Инструкция: как перейти на КЭДО
В настоящее время по стране широко шагает цифровизация, электронные документы при получении государственных услуг стали уже привычными. Электронный кадровый документооборот — еще один этап на пути развития информационного общества. Понятие ЭКДО (или КЭДО) введено в трудовое законодательство в конце 2021 года. За это время часть работодателей уже перешли на ЭКДО, а у остальных еще есть немало вопросов, целесообразно и обязательно ли записаться в КЭДО и что необходимо сделать для его внедрения.
Обязательно ли переходить на КЭДО
Многие работодатели подтверждают, что опыт работы с КЭДО говорит о его значительных преимуществах. Такой метод позволяет удобно хранить документы, быстро обмениваться ими и согласовывать, экономит время и деньги работодателя. Но сразу отметим, что обязанности использовать в организации электронный документооборот для кадрового обмена нет. Это право работодателя (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ).
Для сведения: что такое КЭДО, и зачем это нужно
Возможность выбора есть и у работника. Если организация примет решение о переходе на КЭДО, обязательно для работодателя получить согласие сотрудников на электронный обмен документами. Сотрудник, или часть сотрудников, вправе отказаться от перехода, тогда с ними продолжится оформление кадровых отношений на бумаге (ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ). Исключение сделано для работников без трудового стажа: если они принимаются на работу впервые после 31.12.2021, их согласие на ЭКДО не требуется (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ).
Значимо, что законодательство предусмотрело возможность выбора способов ЭКДО для работодателя (бумажный и электронный), так как часть компаний уже задумывались или уже внедрили электронный обмен, но им требуется для стабильной работы нормативная база. Часть компаний не собирается это делать в силу ряда причин технического или экономического характера.
Как внедрить КЭДО пошагово
В Трудовой кодекс электронный кадровый документооборот введен законом о КЭДО № 377-ФЗ от 22.11.2021. С этой даты он применяется работодателями. Обмен кадровыми документами возможен со всеми работниками, если они дали согласие.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать электронный кадровый документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Электронный вид разрешен для большинства кадровых документов, кроме:
- трудовых книжек и СДТ-Р;
- акта о несчастном случае на производстве;
- приказа об увольнении работника;
- документов с инструкцией по охране труда.
Эти документы требуют подписанного бумажного аналога (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).
Прежде чем начать переход на КЭДО пошагово, учтите, что для работы потребуется информационная система и электронные подписи. Для работника допустимо использование собственной электронной подписи, а если ее нет, расходы на приобретение берет на себя работодатель (ч. 12, 13 ст. 22.2 ТК РФ). Для работы со стороны организации необходимо приобрести усиленную квалифицированную подпись (УКЭП). Трудовое законодательство предусматривает документы, которые подписываются только ею:
- трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
- договор о материальной ответственности;
- ученический договор;
- приказ о дисциплинарном взыскании (ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ).
Для остальных кадровых документов со стороны работодателя предусмотрена неквалифицированная подпись (УНЭП). Но если планируется одна подпись работодателя для кадрового обмена, то предпочтительнее приобрести УКЭП, так как она универсальна. Работник вправе использовать и УКЭП, и неквалифицированные подписи, если они предусмотрены соглашением с работодателем или выданы электронным правительством (ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ).
Есть несколько основных этапов перехода на КЭДО:
Этап 1. Выбрать информационную систему для обмена.
Этап 2. Утвердить порядок работы в локальных актах.
Этап 3. Уведомить сотрудников о переходе и получить их согласие.
Этап 1
На первом этапе, этапе выбора системы, законодательство предлагает готовое решение — систему электронного кадрового документооборота на «Работа в России», специальной цифровой платформе.
Плюс такого выбора — минимальные затраты. Система доступна каждой организации, которая зарегистрирует себя и своих работников на портале. Есть несколько видов ЭЦП на «Работа в России», которые поддерживает портал: квалифицированная, неквалифицированная для Госключа и простая через портал Госуслуги. Работники все цифровые подписи сделают через портал Госуслуги, что позволит работодателю сэкономить.
Это прекрасное решение для малого бизнеса с небольшим количеством сотрудников. Минус такого решения — ограниченные возможности интерфейса и отсутствие интеграции с 1С или другими учетными программами.
Если работодатель выбрал этот общегосударственный портал, все подписи ему создадут бесплатно, но весь персонал необходимо зарегистрировать в системе. Есть простой алгоритм, как настроить КЭДО через «Работа в России»:
- Зарегистрировать компанию на портале Госуслуги.
- Заполнить и отправить форму заявки на подключение к КЭДО.
- Посетить онлайн-встречу о КЭДО в формате видеоконференции с Рострудом.
- Получить доступ в КЭДО на портале после рассмотрения заявки.
Работодатель вправе выбрать и иную готовую систему или разработать ее самому.
На сегодняшний день рынок предлагает больше десятка готовых систем КЭДО. Решения дают компании 1С, Контур, Такском, СберКорус, СБИС, VK YR TEK, Ланит, Jump Finance (Тинькофф) и др. Плюсом такого выбора являются широкие возможности систем и в инструментарии, и в сервисном обслуживании. Минус такого решения — оно стоит денег.
В большинстве систем удобный интерфейс, а войти в КЭДО обычно есть возможность как через веб-версию, так и при помощи мобильного приложения. В этих приложениях предусмотрены разные способы настройки доступа, в зависимости от должности сотрудника. Например, руководителям — ко всей системе, начальникам отделов — только к своему подразделению, рядовым сотрудникам — только к собственному личному кабинету. Для удобства каждый сотрудник вправе скачать приложение КЭДО, такая возможность есть практически на любой платформе.
Подробнее: системы КЭДО: сравнение популярных платформ
Этап 2
На втором этапе, создание локальных актов, организация, как правило, утверждает положение о кадровом электронном документообороте в организации и о порядке перехода на него (возможно создание отдельного документа). Положение вводят приказом о введении ЭКДО.
Положение о КЭДО составляется в произвольной форме, рекомендуем включить в него следующую информацию:
- общие положения (с какой целью вводится, какие термины и понятия использует, на основе каких нормативных документов создан);
- перечень документов, к которым применяется КЭДО;
- типы электронных ключей для работодателя и работника;
- перечень участников документооборота (перечень лиц, которые действуют со стороны работодателя; работники, давшие согласие на КЭДО; лица, поступающие на работу; перечень тех, кто осуществляет контроль и техническую поддержку);
- описание информационной системы для ведения КЭДО;
- порядок прохождения документов и сроки их подписания;
- случаи обмена документами на бумажном носителе (для работников, кто отказался от ЭКДО, и ситуации отсутствия доступа к информационной системе);
- порядок перехода на ЭКДО (ответственные за переход, сроки введения, порядок инструктажа работников и получения их согласия или несогласия).
Подробнее: как составить положение о КЭДО
Этап 3
На третьем этапе необходимо уведомить сотрудников и получить с них согласие или отказ. Предлагаем примерные образцы уведомления, согласия работника и заявление с его отказом.