Правила и порядок оформления командировки

Что такое командировка

Командировка — это рабочая поездка по распоряжению директора для выполнения должностных обязанностей в течение оговоренного срока вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

То есть для неё характерны признаки:

• воля работодателя, которая оформляется приказом;
• выполнение работы не в месте основного трудоустройства сотрудником, находящимся в штате;
• работник выполняет конкретное задание;
• поездка продолжается в течение установленного срока.

Кого отправить в командировку не получится

Не всех работников руководитель вправе обязать отправиться в служебную поездку. Законодательство определяет категории граждан, которых нельзя командировать:

Лица, которых направить в служебную поездку допускается только с их письменного согласия, должны быть ознакомлены письменно с правом отказаться от командировки. Нарушением трудовой дисциплины такой отказ не является, уволить или привлечь к другой дисциплинарной ответственности за него нельзя.

Как рассчитать срок командировки

Срок поездки зависит от сложности и объема поручения, устанавливается работодателем. Период исчисляется от дня отъезда работника до его возвращения (п. 4 постановления Правительства РФ № 749 от 13.10.2008):

• день отъезда — дата отправления транспорта (автобус, поезд, самолет), на котором уезжает командированный;
• день возвращения — дата прибытия транспорта в постоянное место работы.

Даже при позднем отправлении (например, в 23.55) текущие сутки засчитаются полностью (24 часа, а не пять минут).

Фактический срок пребывания в командировке устанавливается по проездным документам или на основании служебной записки (путевого листа) при использовании рабочего или личного транспорта (п. 7 постановления Правительства РФ № 749).

Может пригодиться: как оформить служебную записку на командировку

Порядок и правила оформления командировки

Оформление поездки состоит из этапов.

Шаг 1

Принятие решения о необходимости отправиться в командировку. Оно принимается руководителем самостоятельно либо на основании обращения работника или его непосредственного начальника.

На заметку: как сформулировать цель командировки

Шаг 2

Издание приказа о командировке.

Подробнее: как составить приказ о направлении работника в командировку

Документ содержит информацию:

• название организации-работодателя;
• номер, дату составления;
• сведения о работнике: ФИО, должность и структурное подразделение;
• пункт назначения (указывается страна, город, название и адрес принимающей организации);
• срок поездки (количество календарных дней, период);
• цель;
• источник финансирования;
• основание;
• подпись руководителя;
• подпись работника, дата ознакомления с распоряжением.

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Шаг 3

Покупка билетов и бронирование жилья.

Кто занимается заказом — сам командированный или уполномоченный работник отдела кадров или бухгалтерии, может определяться локальным актом, таким, как положение о командировках.

Может пригодиться: как составить положение о командировках

Как отразить командировку в табеле учета рабочего времени

Минтруд в Письме № 14-2-291 от 14.02.2023 разъясняет, что дни командировки, в том числе выпадающие на выходные, отмечаются в табеле. Для отображения используют коды:

• К или 06 — для обозначения дня нахождения в командировке, количество часов не прописывается;
• К/РВ или 06/03 — если сотрудник работал в день, который по основной работе является для него выходным. Указывать количество рабочих часов требуется в случае, если работодатель распоряжался о конкретной продолжительности рабочего дня.

Подробнее: какие условные обозначения используются при заполнении табеля учета рабочего времени

Пример табеля с отметкой о командировке:

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Можно ли продлить или перенести командировку

Трудовое законодательство такого запрета не содержит. Изменение может произойти по различным причинам:

• болезнь работника;
• перенос даты переговоров, судебного заседания;
• чрезвычайные ситуации, ухудшение погодных условий и т.д.

О продлении или переносе служебной поездки издают приказ в свободной форме. В документе прописывают актуальные даты, знакомят с ними работника. Если гражданин уже находится в поездке, то ознакомиться с новым распоряжением допустимо в электронной форме (по e-mail или в мессенджере). После возвращения сотрудник распишется в бумажной версии документа.

Кроме продления и переноса, служебный выезд можно отменить, если отпала его актуальность. В таком случае издают приказ об отмене предыдущего распоряжения целиком, с которым сотрудник знакомится под роспись.

