Представительские расходы: что к ним относится и как вести бухгалтерский и налоговый учет

Что относится к представительским расходам

Деловой обед, официальный прием делегаций, переговоры с клиентами — сможете провести практически всё, что потратили на организацию этих мероприятий. Организовали кофе-брейк на своей конференции? Подтвердите затраты документами и проведите в учете. Пригласили иностранную делегацию, и вам понадобился переводчик? Заключите с ним официальный договор, подпишите акт и учитывайте оплату в затратах.

Что можно и что нельзя отнести к представительским расходам

В бухгалтерии и налоговом учете к ПР относят все затраты на проведение форумов, переговоров, круглых столов, презентаций, мастер-классов. На таких встречах компания устанавливает контакты, обменивается опытом с другими специалистами, привлекает новых клиентов. Затраты на такие встречи регистрируют в бухучете как представительские.

Налоговики регламентируют такие издержки п. 2 ст. 264 НК РФ. Главное условие для налогового учета — экономическая целесообразность и документальное подтверждение (пп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ).

Интересное по теме:

• учитываем подарки сотрудникам в бухучете;
• облагаются ли социальными взносами подарки;

К ПР в бухгалтерском и налоговом учете относят затраты:

• на проведение приема — завтрака, обеда, ужина и других встреч;
• на транспорт — проезд к месту проведения и обратно;
• на буфет, переводчиков и другие услуги, которые понадобились на самом мероприятии.

А вот затраты на развлечения, отдых, лечение участников встречи не учитываются как ПР. К примеру, после официальных переговоров компания организовала развлекательную программу — фуршет и выступление группы. Это нельзя учесть в представительских расходах, поскольку мероприятие проходило после официальной части. Затраты на проживание гостей тоже не учитывают в ПР (Письмо Минфина № 03-03-06/1/796 от 01.12.2011).

Можно ли отнести к представительским расходы в командировке

Если организация направляет сотрудника в командировку для переговоров с партнерами, то это учитывается в представительских расходах. Работнику выдают деньги на деловые встречи, завтраки, обеды, ужины — во время их он и проводит переговоры.

Воспользуйтесь калькулятором расчета командировочных:

Калькулятор командировочных

Минфин подтверждает, что затраты на деловые встречи во время командировок относятся к ПР (Письмо № 03-03-06/1/759 от 16.11.2009). Но все издержки надо подтвердить документами: счетами из ресторанов, отчетами о переговорах. По документальному подтверждению четко видно, что командировочный расходовал деньги только на официальные деловые встречи.

Возможно будет интересно:

• новые правила оплаты командировок;
• что такое командировочный лист и как его оформлять;

У арбитражных судов та же позиция, что и у Минфина. Если командировочный работник проводил официальные переговоры с потенциальными партнерами в городе их проживания, то это — представительские расходы (постановления ФАС Московского округа № КА-А40/2383-09 от 06.04.2009, Центрального округа № А48-2871/08-18 от 27.08.2009).

Можно ли отнести к представительским расходам счет из ресторана

Если официальное мероприятие или деловую встречу проводили в ресторане, то счет и кассовый чек послужат документальным подтверждением представительских трат. А вот включение в ПР затрат на аренду ресторана или другого помещения часто приводит к спору с налоговиками. В ФНС полагают, что издержки, которые не указаны в п. 2 ст. 264 НК РФ, нельзя учитывать для налогообложения.

Подробнее: компенсация за питание сотрудников

Суды в таких спорах обычно встают на сторону налогоплательщиков. К примеру, Московский арбитраж несколько раз подтверждал, что затраты на аренду ресторана для официальных мероприятий компания сможет отнести к ПР (постановление ФАС Московского округа № КА-А40/8426-05 от 12.09.2005). А в постановлении № А40-22927/12-107-106 от 03.09.2013 подтвердили правомерность учета аренды теплохода для приема иностранной делегации как ПР.

