Расшифровка расчетного листка по заработной плате

Согласно положениям ст. 136 Трудового кодекса РФ, при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника о:

• составных частях заработной платы, причитающейся ему за определенный период;
• размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и(или) других;
• размерах и об основаниях произведенных удержаний;
• общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листа

Форма расчетного листка не установлена законодательно, работодатель утверждает ее самостоятельно, закрепив в приказе или распоряжении. Применение неутвержденной формы является нарушением трудового законодательства.

В форме необходимо предусмотреть следующие разделы:

• начислено;
• удержано;
• выплачено;
• к выплате (либо задолженность работодателя или работника).

Может пригодиться: как заполнить ведомость по заработной плате

Документ может иметь следующий вид:

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Расчетный листок выдается каждому работнику при выплате зарплаты за вторую половину месяца (Письмо Роструда № ПГ/12276-6-1 от 03.07.2024).

Бланк листа по зарплате выдается каждому сотруднику индивидуально ответственным лицом, обычно бухгалтером. Не допускается передача листка через другого человека, поскольку уровень зарплаты является коммерческой тайной и не подлежит разглашению.

ТК РФ не устанавливает способ и форму выдачи расчетных листков. Порядок выдачи предусматривается в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте.

Законодательство не обязывает работодателей документально фиксировать факт их выдачи, в том числе отсутствует обязанность выдавать их под подпись. Но бумажный вариант желательно вручать под подпись в журнале выдачи расчетных листков (Письмо Минтруда от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459).

Минтруд России и Государственная инспекция труда в г. Москве не считают нарушаем положений ст. 136 ТК РФ, если извещение работника произведено посредством электронной почты (Письмо № 14-6/ООГ-296 от 20.01.2023) при условии, что такой способ установлен в трудовом договоре, коллективном договоре или ином локальном нормативном акте. Но оба ведомства делают оговорку. Выслать расчетный листок по e-mail разрешается в том случае, если на предприятии введен кадровый электронный документооборот. В остальных случаях расчетные листки должны направляться работникам в бумажной форме.

Если не выдать работникам квиток о зарплате, то это является нарушением трудового законодательства и влечет ответственность по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1000 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

Если аналогичное нарушение совершено повторно — наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 10 000 до 20 000 рублей; на юридических лиц — от 50 000 до 70 000 рублей (по п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Как-то ко мне за консультацией обратился директор организации для оценки законности его планов. Он попытался оптимизировать процесс раздачи расчетных листков работникам и планировал предлагать сотрудникам ознакомиться с расчетным листком на экране терминала и при необходимости самостоятельно распечатать документ. Переходить на кадровый ЭДО он не хотел. При анализе законодательства мне удалось выяснить, что это незаконно. Трудовое законодательство допускает передачу расчетных листков в бумажном виде или отправление документа на почту (при подключенном кадровом ЭДО). Поэтому, если вы примете решение предоставить сотрудникам возможность самостоятельно знакомиться с документом в терминале, возникают риски. Ранее позицию о неправомерности использования терминалов высказывал Роструд.

Подробнее: как оформлять и выдавать расчетные листки по заработной плате

Расшифровка листка о зарплате

В таблице представлена расшифровка расчетного листка по зарплате по строкам.

Надо знать: какие доплаты и надбавки выплачиваются к зарплате

В расчетке по зарплате иногда выделяют строки о задолженности работодателя или работника.

Вот что значит долг за предприятием на конец месяца в расчетном листке работника: сумма, которая подлежит выплате по итогам месяца. Эта сумма образуется, когда заработная плата начислена в прошлом месяце, а выплачена в текущем.

Например, сотрудник получил расчетный листок за август. В нем отображается всё движение за август. Строка «Долг за предприятием на начало месяца» — это доход за июль, так как расчет за месяц получен в августе. А долг за предприятием на конец месяца — это доход за август.

Этот показатель рассчитывается по формуле:

А что означает долг работника на конец месяца в расчетном листе — это долг, возникший по причине необходимости погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат. К примеру, выданные подотчет денежные средства, по которым работником своевременно не предоставлен авансовый отчет, признаются его задолженностью перед организацией. Эти суммы работодатель вправе удержать из его заработной платы не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (часть 3 ст. 137 ТК РФ).

Некоторые компании (особенно это актуально для крупных компаний) указывают коды начисления заработной платы в расчетном листке, которые применяет организация. Получив такой закодированный документ, работник не понимает, как все это расшифровать. Важно знать, что использование таких кодов не установлено законодательно, и работодателю необходимо приложить расшифровку кодов.

Но не все выплаты сотруднику необходимо указывать. Вот список, что не включается в расчетный листок сотрудника:

• начисленные работодателем взносы в фонды;
• информация о суточных и возмещенных командировочных расходах;
• информация о подотчетных денежных средствах, по которым работодателем полностью получен отчет.

Часто задаваемые вопросы о расчетном листке