Как правильно заполнить и подать отчетность по форме ЕФС-1

Зачем нужен отчет по форме ЕФС-1

ЕФС-1 — это сокращенное название единой формы сведений. Это комплексная отчетность, которая соединяет в себе информацию о:

• трудовой деятельности;
• страховом стаже;
• зарплате бюджетников;
• дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию;
• страховых взносах на травматизм.

Теперь за работу со страхователями и застрахованными лицами отвечает Социальный фонд России (236-ФЗ от 14.07.2022). Для информирования ведомства и разработали единую форму сведений.

Специалисты СФР разъяснили, кто сдает отчет ЕФС-1 в 2024 году, — все страхователи по обязательному пенсионному страхованию и обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве. Но есть исключение: если компания или ИП работает на АУСН и нанимает работников (то есть является страхователем), то подавать сведения о страховых взносах на травматизм в составе ЕФС-1 не надо (п. 1.6 ст. 24 125-ФЗ от 24.07.1998).

Советуем прочитать: о страховых взносах на травматизм и от несчастных случаев

Куда подавать отчет ЕФС-1

Отчитываться надо в Социальный фонд России. В СФР уточнили, куда сдавать новый отчет ЕФС-1, — в их территориальные органы по месту регистрации страхователей. Перечень отделений опубликован на официальном сайте Социального фонда.

Узнайте, как подавать отчет в программе Spu-orb

Какие сведения содержатся в ЕФС-1

Единая форма сведений состоит из титульного листа, двух разделов и нескольких подразделов. В каждом подразделе приводится конкретная информация по застрахованным лицам (раздел 1) и по взносам на травматизм (раздел 2). Вот какие сведения страхователи предоставляют в СФР:

• подраздел 1 — о застрахованном лице;
• подраздел 1.1 — о трудовой (иной) деятельности;
• подраздел 1.2 — о страховом стаже;
• подраздел 1.3 — о зарплате работников государственных и муниципальных учреждений;
• подраздел 2 — основания для досрочного назначения пенсии, подается вместе с подразделом 1.2 (Приказ Минтруда № 507н от 02.09.2022);
• подраздел 3 — реестр застрахованных лиц, за которых перечислили дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию или уплатили взносы работодатели;
• подраздел 2.1 — расчет суммы страховых взносов на травматизм;
• подраздел 2.2 — данные, необходимые для расчета страховых взносов, при временном переводе работника к другому работодателю;
• подраздел 2.3 — информация о результатах проведенных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников и проведенной специальной оценке условий труда.

Когда подавать ЕФС-1

СФР не вводил общий срок сдачи новой формы ЕФС-1: каждый раздел подают в определенном случае и в установленную для него дату. В таблице мы показали, как отчитываться страхователям в 2024 году с учетом переносов из-за праздников и выходных.

Подробнее: когда сдавать персонифицированные сведения о физлицах

Где взять бланк ЕФС-1

Для страхователей обновили форму персотчетности ЕФС-1 в объединенный Соцфонд: бланк и порядок заполнения на 2024 год утверждены Приказом СФР № 2281 от 17.11.2023. А форматы сведений для единой формы определили в приказе СФР № 2315 от 23.11.2023.

Как заполнить ЕФС-1

Единая форма сведений состоит из титульного листа и двух разделов с подразделами. В Приказе СФР № 2281 подробно описан порядок заполнения ЕФС-1 — для каждого типа сведений. Формируйте разделы и подразделы в зависимости от того, какую информацию хотите подать. Сдавать каждый раз всю форму не надо.

