Листки нетрудоспособности (больничные листы) – первичный кадровый и учётный документ. Поступление его в организацию фиксирует журнал регистрации больничных листов, образец заполнения его граф есть в интернете. Регистрация и учёт в названии журнала взаимозаменяемы, играют роль полных синонимов. Процесс является одним из этапов документооборота больничных.
Инстанции прохождения больничных листов
Бланк листка временной нетрудоспособности разработан в ФСС и распечатывается на фабриках Гознака. Он имеет достаточно высокую степень защиты и подлежит строгой отчётности. Получение пустых бланков медучреждением отмечается в соответствующем журнале. Бланк начинает заполняться лечащим врачом. На руки больному он может быть выдан как в день начала его действия, так и во время выписки. Затем пациент должен поставить в больничный лист печати в регистратуре и отнести на работу. В фирме пациента больничный лист (БЛ) передаётся в отдел кадров, в бухгалтерию, начальству цеха или офис-менеджеру. Это зависит от того, кто занимается кадрами. Ответственное должностное лицо заполняет БЛ до конца и отправляет в ФСС. Сотрудник Фонда после обработки возвращает БЛ на предприятие, где он и должен храниться отведённое время. Пациент-работник в этом документообороте не участвует – ФСС не примет от него документы, если предприятие действует.
Учёт больничных листов в журнале
Движение и хранение листков нетрудоспособности на предприятии не регулируются в нормативно-методических актах. Специалисты по кадровому делу рекомендуют придерживаться общих принципов делопроизводства: входящий документ надо зарегистрировать, желательно каждый вид в отдельном журнале. При предоставлении больничного листа работником кадровику стоит вписать в журнал регистрации порядковый номер, фамилию сотрудника, серию БЛ, причину выдачи (можно кодом), количество дней и период нетрудоспособности. На самом БЛ никаких отметок ставить нельзя. Для отслеживания сроков в журнале учёта больничных листов стоит указать сроки поступления БЛ в организацию, отправки БЛ в ФСС и возврата оттуда. После получения документа из ФСС разумно учесть размер страховой выплаты от предприятия и от Фонда, т.е. придётся заглядывать в журнал второй раз. Исходя из требований ФЗ «О страховых взносах» больничные листы следует хранить не меньше 6 лет после окончания расчётного периода. Иначе говоря, если пособие было выплачено 20.12.2015 г., то хранить БЛ надо до 31.12.2021 г. Логично хранить столько же и журнал регистрации БЛ, хотя это не регламентируется в законах.
Разработка формы журнала регистрации больничных
Нормативных шаблонов журнала учёта листков нетрудоспособности нет. Разработкой формы нужно заниматься:
- специалисту по кадрам, работающему с больничными листами;
- руководителю службы управления персоналом, ответственному за правильность и полноту кадрового делопроизводства;
- представителю делопроизводственной службы или отдела информационных технологий, занимающемуся оптимизацией и автоматизацией документационного обеспечения управления;
- представителю бухгалтерии – это позволит убрать двойную работу (от бухгалтеров может потребоваться реестр БЛ).
Можно создать как бумажный, так и электронный журнал регистрации больничных листов, образец последнего есть в интернете. Однако не все варианты удобны: иногда отсутствуют полезные графы и присутствуют лишние. Электронную таблицу можно составить в программах типа 1С или взять за основу образец реестра от ФСС (он был изначально разработан для пилотного проекта).
Журнал регистрации больничных листов образец
