Как ознакомить работников с документами под подпись

С какими документами работники должны быть ознакомлены под подпись

Трудовой кодекс прописывает, что работодатель обязан ознакомить работников с различными внутренними нормативными документами, связанными с его трудовой деятельностью (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ). В качестве подтверждения, что он с ними ознакомился, работник ставит подпись.

Еще на стадии оформления при трудоустройстве, пока нанимаемый сотрудник не поставил подпись на трудовом соглашении, руководство фирмы дает ему прочитать документы, связанные с его работой. Если все понятно, он их подписывает (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

К таким документам относятся:

• правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
• коллективный договор;
• приказ о приеме на работу;
• должностная инструкция;
• карта специальной оценки условий труда (СОУТ);
• другие ЛНА, которые относятся к выполнению должностных обязанностей.

В ТК РФ предусмотрены и другая документация, с которой работнику надо ознакомиться и поставить подпись: с графиком отпусков, приказом о предоставлении отпуска (ст. 123); актами о дисциплинарном взыскании (ст. 193); приказом об увольнении (ст. 84.1); Положением о работе с персональными данными (п. 8 ст. 86) и др.

На практике таких документов еще больше, чем перечислено в Трудовом кодексе. Знакомить требуется с документами, которые появляются в процессе работы и относятся к работе конкретных трудящихся. Например, с приказами по основной деятельности (которые регулируют работу фирмы), и по личному составу (которые регулируют кадровый учет и взаимоотношения руководства с подчиненными).

Способы ознакомить работников с документами под подпись

В законе не прописано, где работник обязан поставить автограф после прочтения акта или приказа. На практике обычно используют три способа, когда работник ставит подпись:

1. непосредственно на распоряжении, акте, инструкции, уведомлении;
2. на листе ознакомления – его прикрепляют к основной части акта, положения, инструкции;
3. в специальных журналах – в них перечисляют многочисленные локальные нормативные акты, с которыми знакомят сотрудников фирмы. Такой способ удобен, поскольку журналы составляют не для одного, а сразу для нескольких документов.

Первый способ – самый простой. Это удобно если документ изложен кратко и касается одного или нескольких работников. Обычно внизу документа оставляют специальную строку о том, что с ним ознакомлены конкретные сотрудники. Если приказ касается одного работника, то он один и ставит подпись, что ознакомился с поручениями и ему все понятно.

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Другая ситуация, когда руководитель в приказе дал поручение одному работнику, еще одно – другому и назначил ответственное лицо, которому поручил контроль за исполнением распоряжения. Тогда расписаться под ним необходимо всем троим.

Иногда с инструкцией, положением или другим ЛНА, изданным руководством фирмы, надо ознакомить целое подразделение или весь коллектив предприятия. В такой ситуации ответственность за ознакомление подчиненных с этим актом руководитель возлагает на одного ответственного сотрудника, например, на секретаря или кадровика. Тогда в распоряжении расписывается только ответственный сотрудник, а затем он составляет лист ознакомления. На нем собирает подписи у всех остальных, что означает, что подчиненные инструкцию прочитали, поняли и согласны.

Порядок ознакомления сотрудников под подпись

Это интересно: где написано, что такое «под роспись» и «под подпись»?

Обычно во всех сферах, где издают документацию, касающуюся интересов конкретных лиц, требуется соблюдать порядок ознакомления. Это необходимо, чтобы подтвердить, что они ознакомились с содержанием и усвоили требования, правила или поручения.

Чтобы соблюсти порядок ознакомления сотрудников, надо:

• составить акт в надлежащем виде (на бумаге или в электронной форме), в доступном для чтения шрифте;
• обеспечить возможность прочитать документацию (передав ее лично в руки или прислать по системе ЭДО электронный вариант);
• оформить документ специальным грифом для подтверждения факта ознакомления.

Порядок ознакомления зависит от документа и выбранного способа. Если ознакомить надо одного сотрудника, то сразу пишут его фамилию, рядом с которой он только расписывается и ставит дату. Если автографы надо собрать в листе ознакомления, то здесь каждый пишет фамилию, должность и дату собственноручно.

В стандартном порядке, как я отмечала выше, работодатель дает ознакомиться сотрудникам с локальными актами еще до того, как заключили трудовое соглашение, а с остальными – когда уже приняли их на работу и в процессе деятельности. Но такой порядок соблюдают не все. И часто только при спорах выясняется, что сотрудник не поставил подпись на акте. И чтобы как-то выкрутиться из сложившейся ситуации, руководство начинает знакомить персонал с ЛНА «задним числом». Это незаконно и грозит административной ответственностью.

Как ознакомить персонал под подпись с электронными документами

Если у работодателя трудятся дистанционные работники, то их приходится ознакомить с актами в электронном формате через систему электронного документооборота (ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ, ст. 6 ФЗ № 63 от 06.04.2011). Для этого работодателю и работнику надо выпустить электронную подпись. Но работодателю обязательно усиленную квалифицированную (УКЭП), а сотрудникам допустимо и неквалифицированную подпись.

Прежде чем перейти на электронный формат документооборота, необходимо разработать два положения — о переходе на ЭДО и о порядке его ведения. В этих ЛНА надо прописать все нюансы:

• укажите информационную систему собираетесь использовать;
• как организовать доступ подчиненных к ней;
• в какие сроки уведомлять сотрудников о необходимости подписания;
• на какие акты и сотрудников распространяется ЭДО;
• в какие сроки подписывать.

Еще по теме: можно ли ознакомить дистанционных работников с ЛНА по электронной почте?

Часто задаваемые вопросы об ознакомлении работников с документами под подпись