Пошаговая инструкция, как заполнить отчет ЕФС-1:

Шаг 1. Сначала заполняем титульный лист. Он нужен всегда. На титульном листе приводится персональная информация о страхователе. Отражаем:

• регистрационный номер — действующий рег. номер страхователя;
• наименование — полное или сокращенное (при наличии) название компании;
• ИНН — идентификационный номер в соответствии со свидетельством о постановке на учет;
• КПП — код постановки на учет из свидетельства от ИФНС, предприниматели его не указывают;
• коды ОКФС, ОКОГУ, ОКПО — обязательны при заполнении подраздела 1.3, в остальных случаях разрешают не заполнять;
• код ОКВЭД — основной вид экономической деятельности страхователя;
• ОГРН или ОГРНИП — номер организации или ИП из свидетельства о госрегистрации;
• код категории страхователя-физлица — если работодателем-страхователем выступает физлицо;
• контакты для связи — номер телефона и адрес электронной почты.

Если отчет за страхователя сдает другое лицо, то на титульном листе надо заполнить специальный раздел.

Титульный лист подписывает руководитель организации или его уполномоченный представитель. Указывается должность того, кто подписал отчет, его ФИО и дата заполнения. Организации ставят печать, если используют ее в работе.

Шаг 2. Формируем сведения о трудовой деятельности — подразд. 1.1. Но сначала заполняем информацию о физлице в подразд. 1.

В подразд. 1 пишем:

• СНИЛС застрахованного лица;
• его ИНН, если есть;
• ФИО;
• дату рождения;
• статус застрахованного лица: для российских граждан — ГРФ;
• гражданство: код страны, для России — 643.

В подразд. 1.1 отражаем сведения о трудовой или иной деятельности. Заполняется для кадровых мероприятий — приема, увольнения, заключения или расторжения договора ГПХ, перевода, оформления ЭТК. В таблице указываем:

• дату события и его название;
• трудовую функцию и код выполняемой функции;
• основание — номер и дату приказа, договора ГПХ.

При приеме или переводе работника на удаленку или работу на дому в графе 6 таблицы к коду ОКЗ надо указать один из кодов — «ДИСТ» или «НДОМ». А если принимаете или переводите сотрудника на неполное рабочее время, то в этой же графе проставьте одну из кодировок: «НЕПД» или «НЕПН».

Если увольняете сотрудника, то обязательно напишите причину увольнения и ее кодовое значение.

Например, для увольнения по собственному желанию следует написать так: п3ч1с77тк. А если сотрудник трудится в районах Крайнего Севера или приравненных местностях, то это тоже надо отметить в таблице.

По теме: как заполнять ЕФС-1 по договорам ГПХ

Шаг 3. Заполняем сведения о страховом стаже — подразд. 1.2. Фиксируем:

• отчетный период — год;
• тип сведений — исходные, назначение пенсии, корректирующие, отменяющие;
• период работы застрахованного лица;
• территориальные условия — код и районный коэффициент;
• особенности исчисления стажа — код и дополнительные сведения;
• условия досрочного назначения пенсии — коды особых условий труда и основания, занятость;
• результаты СОУТ — индивидуальный номер рабочего места и класс, подкласс условий труда.

Подаем подразд. 1.2 вместе с подразд. 2 отчета ЕФС-1. Специалисты СФР разъясняют, что писать в вид работы в ЕФС-1 — льготные профессии отражаются в подразделе 2 разд. 1 формы ЕФС-1, а сведения о периодах работы в особых условиях труда — в подразделе 1.2 подраздела 1 разд. 1. В отношении определенной категории должностей/профессий подается форма СЗВ-ДСО, которая содержит сведения о периодах работы, дающей право на ежемесячную доплату к пенсии (Приказ СФР № 2018 от 11.10.2023). В списках № 1 и 2 приведены работы и профессии, занятость в которых дает возможность уйти на пенсию по возрасту на льготных условиях (постановление Кабинета Министров СССР № 10 от 26.01.1991, постановление Правительства РФ № 665 от 16.07.2014). Но для получения работником досрочной пенсии одного присутствия его профессии/должности в списках № 1 и 2 недостаточно. Требуется и достижение определенного возраста, и наличие достаточного стажа работы (ч. 1 ст. 30 400-ФЗ). Работодатель обязан перечислять за таких работников страховые взносы по специальному дополнительному тарифу в СФР (ст. 428 НК РФ). Чтобы контролировать эти показатели, СФР необходим перечень льготных профессий и сведения о стаже на таких видах работ — его и показывают в подразделе 1.2 и разделе 2 отчета ЕФС-1.

