Как правильно пронумеровать и прошнуровать журнал

Где найти правила по нумерации и прошиванию документов

Ситуация осложняется тем, что в законодательстве нет единого регламента или положения, как правильно нумеровать страницы документа и шнуровать, это часто зависит от их формы и предназначения. В стандартных ситуациях следовать надо общим правилам из ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Росстандарта № 1185-ст от 17.10.2013, и утвержденным Росархивом Методическим рекомендациям по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Дополнительно: как правильно вести делопроизводство по ГОСТу

Если надо отправить журналы в конкретные государственные ведомства, то ориентируйтесь на правила, принятые в этих госорганах. Там есть четкие требования, как пронумеровать и прошнуровать, без их выполнения документацию сдать не получится.

Среди таких нормативных актов — по отраслям:

• для федеральных органов исполнительной власти — Правила делопроизводства, утв. постановлением Правительства РФ № 477 от 15.06.2009;
• для банковской системы — Инструкции по документированию Центробанка России, утв. Приказом № 02-213 от 07.12.1992;
• для работы с архивным документами в госорганах — Правила, утв. Приказом Минкультуры РФ № 526 от 31.03.2015;
• для госорганизаций — примерная инструкция по делопроизводству, утвержденная Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44;
• для предоставления в Налоговую инспекцию — приложение № 18 к Приказу ФНС России № ММВ-7-2/628@ от 07.11.2018;
• для госрегистрации юрлиц и ИП в регистрирующем органе ФНС — требования к оформлению документов, утв. Приказом ФНС № ЕД-7-14/617@ от 31.08.2020;
• для архивного хранения — приложение № 20 к Методическим рекомендациям, утв. Приказом Росархива № 199 от 24.12.2020.

Компаниям не запрещено утвердить внутренние правила по нумерации и шнуровке журнала или любого другого учетного документа. Их разрабатывают на основе рекомендаций, принятых в конкретной отрасли, но с четкими и понятными инструкциями.

Для сведения: основы делопроизводства и документооборота для новичков

Как правильно нумеровать журналы

Четкие правила, как нумеровать страницы в журнале инструктажа, к примеру, чтобы сдать его в архив, указаны в приложении № 20 к приказу Росархива № 199:

• для нумерации используются арабские цифры;
• номера ставим в порядке возрастания, начиная с верхнего листа в стопке к нижнему;
• пронумеровать надо все листы, за исключением титульного листа, пустых листов, описи и листа-заверителя;
• пустые листы без текста надо из дела извлечь и ликвидировать, но следить за тем, чтобы это не повлияло на целостность документа;
• номер проставляют сверху листа в правом углу, немного отступая от текста;
• если есть внутренняя опись, то ее нумеруют отдельно.

Исходя из правил Росархива, понятно, с какой страницы начинается нумерация журнала — со второй, поскольку титульный лист не нумеруется. Но помните, что пронумеровать надо отдельные листы, а не каждую страницу. Рекомендуется проставлять номера простым карандашом. Но допускается и шариковой ручкой. Желательно не делать ошибки в номерах, но если так случилось, то исправления допустимы. Для этого надо перечеркнуть ошибочный номер и рядом написать правильный. Корректировку обязательно заверяет ответственный сотрудник.

Вот алгоритм, как проставить, например, нумерацию страниц в журнале по охране труда, — пошагово:

Шаг 1. Складываем стопку документов так, чтобы титульный лист оказался сверху.

Шаг 2. Перелистываем титульный лист.

Шаг 3. Открываем следующий за ним.

Шаг 4. Пишем цифру «1» в верхнем углу справа чуть выше текста, чтобы она не попадала на написанный текст.

Шаг 5. Переворачиваем этот лист и на следующем пишем цифру «2» аналогичным способом.

Шаг 6. Подобным образом пишем номера на всех листах до самого нижнего.

