Машиночитаемая доверенность в организации

Что такое машиночитаемая доверенность и зачем она нужна

Если человек хочет передать собственные права и полномочия кому-то другому, то он делает доверенность. Машиночитаемая доверенность создается для тех же целей, но по особым формам, форматам и правилам. Мне как бухгалтеру такую доверенность оформил директор — для сдачи отчетности и электронного документооборота с контролирующими органами и контрагентами.

Конкретного определения в законах нет. Но про машиночитаемую доверенность написано и в нормативах ФНС, и во многих отраслевых законах. К примеру, для финансовых операций Центробанк ввел МЧД в виде XML-файлов (Письмо ЦБ РФ № 017-46-2/8806 от 08.09.2021).

Подробнее: что такое машиночитаемая доверенность

Как связаны машиночитаемая доверенность и электронная подпись

Правом подписи, в том числе и электронной, от имени организации обладает ее руководитель. Ему же выдают бесплатную УКЭП от ФНС. Но иногда необходимо, чтобы документы компании подписал другой работник — к примеру, бухгалтер. Так было и в моем случае. Наш руководитель официально передал мне полномочия на подписание отчетных и финансовых документов.

Может пригодиться: как получить УКЭП

Чтобы наделить работника правом подписи, руководитель издает специальный приказ.

С ЭП все то же самое. Если директору надо, чтобы отчеты и другие документы за него подписывал бухгалтер, то он разрешает специалисту использовать в работе свою личную подпись. А МЧД подтверждает такие права работника для других — контролеров, контрагентов.

То есть, если руководитель передает права подписи работнику, он обязан:

1. Издать приказ и ознакомить с ним ответственного сотрудника под подпись. В распоряжении перечисляют тех, кто наделен ЭП, и указывают, какую подпись использует конкретный работник. Кроме того, оговаривают все полномочия по использованию ЭП и отсылают к перечню мер безопасности по применению и хранению электронной подписи.
2. Оформить МЧД. Директор оформляет электронную доверенность и подписывает ее своей УКЭП. МД подтвердит, что сотрудник — главбух, юрист, кадровик и т.д. — сможет заверить документ своей подписью физлица.

Может пригодиться: как подписать документ ЭП

Как используют машиночитаемые доверенности в работе

Работникам компаний больше не выдают сертификаты с привязкой к организации. С 1 сентября 2024 года сотрудники используют ЭП физлица для подписания рабочих документов: в такой подписи есть только персональные данные работника. То есть КЭП физлица теперь подходит для подписания как личных документов, так и файлов по работе.

В отличие от УКЭП руководителей и предпринимателей, подпись физлица платная. Чтобы получить усиленную КЭП, директор и ИП обращаются в любую ИФНС: подпись им выдают бесплатно. Физлица же смогут оформить КЭП только в аккредитованных удостоверяющих центрах и только за деньги. Список УЦ, которые прошли проверку по новым правилам, опубликован на сайте Минцифры.

Подробнее: как физлицу получить УКЭП

Электронные МД нужны, когда руководитель не сможет сам подписать электронный документ и передает права на подпись доверенному сотруднику. Такой работник подписывает файлы собственной КЭП физлица. Поскольку в ЭП физлица больше нет привязки к организации, для подтверждения полномочий понадобится машиночитаемая доверенность (п. 2 ч. 1, п. 2 ч. 2 ст. 17.2 63-ФЗ от 06.04.2011).

Доверенность включают в пакет подписываемых электронных документов. Для МЧД разработали специальные требования — в Минцифры предусмотрели электронную форму и XML-формат доверенности (приказы № 857, 858 от 18.08.2021). В электронной доверенности указывают:

• название документа, его номер и дату совершения;
• сведения о доверителе — название и адрес компании, ИНН/КПП/ОГРН, ФИО и СНИЛС директора;
• сведения о представителе — ФИО, дату рождения, паспорт, СНИЛС и ИНН;
• список полномочий;
• срок действия — срочная или бессрочная;
• УКЭП, которой подписали МЧД.

Так, если направляете МЧД без включения в пакет электронных документов, то об этом надо уведомить заинтересованных лиц — сообщить ее номер и дату. Такую информацию предоставляют тоже в электронной форме и подписывают УКЭП представителя организации по такой доверенности. Или же передают другим способом, но обязательно вместе с подписанным документом (п. 2 ч. 2 ст. 17.2 63-ФЗ, п. 4 Указания ЦБ РФ № 6206-У от 20.07.2022).

А если представитель организации подписывает документы обезличенной КЭП — подписью, в которой нет ФИО владельца, то надо оформить специальное распоряжение. В таком акте и указывают представителя, который отвечает за использование ЭП. Если акта нет, то ответственность несет директор компании (ч. 3 ст. 14 63-ФЗ, п. 4 Письма Минцифры № ОП-П15-085-33604 от 10.08.2021).

Какие госорганы принимают машиночитаемую доверенность

С электронными документами работают все контролеры и отраслевые ведомства:

• ФНС;
• СФР;
• Росстат;
• Центробанк и коммерческие банки;
• Федеральное казначейство;
• ФТС;
• ФНП;
• Росалкогольрегулирование;
• Гознак;
• Почта России и др.

Кроме того, электронные МД обрабатывает большинство операторов ЭДО. Ее используют для проведения закупок — в ЕИС и на торговых площадках. Но учтите, что каждое ведомство вправе использовать собственный формат МЧД, который соответствует требованиям Минцифры. Обязательно уточняйте формат у ведомства — он зависит от сервиса, в котором делают доверенность.