Как оплачивается командировка

Командированному выплачивается не заработная плата, а средний заработок за время:

• нахождения в месте исполнения обязанностей вне работы;
• проведенное в дороге;
• вынужденной остановки (из-за погодных условий, изменения графика проезда и т.п.).

Выплата равна среднему дневному заработку, умноженному на количество дней поездки.

Порядок расчета средней дневной зарплаты закреплен в ст. 139 ТК РФ, постановлении Правительства РФ № 922 от 24.12.2007. Она исчисляется путем деления фактически начисленной заработной платы за отработанные в отчетном периоде дни на количество отработанных дней (п. 9 постановления № 922).

Как оплачиваются дополнительные расходы на командировку

Поскольку человек находится вне места своего жительства, у него появляются дополнительные траты.

Работнику до отъезда выдается денежная сумма (аванс) на подобные расходы (п. 10 постановления № 749).

Работодатель компенсирует (ст. 168 ТК РФ):

1. Плату за проезд до места командировки и обратно. Подтверждающими документами являются билеты, посадочные талоны и квитанции.

2. Наём жилья (номера в гостинице или квартиры). Подтверждает оплату помещения договор найма, кассовый чек или расписка в получении денег, акт об оказании услуг.

3. Суточные — суммы расходов, связанных с проживанием не дома (ежедневное питание, передвижение в пределах населенного пункта). Их размер определяется:

• для сотрудников федеральных государственных органов и учреждений — соответствующими постановлениями Правительства РФ;
• для работников государственных органов и учреждений субъектов РФ, муниципальных учреждений — нормативными актами органов государственной власти конкретного субъекта России или муниципального образования;
• у остальных работодателей — коллективным договором или иным локальным актом (например, положением о командировках).

Если командированный имеет возможность каждый день возвращаться домой, то суточные ему не положены. Вопрос о целесообразности ежедневного возврата решается с руководителем. Учитывается дальность расстояния, условия транспортного сообщения, особенности выполняемого задания и необходимость сотрудника в отдыхе.

Подробнее: как рассчитать и оформить суточные в командировку

4. Иные расходы, которые произведены с разрешения работодателя или с его ведома. Например, это:

• при направлении за границу — траты на изготовление загранпаспорта, визы, покупку медицинской страховки;
• мобильная связь, оплата интернета.

Если руководитель решит, что расходование денежных средств необходимо и обоснованно, то компенсирует их.

После возвращения из командировки работник самое позднее, чем через три рабочих дня, предоставляет авансовый отчет об израсходованных суммах. К отчету прилагаются все документы, подтверждающие траты.

Подробнее: как составить авансовый отчет о командировке

Как оплатить командировку в выходной день

Если командированный в выходной отдыхал, то такой день не оплачивается.

Как разъясняет Минтруд в Письме № 14-1/ООГ-1110 от 21.02.2020, в случае выполнения работы или нахождения в пути в выходной день работнику за него производится оплата в порядке, установленном ст. 153 ТК РФ:

• не менее чем в двойном размере;
• в одинарном размере, но с предоставлением другого дня для отдыха.

Что делать, если сотрудник заболел в командировке

За период болезни командированному выплачивается не средний заработок, а пособие по временной нетрудоспособности (п. 25 постановления № 749). Для его назначения и выплаты гражданин предъявляет больничный лист. Размеры пособия, как и при обычной работе, зависят от стажа:

Помимо пособия по нетрудоспособности, работнику возмещаются:

• расходы по найму жилья (кроме случаев лечения в стационаре);
• суточные — до выздоровления и восстановления способности продолжить выполнять поручение или вернуться в место постоянного жительства.

Особенности оформления однодневной командировки

При однодневной командировке (например, необходимости выехать в соседний город для участия в судебном заседании в качестве истца или ответчика) поездка оформляется аналогично. То есть издается приказ о командировании конкретного сотрудника, приобретаются проездные документы.

В случае однодневной служебной поездки не бронируется жилое помещение, так как человек вернется в место жительства в тот же день.

Выплата суточных при такой командировке имеет особенности:

• если поездка по России, то суточные не платят;
• если работник выезжает за границу (в иностранное государство) и в тот же день возвращается обратно, то ему оплатят суточные в размере 50 % от установленной в организации нормы, в иностранной валюте.

За однодневную служебную поездку сотрудник получит средний заработок, ему возместят плату за проезд.