Как подготовить конкурсную документацию

Конкурсная (аукционная, техническая, тендерная) документация — это комплект документов, который подготовлен заказчиком и регламентирует порядок и условия прохождения торгов и определяет к закупке товар, работы, услуги.

Начинается подготовка документации с плана-графика, который устанавливает предмет закупки, способ тендера, технические характеристики закупаемого товара, работы, услуги. Извещение и иные разделы документации определяют порядок подготовки и подачи ценовых предложений, определения победителя, подведение промежуточных результатов (при наличии).

Может пригодиться: как составить план-график закупок

Проект контракта выписывается заказчиком в точном соответствии с позициями плана-графика. Утоняется предмет закупки в технической части разделов документации: техническом задании, требованиях и т.д. Сюда включают описание предмета закупки, гарантийный срок, порядок ремонта и обслуживания и т.п. Закупочная деятельность завершается приемкой и отчетностью. Образцы отчетных документов включаются по общему правилу в состав документов на тендер.

Требования к составлению конкурсной документации

Единого перечня комплекта документов 44-ФЗ не содержит. Главное условие — соответствие документации требованиям законодательства о контрактной системе.

На форму, содержание, разделы документации влияют закупаемый объект покупки и выбор способа определения поставщика (конкурс, аукцион, запрос котировок). В зависимости от вида тендера заказчиком разрабатываются дополнительное разделы и условия участия в торгах.

Узнайте, нужно ли обосновывать способ определения поставщика

Что обязан включить в конкурсную документацию организатор торгов:

• единые требования к участникам закупки, согласно нормам ст. 31 44-ФЗ;
• порядок обращения за разъяснением положений конкурсной документации по ФЗ-44 и дачи пояснений заказчиком;
• порядок внесения изменений в размещенные в ЕИС документы;
• требования к формированию и содержанию предложения участника (организатор торгов указывает, как подается заявка, что содержит, как описывается предмет закупки);
• права и обязанности организатора торгов, комиссии, потенциальных поставщиков;
• порядок формирования и размещения в единой информационной системе извещения о проведении тендера, проекта контракта и т.д.;
• срок дачи ценовых предложения и их отзыва (изменения при наличии возможности);
• порядок рассмотрения и оценки предложений участников;
• заключение контракта.

Раздел «Общие положения» не имеет регламентированной формы, но обязательно должен содержать в себе такую информацию: общие данные об организаторе торгов (наименование, адрес, контактное лицо, телефоны и т.д.); общие данные о тендере (способ выбора победителя по ч. 1 ст. 24 44-ФЗ, цель покупки по ст. 13 44-ФЗ, источник бюджетирования), информацию о порядке подачи заявок и их изменении, вскрытии и рассмотрении, сроках подведения итогов и заключения контракта и иную дополнительную пояснительную информацию.

В настоящее время большая информация вносится в ЕИС при размещении извещения о проведении закупки. Многие заказчики не дублируют информацию на бумаге, что, по моему мнению, значительно сокращает время тендерного специалиста при проведении торгов.

Описание объекта закупки на электронный конкурс

В описание объекта покупки включают выбор способа определения победителя, принцип формирования НМЦК, требования к участникам торгов и иные моменты процедуры торгов. Кроме того, эта часть документации еще включает состав извещения о проведении торгов, документацию, проект контракта со всеми приложениями и принцип выбора победителя закупки.

Этот раздел называют также техническим заданием. В него организатор торгов включает описание объекта тендера (товар, работу или услугу). Документ носит обязательный характер, так как с учетом его положений участник торгов разрабатывает предложение для участия в торгах.

Техническое задание включает в себя:

• описание объекта покупки;
• назначение и обоснование закупки для заказчика;
• данные по характеристикам и параметрам;
• требования к качественным показателям;
• количество и объем закупаемого предмета торгов;
• гарантийные обязательства;
• срок выполнения обязательств по поставке товара (работы, услуг).

Описание предмета покупки проводится заказчиком в точном соответствии со ст. 31 44-ФЗ. Оно должно быть объективным, с понятной терминологией и опорой на общедоступные источники информации, включая Сеть интернет, содержать следующие данные:

• функциональные, включающие его предназначение, условия применения по назначению;
• технические: габаритные размеры, параметры, диапазонные величины и иные показатели;
• качественные: комплекс характеристик предмета закупки, которые полностью удовлетворяют потребность и запрос заказчика по своему назначению и требованию;
• эксплуатационные: показатели, квалифицирующие надежность и работоспособность, порядок эксплуатации, длительность работоспособности и иные параметры.

Обязательное указание в документации — требование о новизне товара.

По ст. 31 44-ФЗ организатор торгов устанавливает единые требования к участникам тендера, исходя из предмета закупки. Это может быть наличие лицензий, допусков, спецразрешений и иных документов.

