбу

Если мы говорим о крупной компании, то там, скорее всего, существует локальный акт, устанавливающий требования к тому, как составить текст с просьбой. В остальных случаях стоит придерживаться общих правил делопроизводства, актуальных по отношению ко всем официальным документам. Для начала важно соблюсти структуру документа, состоящую из:

  • шапки (кто к кому обращается, с обязательным указанием должности, названия организации и Ф.И.О. как адресата, так и просителя, контактный номер, если обращается физлицо);
  • основной, просительной части (непосредственное описание ситуации, просьба о помощи в ее разрешении, приведение аргументов). Если вопрос, которого касается прошение, не слишком сложный, приступите сразу к сути. Если ситуация требует пояснений, начните со ссылок на законы и нормативные акты, судебную практику, приведите сначала весомые аргументы, в итоге изложите просьбу. Не забудьте начать с уважительного обращения по имени, отчеству (Уважаемый Иван Иванович!) или приветствия (Добрый день!);
  • заключительной части (сюда входят приложения (если есть), должность и подпись с расшифровкой заявителя, дата составления. Юрлицо указывает Ф.И.О. исполнителя и его контактный номер).

Если ходатайство направляет юридическое лицо, используйте бланк компании с указанием данных о компании в полном объеме — название, ОГРН, ИНН, КПП, юр. адрес и другая важная для идентификации просителя информация. Между шапкой и обращением к адресату указывают название письма (письмо-прошение).

ВАЖНО!
Этот вид писем не предполагает проставление печати на подписи заявителя, однако некоторые организации ее ставят, чтобы придать весомость документу.
Надо знать: требования к оформлению документации

Образцы шаблона писем-просьб с пояснениями

Предлагаем вашему вниманию актуальные варианты составления для использования в работе. Рассмотрим пример официального письма-просьбы.

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

ИНН/КПП 1234567890/121001001

ОГРН 2323454567001 ОКПО 90100101

адрес: 456789, пр. Замечательный, д. 1

Генеральному директору ООО «Звезда»

Иванову И.И.

456789, пр. Замечательный, д. 3

Генерального директора ООО «Ppt.ru»

Петрова П.П.

Письмо-прошение № 1 от 10.04.2023

Уважаемый Иван Иванович!

Между ООО «Ppt.ru» и ООО «Звезда» 10.03.2022заключен договор № 13 об аренде нежилого помещения, расположенного по адресу: Челябинская обл., Озерск, пр. Замечательный, д. 1, сроком на 1 год, предусматривающий пролонгацию. В указанном помещении размещается магазин непродовольственных товаров.

Ввиду сложной экономической ситуации, сложившейся из-за санкций, роста курса валют и снижения покупательской способности населения, компания несет убытки.

За время сотрудничества у нас сложились прекрасные деловые отношения, основанные на добросовестном исполнении обязательств и взаимовыгодном партнерстве. Учитывая изложенное, просим с пониманием отнестись к сложившейся ситуации, снизив арендную плату на 15%.

Выражаем надежду на дальнейшее плодотворное сотрудничество и нахождение обоюдно выгодного оптимального коммерческого решения.

Генеральный директор П.П. Петров

Исп. П.П. Пэпэтэшина

123-45-67

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Это пример письма в другую коммерческую организацию, установленной формы нет, составлен свободно, структура, описанная выше, соблюдена.

Теперь посмотрим пример письма-просьбы в администрацию. Форма обращения такая же, но есть нюанс. Обращаясь к государственным чиновникам, должностным лицам, в бюджетные учреждения, используйте более официальную стилистику, нейтральное изложение фактов, принцип «аргумент-просьба», не забывайте придерживаться логики в изложении.

Главе государственной администрации

Г. Иваново

Ивановой Н.П.

от Пэпэтэшина П.П.,

Проживающего по адресу: Садоводство-1

Иваново г., участок 87

тел.: 123-45-67

Письмо-прошение

Уважаемая Наталья Петровна!

Я являюсь собственником дачного участка, расположенного по вышеуказанному адресу, с 2022 года. Обращаюсь к Вам для решения проблемы, связанной с ремонтом дачной дороги, расположенной вдоль всего садоводства. После зимы дорога в рытвинах и ямах, отсутствуют куски асфальта и пешеходная зона отсутствует, что влечет невозможность использования как личного транспорта, так и прохода пешком до автобусной остановки. Жизнь и здоровье садоводов, которые пользуются этой дорогой, подвергаются опасности. Учитывая изложенное, прошу рассмотреть мое прошение и решить вопрос с ремонтом дороги. Прошу дать письменный ответ на мое обращение в кратчайший срок.

Приложение: фото на 3 листах.

10.04.2023 П.П. Пэпэтэшина

Рассмотрев образец просьбы к главе, вы убедились, как полезно уметь писать ходатайства? Это еще не все, мы подготовили для вас еще несколько полезных примеров.

Дополнительно: правила оформления письма с приглашением о сотрудничестве
ВАЖНО!
Не забывайте об оформлении: выровняйте текст, выбирайте 12-14 шрифт с интервалом 1-1,5. Выделяйте абзацы, одна мысль — один абзац. Обратите внимание, насколько читаем выбранный шрифт, чаще всего используется Times New Roman.
  • 2023-04-06 07:26:38
    Теперь вы знаете, как пишется письмо-просьба, и составить собственный документ не составит труда. Каждому из нас хотя бы раз в жизни приходилось обращаться в государственные учреждения за помощью, теперь с помощью наших образцов написание деловых писем станет проще и приятнее. Пишите правильно, как профессионалы.
Оставить комментарий Распечатать
Яценко Виктория
Яценко Виктория Юрист по трудовому праву

Юрист с 20-летним стажем работы в госорганах, в системе судебной и исполнительной власти. С 2017 года автор статей по кадровым и юридическим вопросам. Бывший инспектор труда, эксперт по трудовому праву. Сейчас - руководитель отдела кадров в образовании.