Дебиторская задолженность в бухучете

Отличие дебиторской задолженности от кредиторской

Если дебиторская задолженность — это деньги или иные ценности, которые контрагенты должны предприятию, то кредиторская отражает задолженность предприятия перед своими партнерами. Вот примеры задолженности:

Для сведения:

• что показывает коэффициент соотношения дебиторской и кредиторской задолженности;
• все о кредиторской задолженности.

Как и когда образуется дебиторская задолженность

Дебиторка — это те товары, работы, услуги, которые предприятием оплачены, но не получены. Или отгруженная продукция, оплата за которую не поступила. Образуется она по разным причинам, и это далеко не всегда нарушение контрагентом своих договорных обязательств, хотя и такое случается.

Так, покупателю предоставляется отсрочка (рассрочка) платежа. На полную оплату доли в уставном капитале предусмотрено определенное время. Получив подотчетные средства, сотрудник уезжает в командировку и отчитается за них только по возвращении. Авансовый платеж по налогу превышает сумму налога, начисленного затем по сроку, а срок возврата займа, выданного сотруднику, наступит не скоро.

Никто не отменял и банальные ошибки — счетные, технические, которые также приводят к возникновению дебиторской задолженности.

Виды дебиторской задолженности

Как и любые обязательства, долги дебиторов классифицируются:

Со сроками погашения все традиционно: оплату краткосрочных долгов ожидают к поступлению в течение года, долгосрочных — не ранее чем через год.

Текущая или нормальная дебиторская задолженность обусловлена условиями договора, а вот возникновение просроченного долга свидетельствует о нарушении поставщиком (или покупателем) условий договора. Такая задолженность требует особого внимания.

Исследовав финансовое положение и дисциплину контрагента, специалисты предприятия делают вывод о том, является ли долг сомнительным или, что совсем уж нежелательно, — безнадежным.

Несколько смягчить экономические последствия от нарушения дебиторами обязательств по оплате позволяет формирование резерва по сомнительным долгам в учете предприятия.

По теме: что такое сомнительная дебиторская задолженность

Оборачиваемость дебиторской задолженности

Финансовые коэффициенты полезно рассчитывать с какой-либо периодичностью хотя бы один раз в год. Затем их интересно сравнивать, оценивать в динамике и делать выводы о позитивных и негативных изменениях финансового состояния предприятия.

Оборачиваемость дебиторской задолженности обязательно просчитывают потенциальные инвесторы или кредиторы, чтобы принять решение о сотрудничестве. Контрагенты интересуются этим коэффициентом, особенно если предстоит крупная сделка. Но более всего показатель интересен, пожалуй, собственникам и руководителям бизнеса. Он позволяет оценить, не слишком ли увлекаются менеджеры по продажам предоставлением отсрочки оплаты за отгруженные товары, оказанные услуги, выполненные работы и насколько эффективно работают с возникающими долгами. И насколько трепетно служба снабжения следит за поступлением оплаченных ценностей.

Еще один интересный коэффициент — период оборота дебиторки. Показывает, за сколько дней менеджерам предприятия удается не мытьем, так катаньем получить долг от дебитора.

Нормативные значения этих показателей отсутствуют, и это логично — в каждой отрасли свои особенности. Но очевидно, что чем выше коэффициент оборачиваемости и короче период оборота дебиторки, тем лучше.

Подробнее: как отразить сведения о дебиторской задолженности в бухгалтерском учете

Счета учета дебиторской задолженности

Каждый счет учета расчетов с контрагентами подходит для учета дебиторки:

• 60 — расчеты с поставщиками и подрядчиками;
• 62 — расчеты с покупателями и заказчиками;
• 68 — расчеты с бюджетом;
• 69 — расчеты по социальному страхованию;
• 70 — расчеты по оплате труда;
• 71 — расчеты с подотчетными лицами;
• 73 — расчеты с персоналом по прочим операциям;
• 76 — расчеты с прочими дебиторами и кредиторами.

