Приказ о назначении ответственного за миграционный учет в организации
Все знают, что миграционное законодательство настолько строгое, что компании, в которых трудятся иностранцы, каждый день рискуют заработать штраф. Неудивительно, что руководители стремятся возложить ответственность за работу с иностранными работниками на конкретного специалиста. Я расскажу, обязательно ли издавать приказ о назначении ответственного за миграционный учет в организации, и предложу образец такого приказа.
Нужно ли издавать приказ о назначении ответственного за прием иностранцев и миграционный учет
В действующем законодательстве нет прямого требования об издании распорядительного документа о назначении ответственного лица за ведение миграционного учета иностранных работников. В большинстве случаев обязанности по приему иностранцев и миграционный учет возлагают на кадровика. Но чем больше компания, нанимающая иностранцев, тем выше ответственность за правильное, своевременное и четкое оформление необходимых документов и организацию процессов.
Ответ на вопрос, нужно ли возлагать ответственность приказом, сможет дать только руководитель организации.
Исходя из собственного опыта, я рекомендую делать это компаниям, где численность иностранных работников превышает 30 человек, особенно если речь идет об отраслях с высокой текучестью кадров. Наличие распоряжения с указанием ответственных лиц позволит:
- дисциплинировать сотрудников, более ответственно подходить к исполнению должностных обязанностей;
- разделить зоны ответственности между кадровиком, бухгалтером и юристом;
- иметь основание для возложения дисциплинарного взыскания (или премирования, в случае безупречного выполнения задач);
- избежать спорных ситуаций в случае получения уведомления о наложении административного наказания в виде штрафа на должностное лицо.
Я не вижу целесообразности в издании документа о назначении ответственных за прием иностранцев и миграционный учет, в случае если эти обязанности чётко прописаны в трудовом договоре и в должностной инструкции.
Если численность иностранных сотрудников постоянно растет и обязанности ранее не были предусмотрены трудовым договором или должностной инструкцией, то издание такого приказа необходимо.
В ряде случаев распоряжение об обязательном издании приказа поступает от вышестоящего органа (например, от Министерства просвещения Российской Федерации в вузы, школы и другие образовательные организации, в которых учатся иностранные граждане), тогда вопрос о необходимости его издания снимается.
Советуем прочитать:
Как составить такой приказ и ничего не забыть
При составлении распоряжения о назначении ответственных за ведение миграционного учета важно учесть следующие пункты:
- ФИО, должность и основные направления миграционного учета, за которые отвечает специалист. Лучше расписать их подробно, это поможет сотруднику сосредоточиться на строгом соблюдении регламентов по указанным направлениям и избежать перекладывания ответственности в случае спорных ситуаций;
- с какого числа и на какой период возлагается ответственность;
- размер доплаты за исполнение дополнительных обязанностей, если ранее они не были предусмотрены должностной инструкцией;
- ФИО и должность лица, уполномоченного без доверенности подписывать уведомления о приеме и увольнении иностранных граждан (если эти полномочия не были возложены ранее отдельным документом).
Может пригодиться: как оформить приказ об установлении доплаты за увеличение объема работ
Образец приказа об ответственном за миграционный учет
Я предлагаю взять за основу образец приказа, который учитывает все возможные зоны ответственности за ведение учета иностранных работников. Сокращайте лишние или добавляйте недостающие пункты в зависимости от специфики деятельности организации.
Так выглядит приказ об ответственных лицах за ведение миграционного учета в организации
Нужно ли уведомлять госорганы о том, кто в организации занимается миграционным учетом
Уведомлять органы внутренних дел о специалистах, которые занимаются миграционным учетом, не нужно. Таких требований в законодательстве не содержится. В отличие, например, от воинского учета, где уведомление военкомата об ответственном специалисте с приложением приказа о его назначении и должностной инструкции является обязательным и закреплено законодательно.
Получить информацию о том, кто в компании занимается оформлением документов иностранных работников, УМВД сможет из уведомлений о приеме на работу или увольнении, где указаны фамилия, имя и отчество и телефон ответственного сотрудника, или из других документов, представляемых в миграционные отделы уполномоченными сотрудниками.