График отпусков — это план, которым определен порядок предоставления отпусков работникам организации. Это обязательный документ, он должен составляться для каждой организации на каждый календарный год. Норма об этом содержится в статье 123 Трудового кодекса России.
График отпусков
График отпусков — это план, определяющий порядок предоставления отпусков работникам предприятия. Это обязательный документ, он должен составляться для каждой организации на каждый год. Норма об этом содержится в статье 123 Трудового кодекса России.
Кто обязан составлять график отпусков?
График отпусков должны формировать ежегодно все юридические лица любой сферы деятельности и численности персонала. Индивидуальные предприниматели от этого освобождены. Не стоит относиться к графику отпусков, как к формальности. Он может стать хорошим и правильным инструментом для кадровиков и бухгалтеров, ведь он позволяет:
- методично планировать работу по оформлению как самих отпусков работников, так и соответствующих выплатам им
- контролировать «отпускную загрузку» предприятия и вовремя перераспределять функции между персоналом
- планомерно искать временных работников, чтобы работа отпускников не простаивала
График отпусков должны по закону исполнять обе стороны — и работодателем, и сотрудники. Но никто не мешает им договариваться о переносах каникул, если возражений у другой стороны не возникает.
Когда составлять график?
Здесь все четно. Норма жестко установлена статьей 123 ТК РФ. Документ должен быть составлен и утвержден руководителем за две недели до конца декабря.
Форма графика отпусков
Составлять график нужно по унифицированной форме Т-7, она выпущена Госкомстатом еще в 2004 году, в составе целого альбома форм кадровых документов. Скачать ее можно по ссылке чуть ниже на этой странице.
Что указывать в графике отпусков?
В графике должны быть записи обо всех планируемых оплачиваемых отпусках всех сотрудников, в том числе дополнительных и перенесенных с прошлых лет. Отпуска за свой счет туда вносить не нужно. Можно, но не обязательно, добавить туда и отпуска совместителей, но это решение остается за работодателем. Рассмотрим форму графика отпусков в деталях: Шапка содержит: название организации, номер документа, дата его составления, дата утверждения и подпись руководителя. Также в шапке делается обязательная отметка о том, что при составлении графика учтено мнение профсоюза (если он в организации имеется). Основная таблица содержит графы:
- 1 - название структурного подразделения (отдел, департамент, цех)
- 2 - должность человека по штатному расписанию.
- 3 — фамилия, имя и отчество сотрудника
- 4 - табельный номер сотрудника. Эти номера есть не во всех организациях. Если у вас их нет, оставьте эту графу пустой
- 5 - количество дней запланированного отпуска (напомним, отпуск считается в календарных днях)
- 6 - запланированная дата отпуска
- 7 — фактическая дата отпуска
- 8 и 9 — данные о переносе отпуска. Указывается дата переноса и основание для этого. Перенос может случиться, если человек в отпуске заболел или был срочно вызван на работу (закон такие варианты предусматривает).
- 10 — примечание
Графы 8 и 9 при начальном оформлении документа, естественно, остаются пустыми. Они должны быть заполнены уже по факту.
Как и когда вносить изменения в график отпусков?
Изменения бывают, если:
- Отпуск человека перенесен по болезни или в случае срочного вызова на работу.
- В течение года в штат приняты новые люди, данные о которых в графике на момент его составления отсутствовали.
В первом случае все просто — заполняем графы 8 и 9. Во втором случае ситуация сложнее. Порядок внесения их в график ничем не установлен. Поэтому чаще всего на практике либо таких работников в график не вносят вообще, либо оформляют приложение к графику по той же самой форме Т-7.
Форма графика отпусков
График отпусков (форма Т-7) (скачать в формате XLS)
График отпусков (форма Т-7) (скачать в формате Word)
Штраф за отсутствие графика отпусков или ошибки в нем
График отпуском в организации быть обязан. Его нередко проверяют трудовые инспекторы. Ответственность за его отсутствие или неправильное ведение установлена статьей 5.27 КоАП РФ:
- 1000 — 5000 — на должностных лиц
- 30 000 — 50 000 — на организацию