Аналогичные решения принимали и в других регионах. К примеру, ФАС Северо-Западного округа допустил учет издержек на аренду помещения для деловой встречи в качестве ПР (постановление № А13-7506/2006-28 от 19.06.2008). У компании не было помещений для проведения переговоров и заключения сделок: ей пришлось арендовать место для приема делегации. Всё это она подтвердила документально.

Можно ли отнести к представительским расходам цветы

Да, стоимость букетов включают в ПР, если покупка цветов связана с представительскими мероприятиями. К примеру, компания-дистрибьютор вручила цветы представителям региональных дилеров, которые приехали на ее конференцию. Вручение букетов надо включить в программу мероприятия, а затраты на покупку цветов — отразить в смете.

Подробнее: что нельзя делать на государственной службе

Можно ли отнести к представительским расходам алкоголь

Здесь все по аналогии с цветами. Если алкоголь предназначен для официального мероприятия, то затраты на его покупку учитывают как представительские (Письмо Минфина № 03-03-06/1/3120 от 22.01.2019).

Можно ли отнести к представительским расходам услуги официанта и кейтеринг

Если вызвали официантов и заказали кейтеринг для обслуживания деловой встречи или переговоров, то включите стоимость этих услуг в ПР. Если же оплатили кейтеринг для привлечения внимания к стенду на выставке, то учитывать эти затраты в ПР — большой риск. Если ваша компания не производит продукты питания, то сложно доказать экономическую обоснованность кейтеринговых услуг на выставке. А целесообразность представительских затрат — ключевое условие для их признания.

Можно ли отнести к представительским расходам траты на такси

Да, поездки на такси участников переговоров и представителей других организаций на такси до места проведения встречи и обратно учитываются в ПР. В таких случаях разрешают учесть и поездки на такси сотрудников вашей компании. А если сотрудник сам оплатил проезд до мероприятия, то вы сможете признать эти затраты на дату утверждения авансового отчета или решения по заявлению работника о возмещении расходов, если авансирования не было.

Можно ли отнести к представительским расходам подарки

Подарки и сувениры для членов официальных делегаций и расходы на развлечения не указаны в п. 2 ст. 264 НК РФ. Их не учитывают в составе представительских трат для налогообложения (Письмо Минфина № 03-03-06/1/796 от 01.12.2011).

Но есть одно исключение. Если на подарки нанесли символику компании, то такие презенты экономически обосновывают и учитывают в составе ПР (Письмо УФНС по г. Москве № 20-12/041966.2 от 30.04.2008). По логике ведомства такие издержки относят не к рекламным, а к представительским, поскольку подарки с символикой вручают во время официальной встречи.

Такая же позиция и у некоторых судов. Подарки с символикой презентуют партнерам и контрагентам для дальнейшего сотрудничества: допускается их учет как ПР (постановление ФАС Московского округа № КА-А41/11224-10 от 05.10.2010).

Норма (лимит) представительских расходов в организации

В налоговом учете для налога на прибыль ПР признают по нормативу. Лимит — максимум 4 % от затрат на зарплату персонала за отчетный период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Воспользуйтесь калькулятором налога на прибыль:

Калькулятор налога на прибыль

Расчет норматива зависит от порядка признания расходов:

1. Метод начисления. Чтобы рассчитать лимит, возьмите все начисления на оплату труда (п. 4 ст. 272, п. 1, 2 ст. 318 НК РФ).
2. Кассовый метод. Для расчета возьмите все фактические выплаты работникам, то есть сумму погашенной задолженности (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

Приведем пример. В ООО «Ppt.ru» в 1-м квартале потратили на проведение официального мероприятия для деловых партнеров 45 000 рублей, в том числе НДС — 7500 рублей. Во 2-м квартале представительские затраты не производили.

Траты на оплату труда ООО «Ppt.ru» нарастающим итогом за:

• 1-й квартал — 500 000 рублей;
• 2-й квартал — 1 100 000 рублей.

