Как ИП сдать налоговую декларацию

Открытие бизнеса влечет за собой не только различные риски, но и обязанности платить налоги и отчитываться о доходах перед органами ФНС России. И первый вопрос, который волнует каждого индивидуального предпринимателя, — как подавать декларацию ИП в налоговую инспекцию, чтобы не пришлось ничего переделывать. И даже простые налоговые режимы требуют внимательного отношения к вопросу заполнения и подачи этих документов. Предлагаем детально ознакомиться со способами составления, проверки и отправки деклараций и выбрать наиболее подходящий и удобный.

Налоговая декларация ИП: виды, сроки, способы сдачи

Каждый индивидуальный предприниматель в той или иной степени озабочен вопросом своевременной сдачи налоговой отчетности. Чтобы взаимодействие с налоговиками проходило гладко, без ошибок, просрочек и претензий ИФНС, предпринимателю необходимо досконально разобраться в этих вопросах.

ИП отчитываются раз в год в сроки, установленные законом. В декларации включают данные за минувший год.

Важно правильно организовать процесс: что-то проще сделать самому, а некоторые функции, в том числе заполнение налоговой декларации ИП, разумнее передать на аутсорсинг, чтобы сэкономить время и деньги.

Для сведения: какие налоговые отчеты сдает ИП

Какие виды деклараций и в какие сроки подают индивидуальные предприниматели

Все зависит от того, какую систему налогообложения применяет предприниматель. Для простоты восприятия отразим эту информацию в виде таблицы:

Подробнее: системы налогообложения для ИП

Если разбираться в форматах, как ИП подают декларацию УСН на бумаге или через интернет, то все зависит от вида налогоплательщика. Так, обязанность подавать отчетность исключительно онлайн установлена для следующих категорий:

• всех, кто является плательщиком НДС;
• налогоплательщиков со среднесписочной численностью работников более 100 человек или вновь созданных организаций, где трудится более 100 работников;
• крупнейших налогоплательщиков независимо от численности работников.

ИП не являются крупнейшими налогоплательщиками, и ситуации со 100 сотрудниками — тоже редкость. Чаще всего предприниматели сдают отчетность (кроме декларации по НДС) на бумаге, посещая ИФНС, отправляют ее почтой или формируют в электронном виде.

Подробнее: как ИП заполнить налоговую декларацию по УСН

Как ИП заполняют налоговые декларации: электронно или на бумаге

На бумаге

Самый «неудобный» вариант — заполнить от руки печатный бланк. Но для декларации по НДС это невозможно, а в остальных случаях велика вероятность ошибки, к тому же некоторые параметры придется просчитывать вручную.

Проще воспользоваться электронными программами: сформировать файл отчетности и сохранить его в формате «для печати» (если планируете подать документ на бумаге) или в формате «для отправки» (если будете отправлять по интернету).

Бесплатные программы для электронной отчетности

Первый вариант: установить с сайта ФНС бесплатную программу «Налогоплательщик» и сдать декларацию по УСН на сайте налогового органа, заверив ее квалифицированной электронной подписью. Сделать это самостоятельно непросто, поскольку придется отслеживать и самостоятельно устанавливать обновления, самостоятельно оформлять электронную подпись. Преимущество программы в том, что она бесплатная.

Второй вариант: воспользоваться профессиональными онлайн-сервисами, предоставляющими время от времени бесплатный промо-доступ к своим услугам. Приведем краткий обзор наиболее популярных:

• программа «Контур.Экстерн». Программа позволяет заполнить декларации по УСН, НДС, ЕСХН. Время от времени разработчики дают возможность использовать пробный бесплатный режим на 1–3 месяца;
• онлайн-бухгалтерия «Мое дело». В ней предприниматель сможет заполнять декларации по системам налогообложения УСН и ОСНО. Бесплатный режим с полным функционалом составляет 3 дня.

Как отправить декларацию

Отчетность предоставляют в налоговую инспекцию тремя способами:

• по интернету;
• почтой;
• лично.

Отправка в электронном формате

Первое — переведите файл в нужный формат. ФНС принимает отчетность в формате xml. Если ваша отчетность сформирована в формате Excel, то придется перевести файл в xml. Нужно разбираться в особых функциях Excel.

Если отчетность сформирована в PDF-формате, то воспользуйтесь онлайн-конвертером файлов из PDF в Excel. Затем файл Excel сохраните в формате xml через функцию «Сохранить как».

Но, чтобы избежать ошибок при сохранении файла в нужном формате, изначально формируйте его в специально предназначенной для этого программе.

Следующий вопрос: через что можно сдать декларацию УСН по ИП в интернете? Для этого есть несколько способов.

По теме: как подать документы в ФНС в электронном виде

Бесплатно через сайт ФНС

Мы подготовили пошаговую инструкцию, как сдать декларацию ИП через личный кабинет налогоплательщика по УСН в 2024 году, чтобы вы знали, с чего начать.

1. Получить ключ электронной цифровой подписи в одном из аккредитованных центров, перечисленных на сайте Минкомсвязи.
2. Получить идентификатор абонента, воспользовавшись соответствующим разделом.
3. Установить специальное программное обеспечение и сертификаты.
4. Установить криптозащиту.

Предложенные ФНС программы иногда работают некорректно и выдают ошибки, к тому же не все умеют их правильно устанавливать. Кроме того, обязательно следите за обновлением программного обеспечения и подгружайте их с портала налоговой службы.

