Номенклатура дел: сроки хранения документов
Сроки хранения документов по номенклатуре дел — это периоды от их создания до утилизации, утвержденные нормативными актами. Варьируются от 3 до 75 лет, а некоторые виды документации хранятся бессрочно.
Номенклатура дел в организациях позволяет систематизировать все накопившиеся в процессе работы дела. При ее составлении необходимо руководствоваться различными нормативными актами. Рассмотрим, что включает в себя номенклатура дел на 2024 год с новыми сроками хранения.
Определение понятия «номенклатура дел» содержится в пункте 3.4.1 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002. Это определено как систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием периода их содержания.
Законодательное регулирование
Правила содержания документации сформулированы в трех основных нормативных актах:
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации».
- «Основные правила работы архивов организаций» (одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002).
- Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, утверждающий правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов (в том числе подробную таблицу со списком дел и сроками содержания).
Правила формирования номенклатуры
Номенклатура дел (НД) утверждается еще на начальном этапе функционирования предприятия руководителем после проверки ЭПК. Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел — это экспертно-проверочная комиссия; с ней согласовывается сформированный документ. Когда НД утверждена, приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и содержание дел. Все его функциональные обязанности оговариваются в должностной инструкции. Чаще всего номенклатура дел отдела кадров на 2024 год (с новыми сроками хранения) ведется специалистом кадрового отдела.
Документация, образующаяся в организации в ходе ее деятельности, формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. На обложке дела следует указывать следующую информацию:
- наименование организации и структурного подразделения;
- номер дела в соответствии с утвержденными правилами;
- заголовок;
- срок хранения.
При этом в папку вшиваются только оригиналы исполненных и оформленных бланков, которые изданы в одном календарном годовом периоде. Бумаги подшиваются по номерам и в хронологическом порядке. Когда в деле накапливается 250 листов или его толщина превышает 4 см, создается второй том. Период содержания номенклатуры дел в организации (а затем в архиве) — 75 лет, поскольку она является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.
По теме: что такое документы постоянного хранения
Периоды содержания документации по НД
Федеральным законом от 18.06.2017 № 127-ФЗ в закон «Об архивном деле» были внесены изменения относительно сроков содержания документации. Как изменился срок хранения документов в организации в 2024 году, таблица представлена ниже.
|
Было |
Стало |
|---|---|
|
Статья 22 ФЗ № 125-ФЗ. |
Статья 22.1 ФЗ 3 125-ФЗ. |
|
Срок хранения документов по личному |
1. Документы по личному составу, завершенные до 01.01.2003, — 75 л. (За исключением той документации, для которой в перечне (приказ № 558) установлен иной период содержания.) |
Кроме того, ФЗ № 127-ФЗ внес уточнение, касающееся вопроса, когда начинать отсчет сохранения документации. Ответ содержится в новой статье 21.1: с 1 января года, следующего за годом завершения документа.
Сроки хранения кадровых документов в организации в 2024 году, таблица:
| Период | Наименование |
|---|---|
| 1 г. |
|
| 3 г. |
|
| 5 л. |
|
| 50 л. (до востребования) |
|
| 75 л. | |
| Постоянно |
|
Также по теме:
Административная ответственность
За несоблюдение правил формирования и содержания документации предусмотрена административная и гражданско-правовая ответственность. В зависимости от серьезности нарушения, наказание: предупреждение, штраф или дисквалификация. Этот вопрос регламентируют статьи 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ.