Как отразить в 6-НДФЛ выплаты при увольнении

Что такое отчет 6-НДФЛ: как его составить и в какие сроки сдать

Налоговые агенты, которые выплачивают доходы физическим лицам и удерживают НДФЛ, обязаны предоставлять в ИФНС по месту своего учета расчет сумм подоходного налога (ст. 230 НК РФ). С 2023 года сроки сдачи расчета изменились. Вот когда агенты отчитываются о начислениях, удержаниях и выплатах:

• за первый квартал, полугодие и 9 месяцев — до 25-го числа следующего месяца после отчетного периода;
• за год — до 25 февраля следующего года.

Если организация имеет обособленные подразделения, то она сдает отчет 6-НДФЛ по месту учета каждого обособленного подразделения в отношении доходов, выплаченных сотрудникам.

Расчет состоит из титульного листа, двух разделов и приложения. Первый раздел предназначен для отражения данных об обязательствах налогового агента. Во втором приводится расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм НДФЛ. А приложение заполняют только к расчету по итогам года — в отчете за 4-й квартал. Это бывшая отчетность 2-НДФЛ, которая теперь входит в состав расчета сумм подоходного налога. В качестве приложения формируют справки о доходах и суммах налога физлица по каждому получателю вознаграждения в отчетном году.

Помимо срока сдачи отчетности, есть и другие изменения по НДФЛ. С 2023 года подоходный налог платят в составе единого налогового платежа. Это повлияло на сроки оплаты. Кроме того, изменился порядок удержания НДФЛ: налог с доходов в денежной форме теперь удерживают при фактической выплате дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ). Это день, когда агент выплачивает или перечисляет деньги физлицу или по его указанию третьим лицам.

Подробнее: как произвести уплату ЕНП

Перечислять удержанный НДФЛ надо не сразу, а в определенные даты. День платежа зависит от периода удержания подоходного налога (п. 6 ст. 226 НК РФ):

• если удержали НДФЛ за период с 23-го числа прошлого месяца по 22-е число текущего месяца — заплатите до 28-го числа текущего месяца;
• если удержали НДФЛ за период с 1 по 22 января — заплатите до 28 января;
• если удержали НДФЛ за период с 23 по 31 декабря — заплатите в последний рабочий день года.

Для сведения: как заполнить декларацию 6-НДФЛ

Какие выплаты положены при расторжении трудового договора

Перечень выплат при увольнении зависит от его причины. В любом случае сотруднику выплачиваются:

• вся оплата труда по последний день работы;
• компенсация за неиспользованный отпуск.

В случае расторжения трудового договора по сокращению, по состоянию здоровья дополнительно выплачивается выходное пособие и сохраняемый заработок на время трудоустройства. При расторжении трудового договора по соглашению сторон выплачивается выходное пособие, если это предусмотрено в трудовом соглашении.

Все расчеты с работником необходимо завершить в последний день его работы. А дата перечисления НДФЛ при увольнении в 6-НДФЛ — ближайший расчет с бюджетом в соответствии с периодом удержания (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Подробнее: о сроках расчета и выплатах при увольнении

Какие выплаты отражаем в отчете

Так как полный расчет с работником производится в последний день работы, то он является датой фактического получения дохода. Специалисты ФНС разъясняют, как в 6-НДФЛ отразить увольнение сотрудника, — в расчете показывают только выплаты, подлежащие обложению подоходным налогом:

• оплата труда;
• компенсация за неиспользованный отпуск.

Выходное пособие, выплачиваемое при сокращении штата, ликвидации организации и в иных установленных законодательством случаях, не облагается НДФЛ. Следовательно, выходное пособие в пределах необлагаемых размеров не включают в расчет (п. 1 ст. 217 НК РФ, письма ФНС № БС-4-11/6839@ от 11.04.2019, № БС-4-11/4901 от 23.03.2016). Выплачиваемое выходное пособие при увольнении по соглашению сторон облагается сверх трехмесячного среднего заработка. Это превышение и налог с него включают в отчет. В ФНС давали разъяснения по заполнению прошлой формы отчета, но в части отражения увольнительных выплат они все еще актуальны.

Как отразить увольнение в середине месяца

Приведем пример заполнения 6-НДФЛ при увольнении сотрудника в середине месяца для ООО «Ppt.ru».

Работник Иванов И.И. уволился в январе. В последний рабочий день — 20 января — ему заплатили:

• зарплату за январь — 68 636,36 руб.;
• компенсацию отпускных — 50 971,87 руб.

НДФЛ с увольнительных выплат — 15 549 руб. Поскольку налог удержали в период с 1 по 22 января, заплатить в бюджет надо до 28 января.

Пошаговая инструкция, как заполнить расчет по НДФЛ:

Шаг 1. В разделе 1 отражаем (п. 3.2 Порядка заполнения 6-НДФЛ из приказа № ЕД-7-11/753@):

• в строке 020 — НДФЛ, который надо перечислить в последние три месяца отчетного периода, в том числе с выплат при увольнении;
• в строках 021–023 — НДФЛ, который надо перечислить по первому, второму и третьему срокам для этого отчетного периода;
• в строке 024 — НДФЛ по четвертому сроку перечисления за период с 23 по 31 декабря.

Строку 024 заполняют только в расчете за год.

Шаг 2. В разделе 2 обобщаем доходы, начисленные и удержанные налоги по всем работникам, в том числе и уволенным (п. 4.1–4.3 Порядка заполнения, письма ФНС № БС-4-11/4420@ от 11.04.2023, № ЗГ-3-11/3160@ от 06.03.2023). Заполняем построчно:

1. 110 — суммарный доход, которую начислили всем физлицам с начала года. Зарплату и компенсацию отпуска отражаем в полном объеме, остальные увольнительные выплаты — в сумме превышения необлагаемого лимита. Показываем доходы с начала года, дата получения которых приходится на отчетный период. Если отчитываемся за I квартал — с 1 января по 31 марта, с 1 января по 30 июня. Если подаем отчет за 9 месяцев, то учитываем доходы с 1 января по 30 сентября, если за год — с 1 января по 31 декабря.
2. 112 — суммарный доход, который с начала года начислили всем физлицам по трудовым договорам.
3. 120 — общее количество физлиц, которые получили доходы из стр. 110. Уволенные работники тоже учитываются, поскольку они получали доходы в отчетном периоде.
4. 140 — НДФЛ, который начислили со всех доходов за отчетный период.
5. 160 — общая сумма удержанного НДФЛ за весь отчетный период.

Покажем на примере, как отразить увольнение в 6-НДФЛ в 2023 году.

Отражаем зарплату за несколько месяцев

Если увольняется работник, которому заплатили зарплату за несколько месяцев, расчет заполняем аналогично: в разделе 2 показываем общую сумму дохода, а в разделе 1 проводим расчет подоходного налога. Выдачу зарплаты за фактически отработанное время, компенсации за неиспользованный отпуск, облагаемое выходное пособие показываем в фактическую дату выплаты (пп. 1 п. 1, п. 2 ст. 223 НК РФ). Эти суммы перечисляют в один день, поскольку работодателю необходимо рассчитаться с работником в его последний рабочий день (ст. 140 ТК РФ). Датой выплаты дохода является последний рабочий день, а датой перечисления НДФЛ — дата оплаты подоходного налога в соответствии с периодом удержания.

Инструкция, как заполнить 6-НДФЛ при увольнении (п. 3.1, 3.2, 4.1, 4.2 порядка заполнения):

• стр. 010 — код бюджетной классификации;
• стр. 020 — подоходный налог, который подлежит перечислению в последние три месяца отчетного периода;
• стр. 021–023 — налог, который подлежит оплате по первому, второму и третьему срокам перечисления;
• стр. 024 — удержанный налог за период с 23 по 31 декабря;
• стр. 105 — код бюджетной классификации;
• стр. 110 — суммарный доход с начала года с учетом выплат при увольнении;
• стр. 112 — доход по трудовым договорам с учетом выплат при увольнении;
• стр. 120 — количество физических лиц, которым выплатили вознаграждение;
• стр. 140 — исчисленный налог;
• стр. 160 — удержанный НДФЛ.