Активно-пассивный характер этих счетов предполагает возможность формирования как дебетового, так и кредитового сальдо по ним. Наличие сальдо по дебету означает наличие дебиторской задолженности.

Управление дебиторской задолженностью

Первый рубеж управления дебиторской задолженностью проходит по отделу продаж. Менеджеры отдела отвечают как за объем продаж, так и за своевременное получение оплаты от клиентов. Обе задачи непростые, обе требуют владения искусством ведения переговоров, юридических и экономических знаний и даже некоторых навыков психолога. Да-да, клиенты бывают очень непростые, а оплату от них получить все равно надо.

1. В идеале менеджер не должен допустить просрочку оплаты ни на один день ни по одной поставке. Кстати, коллеги, вам встречалось такое в реальной жизни хоть раз?
2. Если уж долг образовался, то его период необходимо минимизировать.
3. Очень нехорошо, если долг пришлось признать сомнительным.
4. И уж совсем никуда не годится безнадежная дебиторская задолженность.

KPI менеджеров по продажам, а следовательно, и оплата их нелегкого труда частенько напрямую зависит от оценки этих четырех пунктов.

Когда резервы отдела продаж исчерпаны, на помощь спешит бэк-офис компании в лице бухгалтеров, финансистов и юристов. Я слышу, слышу ваш тяжелый вздох, коллега, — эх, если бы и юристы, и финансисты!

Хорошо, сначала поговорим о бухгалтерских задачах в плане управления дебиторской задолженностью.

Инвентаризация дебиторской задолженности

Трудоемкий процесс инвентаризации имущества и обязательств предприятия обязательно проводится при подготовке годовой отчетности. При необходимости отдельные позиции контролируются чаще. Долги контрагентов настолько важны, что их не грех и каждый день проверять. Особенно — долги просроченные.

Инвентаризация неисполненных обязательств контрагентов позволяет выявить просроченную дебиторскую задолженность, оценить, является ли она сомнительной или безнадежной. Результаты инвентаризации оформляются актом.

Недостаточно просто перенести суммы дебиторской задолженности в акт. Необходимо, чтобы долг признавал и ваш должник, так что без сверки взаимных расчетов (обязательств) не обойтись. В самом незавидном положении на текущий момент оказались предприятия, имеющие в числе дебиторов бюджеты всех уровней.

В акте по итогам инвентаризации полезно отразить не только наименование клиента-должника, реквизиты договора, сумму и период дебиторской задолженности, но и те усилия, что предпринимались по ее недопущению и/или истребованию. Это бумажные и электронные письма с напоминанием о долге и необходимости его оплаты, переписка в корпоративных чатах и т.п.

Далее эстафетную палочку управления ДЗ примут юристы, а им необходима полная информация о возникновении и работе с долгом для предъявления должнику претензии или подготовки документов для обращения в суд.

Кстати, прежде, чем передать должника на растерзание юристам, неплохо бы сравнить затраты на взыскание долга и его сумму. Возможно, что овчинка выделки не стоит. Законодательно установленной минимальной суммы долга, с которой обращаются в суд кредиторы, не существует. Обращайтесь хоть с рублем. Но сначала посчитайте расходы на услуги юриста и судебные издержки.

Специалисты называют минимальную сумму дебиторской задолженности для взыскания через суд в районе 40 000–50 000 рублей.

Списание дебиторской задолженности

Бывает, что усилия служб предприятия не приводят к желаемому результату или долг приходится признать безнадежным по объективным причинам (например, должник признан банкротом, ваша очередь в реестре 1234-я, и вам ничего не светит).

Подтверждением безнадежности взыскания долга служат акт судебного пристава, решение суда, выписка из ЕГРЮЛ (в случае ликвидации дебитора) и т.п. На основании имеющихся документов бухгалтер вправе списать такую безнадёгу.