Рассчитаем норматив ПР:

1. За 1-й квартал. 500 000 рублей х 4 % = 20 000 рублей. Фактические затраты больше лимита. Для налогообложения по прибыли учитываем только 20 000 рублей, а к вычету по НДС принимаем 4000 рублей (20 000 рублей х 20 %).
2. За полугодие. 1 100 000 рублей х 4 % = 40 000 рублей. Это столько же, сколько фактическая величина ПР. Но часть затрат учли еще в 1-м квартале: 30 июня ООО «Ppt.ru» признает остаток ПР в 25 000 рублей и принимает к вычету остаток по НДС в 3500 рублей (7500 рублей — 4000 рублей).

Изменения по представительским расходам в 2023 году

Порядок учета и налогообложения представительских расходов в 2023 году не менялся. Никаких нововведений и обновлений по ПР нет.

Оформление представительских расходов в бухгалтерском учете

ПР в бухучете — это затраты по обычным видам деятельности. Если компания проводила мероприятие или встречу для клиентов или потенциальных покупателей для увеличения объема продаж, то затраты проводят по счету 44 «Расходы на продажу». В других случаях ПР отражают как управленческие расходы и проводят по счету 26 «Общехозяйственные расходы» (п. 5, 7 ПБУ 10/99).

По теме: что такое управленческие расходы

В коммерции ПР признают (п. 16, 18 ПБУ 10/99) на:

• дату утверждения авансового отчета, если ПР оплачивали через подотчетное лицо;
• дату утверждения отчета о ПР.

В таблице — основные проводки по представительским расходам.

Прежде чем провести ПР в 1С Бухгалтерия 8.3, надо настроить программу. Вот как это сделать:

1. Заходим в «Главное», затем в «Справочники».
2. Находим «Статьи затрат (расходов)» — «Представительские расходы».
3. Если в списке затрат нет ПР, то создаем новую статью.

ПР и входной НДС по ним заводят через документ «Поступление (акт, накладная)». Нам нужен раздел «Покупки»: нажимаем «Поступление» и выбираем вид операции «Услуги (акт)».

Подробнее: бухучет представительских расходов

Заполняем:

• контрагента и реквизиты договора, счет учета и сроки расчетов, порядок зачета аванса (если договорились об авансировании);
• таблицу — через кнопку «Добавить»;
• колонку «Номенклатура» по услуге;
• объем услуги, цену и ставку НДС;
• счет затрат и аналитику по нему.

Проводим документ.

Оформление представительских расходов в налоговом учете

ПР относят к административно-управленческим расходам. Налогообложение таких затрат зависит от метода учета — кассового или начисления. ПР учитывают для целей налогообложения по прибыли, а еще по ним принимают к вычету входной НДС.

Налог на прибыль

ПР учитывают в составе прочих расходов (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но не забывайте про норматив: вы сможете учесть только сумму представительских затрат, которая укладывается в лимит — 4 % от расходов на оплату труда за отчетный период.

Если применяете метод начисления, то признавайте затраты в том отчетном периоде, к которому они относятся. Факт поступления оплаты не имеет значения (п. 1 ст. 272 НК РФ). Когда ПР оплачивает подотчетное лицо, их надо признавать на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Если же работаете по кассовому методу, то признавайте расходы после фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Подробнее: налог на прибыль при учете представительских расходов

НДС

Входной НДС принимают к вычету только по тем ПР, которые учли для налога на прибыль по нормативу (п. 7 ст. 171 НК РФ). В книге покупок счета-фактуры по ПР надо зарегистрировать только в пределах суммы, которая принимается к вычету.

Входной НДС, который не приняли к вычету из-за превышения лимита, сможете принять к вычету в следующих кварталах. Поскольку норма ПР зависит от затрат на оплату труда, а такие затраты учитывают нарастающим итогом с начала года, в следующем квартале сумма выплаченной зарплаты станет больше. Это означает, что увеличится норматив представительских расходов.

