Журнал регистрации доверенностей — это реестр, в котором отмечают на чьё имя и для каких действий выдан документ.
Обязательно ли вести реестр выданных доверительных документов
Для получения товаров, подписи заявлений и договоров и представления интересов юрлица полномочия подтверждают письменно. При большом количестве выдаваемых полномочий необходима их регистрация, чтобы присвоить порядковый номер и отразить выдачу в реестре.
Ведение учета необходимо для упорядочения документооборота и подтверждения выдачи. Реестр удобен для оперативного поиска нужного документа по его номеру.
Для учета формы М-2 отдельный регистр не используют: отрывные части формы сшивают — они образуют единый документ, не требующий отдельного учета. М-2 применяют для получения товарно-материальных ценностей.
Закон не обязывает организацию его вести и не закрепляет правила ведения книги доверенностей — эти вопросы регулирует учетная политика предприятия.
Ранее применяли форму учета М-3, утв. Постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241. В 1997 году она отменена Постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а. Закон не запрещает её использовать, просто она упразднена для обязательного применения.
В положение об учетной политике вносят правила и форму ведения учета документов и порядок заполнения регистров. В локальном акте утверждают образец реестра доверенностей или указывают сведения, обязательные для внесения в него. При отсутствии локального регулирования руководствуются общепринятыми правилами в организации.
При принятии решения по вопросу, нужно ли вести журнал выдачи доверенностей в 2024 году, руководствуйтесь учетной политикой, обычаями делопроизводства и объемом документации: если документ выдают редко — реестр нецелесообразен.
Обычно регистр ведет бухгалтерия. Допустимо иметь отдельные книги для разных отделов: бухгалтерия, юр. отдел, технический отдел и пр.
Образец
При ведении реестра в физическом формате руководствуйтесь правилами документооборота:
- на титульном листе укажите наименование организации, дату начала ведения и ФИО ответственного лица;
- после заполнения реквизитов документа оставьте колонку для подписи представителя о получении документа;
- если сотрудник не воспользовался полномочиями — делают отметку в соответствующей графе;
- страницы книги нумеруют и прошивают, скрепляют печатью.
Титульный лист оформляют в свободной форме:
|
Книга учета ООО «_____________________» Начата: «____» ___________ 20___ г. Ответственный за ведение: ______________________. |
Пример заполнения:
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Скачать форму журнала учета выданных доверенностей (пустой бланк)
Скачать книгу учета доверенностей (пустой бланк)
Скачать образец журнала выдачи доверенностей в excel (пустой бланк)
Скачать образец заполнения журнала регистрации выданных доверенностей в организации