В любом случае решение о списании безнадежной дебиторской задолженности принимает руководитель предприятия или уполномоченное им лицо, но только не бухгалтер. Какой долг следует списать и на каком основании, бухгалтер узнает из приказа по предприятию и только тогда сделает проводки.

В бухгалтерском учете

Предприятие вправе создавать резервы по сомнительным долгам. Порядок создания резерва определен Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности (п. 70 Приказа Минфина № 34-н).

Согласно положению сомнительной признается необеспеченная дебиторская задолженность, не погашенная в установленный договором срок. Или имеется высокая степень вероятности, что долг погашен в срок не будет.

Признанная сомнительной или безнадежной дебиторская задолженность списывается по результатам инвентаризации за счет резерва.

Если резерв не создается, то нереальные ко взысканию и/или сомнительные долги относятся на финансовый результат.

Списанная дебиторская задолженность найдет отражение в строке 2350 Отчета о финансовых результатах.

В налоговом учете

Для расчета налога на прибыль признается только безнадежная дебиторская задолженность. Акта сверки, инвентаризации или приказа руководителя для списания нереальной ко взысканию дебиторки недостаточно. Статья 226 НК РФ признает нереальными долги, по которым:

• истек срок исковой давности (о нем чуть позже);
• имеется акт государственного органа о прекращении обязательства в связи с невозможностью его взыскания;
• есть акт судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства.

Или

• невозможно установить место нахождения должника, его имущества;
• невозможно получить сведения о принадлежащих должнику денежных средствах и иных ценностях;
• у дебитора отсутствует имущество, на которое можно обратить взыскание, и эти позиции подтверждены надлежащими документами.

Такая дебиторская задолженность списывается за счет резерва по сомнительным долгам, если его создание предусмотрено учетной политикой предприятия либо относится в состав внереализационных расходов.

В декларации по налогу на прибыль для списанной дебиторки предусмотрена строка 302 (приложение 2 к листу 02).

Взыскание дебиторской задолженности

Прежде чем списать долг контрагента как безнадежный, предприниматели делают всё, чтобы его таки вернуть. Ведь товар-то уже отгружен, услуги оказаны, работа выполнена. И выручка начислена, и, страшно сказать, даже налог на прибыль уплачен, а денег от клиента нет как нет.

Взыскание дебиторской задолженности проходит несколько стадий и начинается с вежливого напоминания о возникшей неувязочке с оплатой (или поставкой) в переписке менеджеров.

Когда становится очевидным, что интеллигентная переписка результата не дает, в ход идет красноречивый намек, что есть, мол, в договоре нашем пункт такой-то, в котором о пени и штрафе речь идет. Конечно, мы и не думали его применять, но раз уж вы добрых слов не понимаете, то можем.

А тем временем бухгалтерия посчитает все штрафные санкции, что в договоре указаны, да и направит коллегам из фирмы-должника расчет, чтобы слова своего менеджера подкрепить.

На этом этапе дебиторы, как правило, пытаются выровнять ситуацию — предлагают вернуть долг в рассрочку, оформить договор мены, возможен зачет встречных обязательств (при их наличии). Так как обе стороны заинтересованы в разрешении сложившейся ситуации, решение чаще всего найти удается, ко всеобщему удовольствию.

Если же недобросовестный дебитор упорствует, на письма не отвечает или отвечает отказом, то пора направить ему официальную претензию с требованием уплатить полную сумму дебиторской задолженности: долг + штрафные санкции. И готовить документы для суда.

Подать исковое заявление истец вправе через 30 дней после направления претензии дебитору, если должник на нее не ответил или отказался исполнять изложенные в ней требования. По общему правилу с исками о взыскании долга обращаются в суды по месту нахождения ответчика.

Разбирательство может длиться несколько месяцев. Если все получилось и суд обязал должника исполнить обязательства, то ко взысканию дебиторской задолженности присоединяется служба судебных приставов.

