Когда компания принимает человека на работу, с ним должен быть заключен трудовой договор, оформлен приказ о приеме и сделана соответствующая запись в трудовой книжке. В большинстве случаев никаких других документов кадровому работнику оформлять не приходится. Но есть несколько ситуаций, когда дополнительно нужно подготовить уведомление о заключении трудового договора с вновь принятым сотрудником. Такое уведомление высылается не тому человеку, с кем начаты трудовые отношения, а в государственный орган, контролирующий эти отношения с отдельными категориями физических лиц. Таких ситуаций может быть три: договоры с иностранцами, с бывшими чиновниками и с людьми, которые проходят альтернативную службу (вместо общей воинской обязанности).
Уведомление о договоре с иностранным работником
При принятии на работу любого иностранца компания обязана сообщить об этом в УФМС. Это новшество было введено с 2015 года. Требования по нему — достаточно жесткие. Уведомление нужно оформить по регламенту и подать в течение 3 дней с того момента, когда вы заключили с иностранным гражданином трудовой договор. Здесь имеются ввиду рабочие дни, что делает этот срок максимально сжатым. Если такое уведомление не подать или пропустить его срок, то работодателя могут ожидать весьма существенные штрафы со стороны ФМС. Формы установлены Приказом ФМС России от 08.12.2014 N 64
Уведомление о договоре с «бывшим» чиновником
Если на работу в компанию приходит бывший государственный или муниципальный служащий, то кадровая служба после заключения договора с ним обязана уведомить об этом тот орган, в котором этот человек работал до прихода к вам. Эта обязанность указана в Трудовом кодексе (статья 64.1) и законе 25.12.2008 N 273-ФЗ. Сроки на такое уведомление о заключении трудового договора — 10 рабочих дней. Важны еще два момента. Во-первых, это нужно делать в течение 2 лет с момента увольнения бывшего чиновника с госслужбы. Во-вторых, это относится не только к трудовым, но и к гражданско-правовым договорам — именно так в начале 2015 года рассказал Минтруд. А вот форма уведомления строго не установлена. Есть только требования к той информации, которую нужно предоставить:
- Сведения о работнике — ФИО, дата и место рождения.
- Последняя должность на госслужбе, которую он занимал. Эти данные берутся из трудовой книжки.
- Данные об организации, принимающей его на работу.
- Далее необходимо указать конкретику о договоре с этим сотрудником. Она может различаться в зависимости от того, какой именно тип договора заключен. Если трудовой, то указать нужно дату и срока его заключения, должность и обязанности, а также номер и дату приказа о приеме на работу. Если гражданско-правовой, то указываем его дату и номер, срок, предмет и стоимость.
Уведомление о заключении трудового договора оформляется на бланке компании, обязательно подписывается руководителем и содержит печать.
Уведомление о срочном трудовом договоре с «альтернативным» призывником
Не самая частая ситуация, о которой все же стоит знать кадровику, - прием на работу сотрудника для прохождения альтернативной гражданской службы. Законами России мужчине дается возможность не служить в армии, а пройти так называемую альтернативную службу. Такое решение может принять военкомат с учетом пожеланий призывника и других критериев. Службу проходят в организациях, подведомственных государству (больницы, соцзащита и т. п.). Когда кадровик оформляет с таким призывником трудовой договор (а он обязательно срочный), то возникает обязанность уведомить об этом военкомат, а также орган власти, являющийся вышестоящим для организации, где будет трудится новобранец. Срок для этого — 3 дня. Форму уведомления можно разработать самостоятельно. В нее нужно включить следующее:
- Данные о работодателе
- Данные о сотруднике
- Номер и дата срочного договора с ним
- Подписи и печати организации
