Должностная инструкция менеджера по продажам

Правила составления должностной инструкции менеджера по продажам

В Трудовом кодексе нет нормы, обязывающей работодателей разрабатывать должностные инструкции (ДИ) для менеджеров по продажам. Закон обязывает лишь раскрыть трудовую функцию в соглашении с работником (ст. 57 ТК РФ). Но ДИ конкретизирует обязанности, требования к навыкам, квалификации и трудовому опыту. Подписав должностную инструкцию, работники четко понимают, что от них требуют, что и как выполнять, как взаимодействовать с администрацией и коллегами.

В законе нет единой типовой формы документа и жестких правил по его разработке. Работодатели самостоятельно решают, какой шаблон использовать, какие разделы включить, какие обязанности и требования указать.

При разработке должностной инструкции за основу берут специализированные нормативные документы — профессиональные стандарты и квалификационные справочники. Для менеджеров по продажам используют, например, квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда № 37 от 21.08.1998.

Подробнее: как составить должностную инструкцию на основе профстандарта

Что касается профессиональных стандартов, то единого документа для этой специальности нет. Руководствуются теми, которые разработаны для разных отраслей, например, профстандарт менеджера по продажам для автомобилестроения (Приказ Минтруда РФ № 678н от 09.10.2014), для информационно-телекоммуникационных систем (Приказ Минтруда РФ № 679н от 29.09.2020) и др.

Единого шаблона на законодательном уровне не утвердили, но есть общие правила, которых стоит придерживаться при разработке документа:

• составляйте инструкцию в зависимости от производственной специфики и организации труда в конкретной компании;
• если в компании несколько специалистов в отделе продаж, то составляйте ДИ с учетом распределения обязанностей по категориям специалистов (руководитель, ведущий специалист, помощник и т. д.);
• формулируйте каждый пункт подробно, но четко и понятно, чтобы не возникало двусмысленности и разночтений;
• ДИ необходимо пересматривать по необходимости (например, если изменились штатное расписание, полномочия или обязанности сотрудника). Но минимум один раз в 5 лет;
• после заполнения ДИ следует согласовать с ответственным работником. Внизу текста записываем его Ф.И.О., должность, название компании, а он ставит подпись с расшифровкой;
• затем ставим отметку «С инструкцией ознакомлен», указываем Ф.И.О., должность специалиста, реквизиты паспорта, оставляем место для подписи и даты;
• в конце документ обязательно утверждает руководитель предприятия.

Поскольку должностная инструкция относится к локальным нормативным актам предприятия, менеджер по продажам обязательно знакомится с ней при трудоустройстве и ставит подпись и дату ознакомления. По закону, он обязан ознакомиться еще до того, как подпишет трудовой договор (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Иногда ДИ составляют как индивидуальное приложение к трудовому договору. Но чаще всего как типовой внутренний акт для группы специалистов. Чтобы собрать подписи у всех работников в одном документе, оформляют лист ознакомления, который является приложением к ДИ.

Образец

С должностной инструкцией ознакомлен:

Лист подписывает исполнитель (начальник отдела кадров) и руководитель предприятия.

Также читайте: должностная инструкция руководителя отдела продаж

Разделы должностной инструкции менеджера по продажам

Ни в каких нормативных и законодательных актах нет жестких правил, какие пункты в нее включать. Это делается на усмотрение работодателя. Но, по общепринятой практике, обычно текст делят на следующие основные разделы:

• общие положения — требования к уровню квалификации, образованию, стажу работника, взаимодействие с руководством и т. д.;
• должностные обязанности — задачи, которые ежедневно предстоит выполнять сотруднику в рабочее время;
• права — полномочия, которыми он наделен на рабочем месте;
• ответственность — за какие проступки сотруднику грозит дисциплинарная, материальная ответственность.