Шаг 4. Формируем сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных и муниципальных учреждений — подразд. 1.3. Эта информация обязательна для бюджетников, остальным заполнять не надо. Здесь тоже есть существенные нововведения с 2024 года (Приказ СФР № 2281).

Шаг 5. Заполняем сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя, — подразд. 3. Пишем номер и дату платежного поручения, по которому перечислили допвзносы, и период их уплаты.

Затем формируем реестр застрахованных лиц, за которых перечисляли дополнительные взносы. В таблице пишем:

• ФИО застрахованного лица;
• СНИЛС;
• сумму перечисленных допвзносов на накопительную пенсию;
• сумму уплаченных взносов работодателя, если платили их в отчетном периоде.

Шаг 6. Заполняем информацию о взносах на травматизм — раздел 2. Сначала указываем номер корректировки (для первичного отчета — 000), календарный год и расчетный период. Кроме того, надо прописать среднесписочную численность работников, численность работающих застрахованных лиц, численность работающих инвалидов и количество работников, которые заняты на вредных и опасных производствах.

Затем заполняем нужные части раздела 2 и отражаем:

• расчет страховых взносов на травматизм (подразд. 2.1);
• сведения об облагаемой базе для особых категорий страхователей — СКЕ, страхователей с частичным финансированием из бюджета и тех, кто начисляет взносы по нескольким основаниям (подразд. 2.1.1);
• информацию для исчисления взносов, если работника временно перевели к другому работодателю по п. 2.1 ст. 22 125-ФЗ (подразд. 2.2).

В последнем — подразд. 2.3 — указываем результаты обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников и СОУТ на начало года. Эта часть отчета обязательна для всех страхователей.

Читайте также: как проверить ЕФС-1 на ошибки

Как отчитаться в СФР при ликвидации

Если страхователь подлежит ликвидации, то ему необходимо отправить закрывающую отчетность в Соцфонд. С 2024 года компании и ИП при ликвидации обязаны сдать на всех работников:

• подраздел 1.1 раздела 1;
• подраздел 1.2 раздела 1.

Ликвидирующиеся бюджетники дополнительно сдают подраздел 1.3 разд. 1. А страхователи, которые перечисляют дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию, при ликвидации формируют также подраздел 3 разд. 1.

На каком основании СФР откажет в приеме отчета ЕФС-1

Если в ЕФС-1 допустили ошибку, несоответствие или неточность, то СФР не примет отчет и отправит страхователю протокол с кодом выявленного нарушения. С 2024 года появились новые основания для отказа в приеме единой формы (Приказ СФР № 2281):

• отчет представлен лицом, полномочия которого не подтверждены;
• не соблюдены условия признания действительности квалифицированной подписи заявителя при представлении электронного отчета ЕФС-1;
• сдана недействующая или устаревшая форма ЕФС-1.

Как накажут за нарушения в отчете ЕФС-1

Если несвоевременно представить форму ЕФС-1, то страхователя оштрафуют на:

1. 500 рублей за каждое застрахованное лицо — если вовремя не подали сведения персонифицированного учета (ст. 17 27-ФЗ от 01.04.1996).
2. 5 % суммы взносов, которые надо заплатить за последние три месяца отчетного периода, за каждый полный или неполный месяц просрочки — если вовремя не подали сведения о взносах на травматизм. Минимальный штраф в этом случае 1000 рублей, максимальный — 30 % неуплаченных взносов (п. 1 ст. 26.30 125-ФЗ от 24.07.1998).

За просрочку отчета ЕФС-1 административный штраф грозит и должностному лицу — от 300 до 500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ). Если предоставили сведения персонифицированного учета на бумаге вместо электронной формы, то страхователю придется заплатить 1000 рублей.