Может пригодиться: как рассчитать срок исковой давности по взысканию дебиторской задолженности

Страхование дебиторской задолженности

Любая сделка или направление деятельности компании — это потенциальный объект добровольного страхования. У страховщиков достаточно продуктов, позволяющих обезопасить конкретную сделку, целое направление деятельности компании либо сотрудничество с определенной группой клиентов: например, с покупателями, которым предоставлена отсрочка платежа.

Но страхование достаточно коварная вещь, требующая скрупулезного исследования каждой мелкой буковки в договоре. Чем мельче напечатано слово, фраза или пункт, тем больше внимания ему следует уделить.

Конечно, страховщик предпочтет застраховать весь клиентский портфель страхователя.

Прежде чем заключить такой договор, специалисты компании-страховщика тщательно проверяют партнеров своего клиента-страхователя. То есть берут на себя функции службы финансовой безопасности.

Это очень полезно, такая служба есть далеко не на каждом предприятии. Однако велика вероятность, что самых проблемных дебиторов исключат из списка контрагентов, сделки с которыми подлежат страхованию. А разве не такие сделки более всего беспокоят продавца?

Продажа дебиторской задолженности

Даже если сумма задолженности значительная, то предприятию не всегда удобно или невыгодно заниматься процедурой ее взыскания самостоятельно. Продажа дебиторской задолженности — один из способов управления ею. Принимая решение о продаже дебиторки, кредитор отдает себе отчет, что полную сумму долга он не получит.

Возможные варианты:

1. Цессия или договор уступки требования. Возможность и условия его заключения обязательно прописывают в договоре поставки — каждый клиент должен знать свои перспективы. Продажа долга осуществляется с дисконтом, но это намного лучше, чем не получить ничего, а продают, как правило, ну очень сомнительные долги.
2. Факторинг. В этом варианте факторинговая компания (фактор) становится третьим лицом сделки, которое и позволяет покупателю приобрести нужный товар с отсрочкой платежа. Роль фактора часто берут на себя банки. Отгрузив товар, продавец получает оговоренную часть оплаты (70–90 %) не от покупателя, а от фактора. Покупатель принимает товар, и если все хорошо, то продавцу от факторинговой фирмы поступает оставшаяся часть суммы. На этом фактор закончил взаимодействие с продавцом, осталось получить полную оплату от покупателя, но это уже его проблемы. Частенько договор факторинга предусматривает перечисление второго транша продавцу только после получения полной оплаты от покупателя. В целом факторинг — интересная, но весьма дорогостоящая операция. Но а все удовольствия надо платить, не правда ли? Кстати, факторинг в ряде случаев привлекательнее кредита.
3. Вексель — не самая распространенная практика в нашем бизнес-пространстве, особенно если мы говорим о малом и среднем его сегменте. Тем не менее, приняв оплату от дебитора векселем (форма расчетов указывается в договоре поставки), кредитор вправе затем продать принадлежащую ему ценную бумагу. Это и будет продажей дебиторской задолженности.

Подробнее: что такое простой вексель и как правильно его заполнить

Сроки исковой давности

Стандартный срок исковой давности по истребованию дебиторской задолженности — 3 года. С какой даты вы будете эти три года отсчитывать? Это зависит от того, как оформлен договор. Если дата платежа указана, то все просто — срок давности «тикает» со следующего дня после этой даты.

Дата не указана, но направлено требование об уплате дебиторской задолженности — срок исковой давности отсчитывается с даты направления такой претензии.

Стандартный срок иногда увеличивается, но не просто так, а на основании уважительной причины. Тогда срок приостанавливается на время, пока эти причины действуют, а потом возобновляется. Приостановить срок исковой давности может, например, попытка сторон разрешить конфликтную ситуацию путем переговоров или с привлечением посредника.

10 лет — максимальный срок исковой давности с учетом всех приостановок и возобновлений.