Общие положения

В первом разделе необходимо четко прописать следующие пункты:

• характеристика должности — ее название (руководитель, специалист, помощник специалиста и др.) и основная информация о ней;
• название структурного подразделения;
• требования к профподготовке (уровню квалификации, образования, трудовому стажу), деловым качествам, ключевым навыкам и знаниям;
• порядок назначения на должность и расторжения договора;
• порядок взаимоотношений с вышестоящим руководством и с коллективом (кому подчиняется, чьи распоряжения выполняет, кто подчиняется ему и др.);
• порядок замещения менеджера по продажам, пока он временно отсутствует (уехал в командировку, заболел, находится в отпуске).

Обязательно перечисляют конкретные правила и нормативные акты, которые специалист берет за основу, выполняя рабочие задачи.

Должностные обязанности

Второй раздел — самый крупный по объему. В нем подробно перечисляют, какие задачи менеджер по продажам обязан выполнить, какие проблемы решить и в какой срок. Перечень задач в каждой компании отличается, в зависимости от категории специалиста, сферы деятельности фирмы. Но есть общие положения для большинства менеджеров по продажам. В задачи универсальных специалистов входят:

• изучение конъюнктуры рынка;
• поиск новых клиентов;
• работа с текущей клиентской базой;
• ведение переговоров с клиентами в интересах фирмы;
• обработка полученных заявок и быстрое реагирование на запросы, полученные от клиентов;
• оформление документации — договоров, актов, счетов, прайс-листов;
• составление плана продаж и отчетности.

В ДИ вы вправе включить весь перечень обязанностей или только некоторые из них. Ориентируйтесь на направления деятельности вашей фирмы и распределение обязанностей между специалистами.

Права

В третьем разделе указывают полномочия работника, необходимые для эффективного выполнения рабочих задач. Например, это касается возможности взаимодействовать с сотрудниками других подразделений, запроса у коллег отчетов и иной документации в служебных целях. Сотрудники вправе посещать курсы по повышению уровня квалификации, требовать от главы предприятия улучшить условия труда для успешного выполнения деятельности, просить социальные гарантии, прибавку к зарплате за сверхурочную работу и т. д.

Ответственность

В четвертом разделе пишут конкретно, за что несет ответственность сотрудник. Как любой работник, менеджер по продажам обязан соблюдать установленные законом правила. Если он их нарушит, то ему грозит наказание. Если работодатель посчитает нужным, то есть возможность конкретизировать, какие виды взыскания на него вправе наложить руководство за те или иные нарушения. Эти наказания и санкции необходимо указывать с учетом норм российского законодательства.

Условия и график работы

В последнем разделе допустимо описать условия работы и режим труда работника. Но это необязательно, поскольку, по закону, продолжительность рабочей недели необходимо прописывать в правилах внутреннего трудового распорядка. Этот факт допустимо указать в последнем разделе. Если график для отдельного сотрудника отличается от ПВТР, то его надо отметить в трудовом соглашении с работником (ст. 57 ТК РФ).

Может пригодиться: как изменить должностную инструкцию

Отраслевые нюансы

В зависимости от отрасли, в которой действует предприятие, и особенностей продукции отличаются и задачи, которые прописывают в ДИ. В каждой отрасли есть нюансы.

Например, если предприятие небольшое и осуществляет деятельность в сфере производства кондитерской продукции, то в такой фирме универсальный менеджер работает со всем спектром задач. В том числе ищет новых клиентов, оформляет документы, лично встречается с клиентами, занимается презентацией продукции, консультирует клиентов, заключает контракты, контролирует отгрузку и доставку продукции и т. д.

Другая ситуация, когда сфера деятельности компании — информационные технологии с востребованными программами для бухгалтеров или юристов. В такой компании много сотрудников и нет необходимости в менеджере-универсале. У каждого собственные обязанности.

Например, хантер-менеджер осуществляет «холодные» звонки, ищет новых клиентов на семинарах, выставках, тендерах. Аккаунт-менеджер работает с текущей клиентской базой — занимается повторными поставками, заключает контракты на обслуживание текущего программного обеспечения и т. д. Для каждого из этих специалистов составляют отдельную ДИ.