В расчете за год информацию о доходах уволившегося работника, в том числе его увольнительные выплаты, и его НДФЛ надо показать в справке о доходах и суммах налога физлица. Сведения о выплатах при увольнении отражают в составе обобщенных данных в разделе 2 справки и в приложении к ней.

Отражаем увольнение, если отпуск отгуляли авансом

Если сотруднику предоставлен отпуск авансом и он не отработал его на день увольнения, то с него надо удержать сумму за неотработанные дни отпуска. База по НДФЛ сотрудника в этом случае уменьшается на сумму удержания. В 6-НДФЛ показываем сумму окончательного расчета за вычетом удержания за неотработанный отпуск.

Бывают ситуации, когда окончательный расчет меньше удержания за неотработанный отпуск. С минусом отражать суммы начислений и налога в отчете нельзя. В этом случае придется подать уточненный 6-НДФЛ за период, в котором выплатили отпускные, и уменьшить сумму, начисленную к отпуску.

Отражаем отпуск с последующим увольнением

Если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением, то в отчете 6-НДФЛ показываем все выплаты по общему правилу. В разделе 1 рассчитываем налог со всех выплат — отпускных и увольнительных. В разделе 2 отражаем суммарный доход работника.

Отражаем выходное пособие сверх лимита

Правила, как отразить в 6-НДФЛ выходное пособие, приводятся в НК РФ и разъяснениях налоговиков. Необлагаемые выплаты в расчете не показываем, а облагаемые — отражаем в отчете (п. 1 ст. 217 НК РФ, письма ФНС № БС-4-11/6839@ от 11.04.2019, № БС-4-11/4901 от 23.03.2016). Подоходный налог исчисляем с суммы превышения.

Работник уволился 3 февраля 2023 г., и в день увольнения ему заплатили выходное пособие. Сумма превышения необлагаемого лимита выходного пособия — 30 000 рублей. С превышения надо начислить и удержать НДФЛ — 3900 рублей.

Еще один работник уволился 10 марта 2023 г. Ему тоже выплатили выходное пособие: сумма превышения необлагаемого лимита — 10 000 рублей. С превышения исчислили и удержали НДФЛ — 1300 рублей.

Другие выплаты и налоги не начисляли.

Отражаем выплату дивидендов

А теперь разберем, как отразить в 6-НДФЛ выплату дивидендов, если сотрудник уволился. Ставка для резидентов установлена в размере 13 %, для нерезидентов — 15 %. Порядок удержания подоходного налога для дивидендов не имеет особенностей: удержать его необходимо в день выплаты, а перечислить — вместе с ближайшей оплатой НДФЛ в бюджет.

Сведения о выплате подоходного налога по дивидендам показываем в разделе 1, в строках 021–023. В разделе 2 отражаем общую информацию по увольнительным выплатам и дивидендам:

• в стр. 110 — общую сумму выплат;
• в стр. 111 — дивиденды;
• в стр. 112 — выплаты по трудовым договорам;
• в стр. 140 — НДФЛ со всех выплат;
• в стр. 141 — НДФЛ с дивидендов.

А сумму удержанного налога по одной ставке фиксируем в стр. 160.

Пример заполнения 6-НДФЛ с выплатой дивидендов.

Сотрудник ООО «Ppt.ru» — налоговый резидент, его доходы облагаются по ставке 13 %. При увольнении ему выплатили:

• дивиденды — 100 000 руб.;
• зарплата — 50 000 руб.

Компенсация отпуска при увольнении в 6-НДФЛ — 20 000 руб.

Заполняем расчет 6-НДФЛ.

Может пригодиться: список часто встречающихся ошибок и нарушений в 6-НДФЛ