Профессиональные сервисы

Чтобы не тратить время на установку и обновления ПО с сайта налоговой и не зависеть от промо-акций онлайн-сервисов, специалисты рекомендуют установить профессиональную бухгалтерскую программу, где всегда есть функция формирования налоговой отчетности.

Наиболее известная и популярная — это 1С:Бухгалтерия. Но есть и другие программы для ведения бухгалтерии и сдачи налоговой отчетности. Из отечественных это «Галактика» и «Парус», обе существуют на рынке более 20 лет.

Большинство ИП не нуждается в том объеме функций, которые предлагают эти программы. Стоимость установки и обслуживания для предпринимателей является обременительной. Программы бухучета больше по карману крупным и средним компаниям. Есть более гибкие современные программы для бухгалтерской и налоговой отчетности, ориентированные как раз на малые предприятия и индивидуальных предпринимателей: «Мое дело», «Контур.Экстерн» и некоторые другие, которые позволяют не только самостоятельно сдать онлайн декларацию в налоговую ИП на УСН, но и вести учет в выбранном объеме и формировать другую отчетность.

Поэтому более внимательно стоит присмотреться к онлайн-сервисам по заполнению отчетности.

Приведем небольшую таблицу, которая поможет сориентироваться при выборе:

* Расценки могут меняться и не являются офертой. Точную стоимость уточняйте непосредственно у оператора сервиса!

Через оператора электронного документооборота

Операторы ЭДО — это специализированные компании, которые предоставляют сервисы не только по формированию отчетности, но и по ее отправке в налоговые органы по защищенным каналам связи с использованием электронной цифровой подписи. Чтобы начать подготовку файла отчетности для отправки в ФНС ИП на УСН или ином режиме, потребуется заключить договор с оператором ЭДО, подключиться к его сервису, получить ЭЦП и уведомить свою ИФНС о сдаче отчетности в электронном виде.

Как выбрать оператора ЭДО

Необходимо убедиться, что организация находится в официальном списке операторов электронной отчетности. Список действующих операторов смотрите на сайте ФНС.

Другой очень важный момент — простота интерфейса сервиса ЭДО. Если придется устанавливать сложные программы на компьютер, то нужно обучаться работе в них, это создаст дополнительные трудности. Третий решающий фактор — это вопрос соотношения цены и качества.

Как проверить декларацию

Итак, вы разобрались, что нужно для сдачи декларации в налоговую для ИП в электронном виде, и подготовили документ. Важным этапом перед отправкой является проверка (тестирование) отчетности. Это необходимо сделать по следующим причинам:

• данные, предоставляемые в налоговый орган, должны быть достоверны;
• неправильно заполненный документ не примут, что приведет к нарушению срока предоставления отчетности.

Какими способами проверяют декларацию

Наиболее популярный способ — проверить данные бесплатно онлайн. Для этого придется пройти процедуру регистрации на сайтах сервисов, предоставляющих услуги по формированию и отправке отчетности. В качестве примера приведем работу сервиса «Контур.Экстерн», который дает полноценную расшифровку ошибок в отчетности простым «человеческим» языком. Например:

• ошибка: Элемент: ФайлДокумент Ошибка: «» нарушает ограничение minLength для «8». Не удалось проанализировать атрибут «ОКТМО» со значением «». Подсказка: проверьте правильность заполнения кода ОКТМО. Он состоит из 8 или 11 символов;
• ошибка: Элемент: ФайлДокументНДФЛ6ДохНал Ошибка: «» нарушает ограничение length для «10». Не удалось проанализировать атрибут «СрокПрчслНал» со значением «». Подсказка: «Срок перечисления налога» (раздел 2) следует указать в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• ошибка: Поле: Несоответствие: отсутствует необходимый атрибут «RATE_MIS». Подсказка: не заполнено поле «Размер страхового тарифа в соответствии с классом профессионального риска (%)» (таблица 6, строка 5).

Другие сервисы работают по аналогичной схеме, но формулировки у всех разные, так что тестируйте и выбирайте наиболее удобный для себя вариант.

Отправка по почте

Для этого вам потребуется распечатать декларацию на бумаге, подписать ее и поставить печать (если она есть), заполнить два экземпляра описи вложений и надписать конверт (адрес ИФНС и адрес отправителя). Незапечатанный конверт с декларацией и двумя экземплярами описи отнесите на почту. Сотрудник отделения поставит печать и подпись на втором экземпляре описи и выдаст квитанцию об оплате, на которой указан идентификатор отправки. Храните эти документы на тот случай, если налоговики будут утверждать, что не получали ваши документы.

Сдача документов лично

Вам понадобятся два бумажных экземпляра декларации (с подписью и печатью, если есть) и паспорт или доверенность от ИП на предоставление отчетности, если отчетность подает представитель. Скорее всего, придется отстоять очередь в инспекции, особенно длинную, если подаете распечатку деклараций с личного кабинета налогоплательщика ИП в последние дни. Вручите инспектору оба экземпляра. Один экземпляр инспектор вернет вам с отметкой (дата и подпись инспектора) о приемке.

Ответственность ИП

За несвоевременное предоставление налоговой отчетности индивидуальному предпринимателю назначат административный штраф: 5 % от неуплаченной суммы налога за каждый месяц просрочки, но не более 30 % от недоплаченного налога и не менее 1000 рублей.

Читайте также: другие материалы раздела «Индивидуальный предприниматель»