Если не учтенные в прошлом квартале ПР уложатся в новый норматив, то получится принять к вычету и входной НДС с превышения прошлого квартала. А вот если на конец года останутся сверхлимитные представительские расходы, то принять к вычету НДС по ним не получится.

УСН

Плательщикам на упрощенной системе налогообложения учесть ПР нельзя. Таких затрат нет в перечне расходов на упрощенке с объектом «Доходы минус расходы» (п. 1 ст. 346.16 НК РФ, Письмо Минфина № 03-11-11/16982 от 23.03.2017). На УСН с объектом «Доходы» учесть ПР тоже не получится (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Документальное оформление представительских расходов

Чтобы принять ПР к учету, надо оформить документы для подтверждения цели официального мероприятия или деловой встречи. Обычно по представительским затратам оформляют:

• приказ или распоряжение руководителя о проведении мероприятия в представительских целях;
• программу встречи;
• смету представительских расходов;
• отчет о представительских затратах.

Авансовый отчет о представительских расходах

Расходование средств на представительские цели подтверждает отчет — о мероприятии или авансовый отчет, если проводили затраты через подотчетное лицо.

Отчет о представительских расходах. Такой отчет о мероприятии составляют по форме собственной разработки: ее надо закрепить в учетной политике. Кроме отчета составляют приказ и смету затрат (Письмо Минфина № 03-03-Р3/16288 от 10.04.2014).

В отчете о ПР укажите:

• дату и место мероприятия;
• цель встречи;
• результаты, которые достигли по итогам мероприятия, например, номера и даты заключенных контрактов;
• список приглашенных лиц — организаций и их представителей, ИП, физлиц, которые пришли на встречу;
• список сотрудников вашей компании, которые участвовали в мероприятии;
• вид затрат и их сумма — информация переносится из первичных документов, которыми подтверждали издержки.

Авансовый отчет. Отчетность по ПР заполняют так же, как и любой другой авансовый отчет. Подотчетник перечисляет расходы и ссылается на первичные документы, по которым прошли затраты. Обычно авансовый отчет заполняют по унифицированной форме № АО-1, но компания вправе использовать форму собственной разработки (постановление Госкомстата № 55 от 01.08.2001).

В форме АО-1 подотчетники заполняют графы 1–6 на оборотной стороне. А графы 7–9 и лицевая сторона предназначены для бухгалтера.

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Но одним авансовым отчетом не обойтись. К нему надо приложить все, что подтверждает расходы на обслуживание:

• гостей делового приема;
• участников совета директоров.

Смотрите в таблице, чем можно подтвердить ПР.

Еще по теме: как составить отчет о расходах подотчетного лица по форме 0504520

Приказ (положение) о представительских расходах

Чтобы подтвердить расходы, обязательно подготовьте приказ. То есть руководитель сначала распоряжается о проведении официального мероприятия и определяет дату, время, место проведения, списки организаторов и участников, а только потом утверждает затраты.

Распоряжение об официальном мероприятии составляют в свободной форме, но ее надо закрепить в учетной политике. Вот как составить такой приказ:

1. Укажите название организации и ее реквизиты — адрес, ИНН и КПП, ОГРН, контактный телефон.
2. Озаглавьте документ — приказ или распоряжение об организации официального мероприятия, деловой встречи, презентации, конференции.
3. Укажите цель мероприятия — дальнейшее сотрудничество: установление новых контактов, привлечение потенциальных партнеров, заключение договоров и пр.
4. Определить величину ПР на мероприятие. Установить нормы расходования средств на представительское мероприятие. К примеру, напишите так: проведение официального приема — до 3500 рублей на одного человека, транспортное обслуживание — до 1500 рублей на одного человека, оплата услуг приглашенного переводчика из расчета 1 переводчик на 5 человек (в час) — до 2000 рублей.
5. Утвердить список сотрудников, которые несут ответственность за деловую встречу, и обозначить для них конкретный список задач.
6. Перечислить документы, которые надо представить для подтверждения ПР. Обычно это программа мероприятия, смета на проведение встречи, акт о затратах с приложением первички.
7. Подписать приказ у руководителя. Передать на ознакомление всем ответственным сотрудникам, которых указали в распоряжении: каждый из них ставит подпись и дату.

