Инструкция: составляем опись дел

Суть и назначение описи дел

Это особая форма документа, которая составляется при передаче документации из одного отдела в другой. Например, при передаче папок в архивный отдел придется составить этот документ. Это будет специальная форма перечня, в котором поименованы все виды документации, передаваемой из одного отдела в другой либо от одного должностного лица другому. Ключевое назначение — организация порядка в учете документации и обеспечение оперативного поиска нужной информации.

В деятельности любого субъекта встречается неисчислимое множество различных форм, видов, бланков бумаг, без которых осуществление этой самой деятельности не представляется возможным. Всю эту документацию приходится хранить, причем довольно длительное время.

Сохранность документации в большинстве случаев возложено на специальный структурный отдел предприятия — архив. Причем передача бланков и форм в архивный отдел на ответственное хранение — это целый ритуал, который оформляют соответствующими бумагами.

Советуем прочитать: как подготовить дела к архивному хранению

Ко всем ОД составляют предисловие — это вводная часть, которая размещается в начале папки. В предисловии кратко описываются цели и задачи архивных бланков, информация о порядке ведения документации, сроках актуальности, сведения об организации.

Предисловие может включать:

1. Цель создания бумаги. Объяснение, почему была составлена данная ОД и какую функциональную нагрузку она несет.
2. Область применения. Указание, к каким делам или бумагам относится.
3. Структура ОД. Краткий обзор, как организована информация, какие разделы включает и какие критерии использовались для классификации.
4. Сведения об организации.

Показываем образец предисловия:

Такое предисловие помогает пользователям понять содержание и структуру, установить правильный контекст для дальнейшего изучения документации.

Применяемые формы описи

В зависимости от ситуации ответственному работнику придется заполнить специальный бланк. Бланки утверждены Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 для:

• внутренних документов;
• дел структурного подразделения;
• электронных документов;
• документов постоянного хранения;
• дел по личному составу;
• дел временного хранения.

Такой документ — это не просто папка с разрозненными таблицами и файлами. Форма имеет свою индивидуальную структуру, в табличную часть описи включают:

1. Наименование организации.
2. Номер фонда (если имеется), подпись его руководителя.
3. Порядковый номер ОД.
4. Год, за который передаются бумаги.
5. Реквизиты бумаг: индекс дела и его заголовок, последние даты документации.
6. Количество листов.
7. Название раздела, например, «Личные карточки».
8. Количество дел, которое внесено в ОД.
9. Срок хранения.
10. Подписи составителя и руководителя архива.

Готовый документ согласуют экспертной комиссией организации и архива.

На практике унифицированные формы используют только государственные и муниципальные организации, частные — только при передаче бумаг в государственный архив. Для внутреннего пользования документацией допустимо применять собственные бланки. Я использую форму, аналогичную бланкам Росархива, в упрощенном формате — без архивных реквизитов. Она похожа на внутреннюю ОД из приложения 5 Приказа Росархива.

Внутренняя опись документов

Это систематизированный список бумаг, находящихся на хранении в организации, учреждении или в рамках конкретного процесса работы. Она служит для учета, контроля, упрощения поиска и доступа к документам. В ней указывают:

1. Название документа.
2. Дату создания бумаг.
3. Количество листов.
4. Общее количество бумаг и листов.

Вот показываем образец:

Опись дел постоянного хранения

Такой перечень составляют в отношении бумаг, которые имеют статус хранения «Постоянно». Документ отличается от остальных форм своей структурой. В табличной части формы отсутствует графа «Срок хранения», так как этот срок указывать не имеет смысла.

Надо знать: какие документы подлежат постоянному хранению

Как и в иных формах, необходимо указать:

• название организации;
• сведения о передаваемых делах;
• количество передаваемых дел;
• подписи составителя и руководителя архива.

Представляем вам образец заполнения архивной описи постоянного хранения:

Описи по личному составу

Кадровый учет организован в каждом учреждении. Реестр бумаг по личному составу придется составить при передаче документации в архивный отдел. Форма почти не отличается от бланка для дел постоянного хранения, добавляется новый реквизит — срок хранения.

Регистрируйте личные дела в ОД в хронологическом порядке. Если в течение переписи было выявлено дело, которое должно было быть указано ранее, то допустимо внести запись с литерой, например, 100/а, но зарегистрировать его придется в самом конце документа.

Вам будет полезно узнать:

• какие документы должны храниться в личном деле работника;
• сколько хранятся личные дела работников в организации.

В нижней части ОД следует зафиксировать итоговые записи, которые отражают общее количество дел, номер первого и последнего дел. Затем информация визируется руководителем организации (структурного подразделения), ответственным исполнителем, начальником архивного отдела. Сведения об ответственных лицах отразите в следующем формате: должность, подпись, ФИО и дата.

Представляем вам образец:

Может пригодиться: как вести журнал регистрации приказов по личному составу

Часто задаваемые вопросы по теме