Как заполнить отчет СТД-Р

Область применения новой формы

Область применения формы СТД-Р становится понятна после расшифровки аббревиатуры — сведения о трудовой деятельности работника. Она применяется в кадровом делопроизводстве, выдается работнику по запросу или во время увольнения в виде специальных справок.

Если сотрудники перешли на электронные трудовые книжки, то вся информация о них теперь хранится и обновляется в единой информационной системе Социального фонда России. С 1 января 2023 года в этот фонд вошли ПФР и ФСС (ФЗ от 14.07.2022 № 236).

Теперь данные о деятельности человека формирует Соцфонд РФ на основании отчетов работодателя. Они хранятся в электронном виде. Отсюда понятно, что такое справка СТД-Р — это замена трудовой книжки, в нее записывают информацию о рабочей деятельности человека.

Но есть нюанс: в этот документ вносят сведения только о текущем или последнем рабочем месте. Ее человек предъявит при трудоустройстве в другую компанию.

Итак, СТД-Р — это бумажный или электронный документ, содержащий информацию о кадровых перемещениях работника у конкретного нанимателя:

• сведения о работнике, месте работы;
• информация о приеме на работу, увольнении, основания;
• должности;
• документационное обоснование приема и увольнения.

Еще по теме: что это за справка СТД-Р

Кто формирует отчет СТД-Р

Разберемся подробнее. Информационная база о трудовой деятельности человека формируется и хранится в СФР (ранее в ПФР), куда работодатели отправляют актуальные сведения обо всех перемещениях сотрудников. Это обязанность кадровой службы предприятия. Если объяснять простым языком, что такое СТД-Р, — это выписка из трудовой книжки. Только книжка не бумажная, а электронная и хранится в виде массива информации на серверах Соцфонда.

Обязанность выдавать справку возлагается на руководителя организации, формирует ее кадровик, заполнение автоматическое — из данных, хранящихся в информационной системе отдела кадров. Выдается сотрудникам, изъявившим желание перейти на ЭТК.

Возможен вариант, когда работник в заявлении указывает, в каком виде предпочтительнее получить документ — бумажном на руки или электронном на e-mail. Отдел кадров изготавливает документ, передает руководителю для заверения: выписка в электронном виде подписывается усиленной ЭП, бумажная справка заверяется традиционным способом.

Еще по теме: справка по форме СТД-СФР

В какой срок предоставляется

В обязательном порядке справка выдается работнику в день расторжения трудового договора при увольнении. Если требование о выдаче сведений подано в письменном виде, то документ формируется в течение трех рабочих дней после получения обращения.

Поскольку сведения содержатся в базе СФР, у самого работника есть постоянный доступ к ним. Необязательно обращаться к работодателю за выпиской. Данные о своей трудовой деятельности легко получить разными способами:

• самостоятельно в личном кабинете на портале Госуслуг;
• в Соцфонде (лично или через официальный сайт);
• в МФЦ.

Алгоритм формирования отчета

Данные, содержащиеся в форме и традиционные для бумажных трудовых книжек:

• сведения о работнике, работодателе;
• прием на работу, увольнение;
• занимаемая должность;
• перемещения по службе, переводы;
• реквизиты документа, которыми оформлялись перемещения.

Делается отметка, если подано заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки.

Новая отчетная форма СТД-Р утверждена вместе с СТД-СФР. Но у них одно различие: первая содержит данные о последнем месте работы, вторая — обо всей трудовой деятельности.

Читайте также: как заполнить форму СТД-СФР

Формируется справка автоматически, все данные уже есть в системе, работодатель обязан позаботиться об этом заранее и отправить основную информацию в Соцфонд при приеме на работу.

Образец заполнения выписки СТД-Р

Заполнение столбцов таблицы не представляет трудностей. Единственная сложность, с которой есть вероятность столкнуться, — коды в столбце 3. Они расшифровываются так:

• 1 — прием;
• 2 — перевод;
• 3 — переименование работодателя;
• 4 — установление работнику новой квалификации, изменение должности;
• 5 — увольнение.

Впрочем, строгого требования кодировать эти события нет, в справке есть возможность вместо цифр написать причину внесения записи словами.

Вот как выглядит заполнение справки при приеме на работу:

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Как выдать СТД-Р по запросу сотрудника

Работодатель обязан выдать справку работнику за период работы в компании по его запросу в течение трех рабочих дней после подачи заявления (п. 1 ч. 7 ст. 66.1 ТК РФ).

В Трудовом кодексе сказано, что порядок направления заявления на выдачу этой справки устанавливает работодатель. Традиционно это письменное обращение. После получения заявления работодатель (чаще всего отдел кадров) формирует справку из сведений, содержащихся в его информационной базе. В заявлении работник указывает, как ему передать документ: распечатать на бумаге или в форме электронного сообщения. Справка заверяется надлежащим образом и передается указанным способом.

Как выдать СТД-Р при увольнении

При увольнении работодатель обязан выдать выписку в день расторжения трудового договора, то есть в последний рабочий день (п. 2 ч. 7 ст. 66.1 ТК РФ). Если, например, человек идет сначала в отпуск, а потом увольняется, то выдать справку следует в последний рабочий день перед отпуском (ч. 5 ст. 80 ТК РФ).

В отдельном заявлении о предоставлении справки нет необходимости. Если сотрудник желает получить ее не в бумажном, а в электронном виде, то он вправе отметить это в заявлении, которое подает с просьбой его уволить.

Если человек не забрал выписку, то работодателю необходимо отправить ее заказным письмом с уведомлением. Это необходимо, чтобы освободить компанию от ответственности за несвоевременность предоставления выписки.

Это образец, составленный при увольнении:

Как исправить неточность в СТД-Р

Если в справке обнаружили ошибку, то ее необходимо устранить. Но делать исправления в выписке нельзя. Действовать надо следующим образом: поскольку информацию для выписки СТД-Р берут из отчета СЗВ-ТД, то сначала надо исправить СЗВ-ТД и отправить его в Соцфонд РФ. И только после этого следует снова создать выписку.

Если кадровик ошибся, например, в дате увольнения, то сначала необходимо аннулировать эту запись. Для этого заполняем все графы бланка (с 1 по 9), а в графе 10 ставим знак «Х». После этого заново заполняем следующую строку с правильными сведениями.

Вот как выглядит исправленный вариант выписки СТД-Р:

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Ответственность работодателя

За непредоставление сведений по форме СТД-Р в надлежащий срок работодатель отвечает по аналогии с задержкой выдачи бумажной трудовой книжки — по статье 5.27 КоАП РФ.

Информационную базу данных о трудовой деятельности граждан формирует работодатель. От правильности и актуальности отправленных данных зависит достоверность всего массива информации в СФР. Работодатели несут ответственность за полноту и своевременность передаваемых данных по ч. 1–2 ст. 5.27 КоАП РФ:

• первичное нарушение — штраф от 1000 до 5000 руб. или предупреждение, повторное — от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на 1–3 года — для ответственных лиц;
• для ИП первый раз — от 1000 до 5000 руб., от 10 000 до 20 000 руб. — повторно;
• для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб., от 50 000 до 70 000 руб. — в случае повторного нарушения.

Для сведения: какие отчеты и куда сдает отдел кадров