Шаг 7. Затем составляем лист-заверитель, в нем прописывают количество прошитых и пронумерованных листов, в том числе литерные номера, пропущенные номера, плюс номера внутренней описи. Ниже отмечают особенности физического состояния и формирования дела. Затем подпись на нем ставит должностное лицо и подшивает в конце журнала или приклеивает с обратной стороны титульного листа или обложки.

Вот образец заверительного листа пронумерованного журнала:

Как и какими нитками шнуровать

После того как пронумеровали, надо тщательно прошнуровать журнал, чтобы листы не потерялись и сохранились в порядке. Для этого выбираем специальные нити для прошивки. В рекомендациях Росархива не указано, какие конкретно нитки или веревки использовать, чтобы прошнуровать, основное требование — прочность.

Какую выбрать, зависит от количества страниц и получившейся толщины стопки. Тонкую стопку достаточно прошить нитью из хлопка или синтетики. Но если бумаг много, требуются прочные нити. На практике, чтобы прошнуровать журнал, используют ленты, например, из капрона или лавсана, веревку, бечевку, банковский шпагат. Популярны для шнуровки книг учета, например, нити из лавсана с отметкой «ЛШ-210», поскольку их не разрушит кислота, сырость, растворители и др.

Если такой прочной нити нет и стопка небольшая, то допускается прошнуровать обычной ниткой. Тогда надо сложить ее в 8–10 раз и начать прошивку. Вот как прошнуровать журнал правильно — пошагово:

Шаг 1. Осматриваем бумаги, освобождаем от скрепок, скоб, булавок и др.

Шаг 2. Выравниваем все листы по краю стопки.

Шаг 3. При помощи канцелярского шила или дырокола делаем несколько проколов. Сколько конкретно, зависит от объема и типа документации — обычно от 2 до 5. Часто для документов, которые хранят менее 10 лет, делают 3–4 прокола. А для бумаг, которые надо хранить свыше 10 лет, — 5 отверстий.

Шаг 4. Берем иглу и ленты, прошнуровываем стопку. Прошнуровываем журнал так, чтобы оба конца лент в итоге оказались на тыльной стороне бумаг.

Вот схема, как шнуровать журнал в три отверстия:

Шаг 5. Когда оба конца лент на изнанке, соединяем их в узел.

Шаг 6. «Хвосты» лент оставляем около 6–10 см; если они длиннее, то укорачиваем их.

Шаг 7. Сверху на связанные «хвосты» клеим подготовленный заранее прямоугольный листок бумаги размером 6 на 4 см. В нем оставляем надпись для заверения шнуровки.

Вот шаблон этой надписи:

Шаг 10. Ответственный работник расписывается. Затем ставим мокрую печать компании (если принята). Штампуем так, чтобы она отпечаталась частично на наклейке, а частично — на листе документа.

Вот как выглядит образец заполненной наклейки с заверительной надписью:

Есть ли наказание за неправильную нумерацию или шнурование

Если кадровый работник неправильно прошнуровал журнал или ошибся в нумерации, то административного наказания не предусмотрено. Ему есть возможность объявить замечание или выговор по ст. 192 ТК РФ. Но наказать его работодатель вправе, если в его трудовом договоре или должностной инструкции прописаны обязанности по оформлению документов, а правила, как прошнуровать и пронумеровать журналы учета, утверждены в ЛНА компании.

Подробнее: как привлечь работника к ответственности за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей

Еще один вариант наказания возможен, если неточность пронумерованного журнала приведет к снижению суммы налога. Тогда эту ошибку вправе квалифицировать как налоговое правонарушение и наказать по ст. 122 НК РФ.

Если ошибку допустили сотрудники, ответственные за хранение и использование архивных документов, то им грозят штрафы по ст. 13.20 КоАП:

• для граждан — от 1000 до 3000 рублей;
• для должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;
• для организаций — от 5000 до 10 000 рублей.

Читайте также: как правильно прошить договор