В ЕИС предъявляемые требования к участникам заполняются заказчиком при публиковании закупки в разделе «Требования к участникам».

Подробнее: как описать объект закупки

Чего не должно быть в техническом задании

В техническом задании не должны содержатся требования или указания на:

• товарные знаки, знаки обслуживания, фирменные названия, название производителя, за исключением обоснованности закупки товара у конкретного производителя (требования к совместимости имеющегося оборудования, комплектующие и т.д.) или с указанием на «или эквивалент»;
• характеристики, влекущие ограничение конкуренции в торгах.

Форма предложения участника открытого тендера заполняется на электронной площадке размещения закупки, большинство данных подтягивается автоматически из сведений по аккредитации на площадке (сведения о поставщике, реквизиты). От поставщика требуется заполнить технико-коммерческое предложение (в случае, если требуется указать изменяемые параметры товара, номер реестровой записи товара РФ в случае закупки с нацрежимом), прикрепить подтверждающие документы (при необходимости). Инструкция по заполнению заявки размещается в конкурсной документации тендера в открытой части в ЕИС.

Читайте: как правильно составить техническое задание

Как составляется документация для открытых конкурсов, электронных аукционов, запросов котировок в электронном виде

Документация для процедур в открытой форме должна содержать:

• извещение о проведении торгов;
• документацию по закупке: описание объекта закупки с техническим заданием, обоснование начальной (максимальной) цены контракта, заявку с инструкцией;
• проект контракта.

Извещение о проведении открытого конкурса

Извещение публикуется в ЕИС для неопределенного круга лиц. По сути, это краткая информация по закупке, которая включает:

• общую информацию о закупке, площадке проведения процедуры;
• данные о заказчике;
• способ определения победителя торгов;
• сведения по объекту тендера, включая сведения о финансировании из плана-графика;
• срок подачи ценовых предложений;
• размер обеспечения заявок (при наличии);
• размер обеспечения исполнения контракта (при наличии);
• требования к участникам;
• преимущества и ограничения, в том числе по нацрежиму по ст. 14 44-ФЗ;
• условия исполнения контракта, включая место поставки (выполнения работ, оказания услуг);
• требования к гарантийным обязательствам;
• сведения о казначейском сопровождении.

В ЕИС эти сведения находятся в разделе «Общая информация» закупки.

Конкурсная документация

В отличие от извещения, эта часть тендерной документации представляет из себя развернутые сведения по следующим моментам закупки:

• описание предмета тендера и условий исполнения обязательств победителем в полном объеме;
• требования к содержанию и правила описания предложения поставщика, требования к форме, составу заявки, инструкция по ее заполнению, включая указание на правильность заполнения изменяемых характеристик;
• дополнительные требования к предмету тендера: гарантия, условия замены, ремонта;
• НМЦК с обоснованием выбора способа ее определения;
• порядок определения победителя закупки;
• иные сведения в зависимости от предмета закупки.

Заказчики составляют этот раздел тендерной документации отдельными документами, типовая форма документации и способ ее формирования в настоящий момент законом не утверждены.

Заявка участника с инструкцией

Форма инструкции законом не регламентируется, главное, чтобы ее положения не вели к ограничению конкуренции среди участников торгов.

Составляется она по общему правилу на все закупки, включает сведения:

• язык составления предложения;
• способ указания предлагаемой цены контракта;
• сведения, которые предоставляются участником тендера;
• документы, которые требуются в составе заявки (при наличии);
• указание на правильность заполнения характеристик товара (диапазонные и неизменяемые характеристики) и т.д.

Заказчиками в отдельных случаях разрабатывается форма заявки, которая рекомендуется к заполнению участниками для участия в торгах.

Основное требование к составлению инструкции к заявке для участника — она должна быть понятной, не допускать двусмысленного толкования, должны быть использованы общепринятые значения, наименования и сведения.

В настоящее время электронными площадками для участия в закупке предлагается заполнить уже имеющуюся форму заявки. Заполнению подлежат только изменяемые характеристики товара. Способ заполнения заявки зависит от функционала ЭТП размещения закупки.

Обоснование НМЦК

Обоснование цены контракта является необходимым документом, который входит в состав конкурсной документации. Правила его оформления описаны в ст. 22 44-ФЗ.

Подробнее: как обосновать НМЦК

Проект контракта в открытом конкурсе

Проект госконтракта — главный документ конкурсной документации, так как осуществляемая в дальнейшем работа будет производиться по нему. Важно отметить, что если конкурс содержит в себе несколько лотов, то проект договора разрабатывается для каждого лота отдельно.

Подробнее: как составить контракт по 44-ФЗ

Все документы, разработанные заказчиком по закупке, размещаются в открытой части ЕИС, посмотреть и скачать можете в разделе «Документы» закупки.

Вопросы, возникающие при составлении конкурсной документации