Положение о представительских расходах составлять необязательно. Но если компания хочет регламентировать порядок учета ПР, то она выпускает локальный норматив. Унифицированной формы положения нет: разработайте его самостоятельно.

Обычно в положении о ПР отражают:

• общие задачи и условия, терминологию и понятия, которые используются в нормативном акте;
• целевое назначение таких затрат;
• перечень представительских расходов: что относится и что не относится к ПР (ориентируйтесь на п. 2 ст. 264 НК РФ);
• нормирование: лимиты по ПР;
• документальное оформление затрат: какие документы надо оформить для подтверждения и в какой срок их предоставить;
• отчетность по ПР: отчеты по результатам делового мероприятия, авансовые отчеты;
• список ответственных лиц, которые отвечают в компании за организацию мероприятий и за учет ПР: заместитель директора, профильные специалисты, бухгалтерия.

Поскольку в положении перечислены подтверждающие документы по ПР, вы сможете утвердить их формы в локальном нормативе. Но эти же документы надо закреплять и в учетной политике: если сделайте положение о ПР приложением к вашей политике, то это не станет нарушением и уменьшит количество работы.

Смета представительских расходов

В смете ПР прописывают перечни организаторов и участников, которые обязаны прийти на официальное мероприятие. Здесь же приводятся списки гостей, которых пригласили на деловую встречу. И обязательно перечисляют представительские расходы, которые запланировали на мероприятие, и расчет сумм ПР.

Единой формы сметы тоже нет — разработайте ее сами. Вот как составить смету:

1. Подготовьте место для визы руководителя. Напишите «Утверждаю», ФИО, должность, место для подписи директора и даты утверждения.
2. Озаглавьте документ. Стандартное название — смета представительских расходов на __________ (название встречи). Например, на встречу делегации торговых представителей, на организацию и проведение переговоров.
3. Определите, сколько участников планируется на мероприятии. Учитывайте всех: ваших сотрудников и привлеченных организаторов, партнеров и потенциальных контрагентов, других гостей.
4. Приведите перечень затрат. Удобнее это сделать в таблице. В одной колонке напишите название ПР, в другой — их плановый размер. Просуммируйте издержки и подведите итог.
5. Укажите, кто составил смету. Подпишите расчет у руководства и всех ответственных лиц.

Акт о списании представительских расходов

Отчет о представительских расходах фиксирует официальные встречи с представителями контрагентов и их результат. А в акте о списании ПР приводятся статьи и сумма затрат на основании п. 2 ст. 264 НК РФ. Акт составляют за определенный период, форма документа свободная.

Формирует акт о списании ПР специальная комиссия. В нее входят организаторы официальной встречи: состав утверждает руководитель отдельным распоряжением. После информации о списанных представительских расходах (обычно ее приводят в таблице) все члены комиссии ставят подписи и указывают дату подписания.

Особенности представительских расходов у ИП

Индивидуальные предприниматели учитывают ПР с учетом выбранной системы налогообложения. ИП на общей системе не платят налог на прибыль — ПР не понадобятся предпринимателю для целей прибыльного налогообложения.

Воспользуйтесь калькулятором НДС:

Калькулятор НДС

А вот входной НДС предприниматели на ОСНО учитывают. И здесь важно наличие или отсутствие работников у ИП. Поскольку представительские расходы нормируются (4 % от расходов на оплату труда), если у предпринимателя нет сотрудников и зарплаты, то и лимит по ПР нулевой. Если же сотрудники есть, то ИП рассчитывает норму по расходам на зарплату с учетом применяемого метода — кассового или начисления.

Если предприниматель работает на упрощенной или патентной системе налогообложения, то учесть представительские расходы он не сможет. Их нет в списке затрат, на которые разрешают уменьшить облагаемую базу для расчета налога.