Наша организация обменивается электронными документами с основными ведомствами — Федеральной налоговой службой, Соцфондом и Росстатом — и для каждого мы подготовили свою МД.

По теме: где найти уникальный номер МЧД для проверки ее в реестре

Кто выпускает машиночитаемую доверенность и в каких программах

Ее оформляет руководитель компании. МЧД делают, как и обычные доверенности, по нормам ГК РФ. Многие операторы госсистем, Центробанк, Федеральная нотариальная палата и другие ведомства размещают форму МД на своих официальных сайтах.

А в ФНС существенно упростили работу для пользователей. Ведомство проводит эксперимент по апробации единой технологии обмена через собственную цифровую платформу: единое блокчейн хранилище машиночитаемых доверенностей — распределенный реестр (536-ФЗ от 19.12.2022). Налоговики создали портал самообслуживания. Есть два варианта, как его найти:

1. Перейти с официального сайта ФНС в «Сервисы и госуслуги», затем во «Все сервисы» — «ЭДО» — «Создание и проверка электронных доверенностей».
2. Зайти в распределенный реестр напрямую по ссылке.

Через этот сервис ФНС пользователь сможет создать МЧД даже с возможностью передоверия. А налоговая примет такую электронную МД.

Если нужное ведомство не опубликовало МЧД на своем сайте, то воспользуйтесь общепринятой формой. Ее разместили на портале Госуслуг: скачать сможет каждый авторизованный пользователь. А при заполнении электронной МД надо руководствоваться требованиями из приказа Минцифры № 858.

Заполненную доверенность подписывают КЭП (приказ Минцифры № 857):

• тот, кто действует от имени организации без доверенности, то есть руководителя;
• тот, кто действует по доверенности с правом передоверия;
• нотариус, если он заверил доверенность.

Как создать и работать с машиночитаемой доверенностью в 1С

Кроме официальных сайтов, для подготовки доверенности используют и коммерческие сервисы. Например, 1С, Контур, Астрал и др. Если работаете в 1С, то воспользуйтесь локальным сервисом по созданию МЧД — в разделе электронного документооборота.

Чтобы подписать электронный документ в 1С, выберите нужный сертификат, а затем введите пароль.

Если же получили от контрагента электронные документы, подписанные МЧД, проведите проверку доверенности в 1С. Свою электродоверенность сможете проверить по аналогии.

Подробнее: как сформировать машиночитаемую доверенность в 1С

Как перейти на работу с машиночитаемыми доверенностями

С 1 сентября 2024 года требования Федерального закона № 339-ФЗ от 14.07.2022 стали обязательными для всех. Теперь работники получают КЭП физлица — на свое имя, без привязки к компании. Руководитель формирует МЧД для подписания необходимых документов. Только после этого ответственный сотрудник сможет подписывать рабочие документы личной КЭП.

Многие информационные системы пока находятся в процессе доработки. Операторы ЭДО настраивают ИС с учетом новых правил, чтобы они смогли загружать сведения из электродоверенности и поддерживать их автоматизированную обработку. А вот ФНС уже настроила программные средства и информационные системы: налоговая принимает отчетность и пояснения от плательщиков и по старым, и по новым правилам.

А если планируете обмениваться электронными документами со своими контрагентами, то уточните, настроили ли они такую возможность в своем ЭДО. Если да, то вместе с подписанным электронным документом отправьте бизнес-партнеру отдельный файл с МЧД. В файле подписанного документа есть ссылка на файл электронной МД.

Валидность, то есть действительность, КЭП и МЧД контрагента вы сможете проверить, обратившись в УЦ, который выдал сертификат ключа. Сделать это несложно: для этого в контекстном меню рабочих приложений ЭП есть специальная кнопка.

Что такое классификатор полномочий для машиночитаемых доверенностей

Это специальный список, который разработали в Минцифре (приказ № 856 от 18.08.2021). В классификаторе закреплены полномочия, которые руководитель сможет удостоверить МЧД. Доступ к классификатору тоже обеспечивает Минцифры.

Передоверие в машиночитаемой доверенности

С 9 декабря 2022 года участникам спецтехнологии ФНС разрешили обмен МЧД с возможностью передоверия. Эта функция упростила работу для филиалов и представительств — алгоритмы блокчейн-реестра автоматически контролируют цепочки передоверия и информируют о прекращении действия МД или всей цепочки, если доверительный документ аннулировали (339-ФЗ от 14.07.2022).

Подробнее: с 1 марта 2024 года-новый формат МЧД

Отзыв машиночитаемой доверенности

Если у ответственного сотрудника закончились полномочия или же он уволился, то надо сразу же отозвать его МД. Для этого руководитель направляет налоговикам (или в другое ведомство) электронное заявление на отзыв.

У многих госсистем — собственные форма и порядок отзыва. К примеру, такая опция доступна в сервисе ФНС.

В заявлении указывают день отмены — дату, с которой электронная МД больше не действует. Кроме того, надо указать и причину отзыва. Учтите, что дата отмены всегда раньше даты окончания МЧД. Если срок действия доверенности истек, то отменять ее не надо.

Подробнее: о сроках действия доверенности

Обязательно отзовите ЭП и привязанную к ней машиночитаемую доверенность, когда потеряли носитель с подписью или же ключ попал к посторонним. Если данные КЭП попадут к мошенникам, то они смогут подписывать финансовые документы за вас — придется доказывать неправомерность такой подписи в суде. Если потеряли носитель, на котором записана КЭП, то отзовите подпись в УЦ, где выпускали ее. А привязанную электронную МД отзывайте на сайте ФНС или другой информационной системы.

Подробнее: как отозвать выданную доверенность

Машиночитаемая доверенность: вопросы и ответы