Как рассчитать нагрузку на работников кадровой службы

НПА, регулирующие численность сотрудников отдела кадров

Численность отдела кадров — это показатель норм труда, что следует из 160 ТК РФ. К сожалению, типовых норм труда конкретно для кадровиков, равно как и нормативной численности инспектора по кадрам, действующим законодательством не установлено.

Поэтому работодатель волен устанавливать наиболее подходящее нормирование исходя из сложившейся организации производства и труда.

С этой целью допустимо использовать НПА по нормированию труда для государственных учреждений:

• Методические рекомендации по разработке систем нормирования труда в государственных (муниципальных) учреждениях (Приказ Минтруда от 30.09.2013 № 504);
• Методические рекомендации для федеральных органов исполнительной власти по разработке типовых отраслевых норм труда (Приказ Минтруда от 31.05.2013 № 235);
• нормативы численности работников отделов подготовки кадров (бюро, секторов) на предприятиях (постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 06.07.1989 № 233/13-15).

Специфика трудовой деятельности работников отдела кадров заключена в том, что она неоднородна, иногда на нее возлагают обязанности других подразделений, если их формирование финансово невыгодно для организации.

Поэтому работодатель определяет показатели норм труда кадровой службы в каждом конкретном случае. К примеру, бухгалтер ведет кадровую работу в организации, эта организация открыла очередную производственную площадку, штат сотрудников увеличен. Поскольку норм труда для кадровиков в законе нет, работодатель самостоятельно решает, с какой численностью сотрудников берут в штат специалиста по кадрам, если до этого совмещал бухгалтер, опираясь на организацию и условия труда. А может и не сделать этого вовсе.

Для сведения: какие отчеты и куда сдает отдел кадров

Методы нормирования труда кадровых работников в организации

Выделяют два метода на:

• основе нормирования труда;
• основе численности работников, приходящейся на одного сотрудника кадрового отдела.

Расчет нагрузки кадрового работника, исходя из нормирования труда

Суть такого расчета нагрузки сведена к объему работы, который обязан выполнить один работник (группа работников) за единицу рабочего времени в конкретных условиях труда.

Проводят расчет трудоемкости кадрового работника с помощью:

• наблюдения и фиксации повторяющихся или циклических операций сотрудника в рамках выполняемой трудовой функции (так называемый хронометраж рабочего времени). Устанавливают продолжительность времени, затраченную на каждую операцию. А в конце периода наблюдения (день, месяц) считают среднюю (нормативную) продолжительность по каждому выполняемому действию;
• анализа затраченного времени за уже прошедший период. Здесь используют расчет на основе человеко-дней. В этом случае учитывают продолжительность рабочего дня, время (включая сверхурочное) и количество дней, отработанные всеми сотрудниками и отдельно взятыми.

Подробнее: для чего нужен и как проводится хронометраж рабочего времени

Как произвести расчет нагрузки? Инструкция:

Шаг 1. Разбиваем объем работы кадровика на отдельные действия (подготовка приказа, внесение записи в личное дело и т.д.).

Шаг 2. Устанавливаем затраченное время на каждое действие.

Шаг 3. Рассчитываем среднее количество каждого повторяющегося действия за месяц.

Шаг 4. Умножаем количество действий на уже известное время, затраченное на выполнение каждого из них.

Шаг 5. Прибавляем время на внештатные рабочие операции (неожиданно возникший трудовой спор, запрос ГИТ и т.д.).

Шаг 6. Полученный результат в часах делим на 8 (рабочих часов в день) и получаем количество дней, необходимое одному работнику на выполнение всех трудовых функций.

Шаг 7. Количество дней, необходимое одному работнику на выполнение всех трудовых функций, делим на среднее количество рабочих дней в месяце и получаем количество работников кадровой службы.

С помощью полученных цифр вычисляем нагрузку и сколько должна быть норма оплаты кадров при таких трудозатратах и нагрузке.

Плюсы и минусы метода нормирования труда

Сравнительная таблица:

Расчет нагрузки, исходя из численности персонала

Расчет нагрузки позволяет определить, какое количество сотрудников положено на 1 специалиста отдела кадров и общую загруженность кадровой службы. Следует учитывать, что численность кадровиков в организации нормативно не установлена, императивная норма работников на одного кадровика в законодательстве отсутствует.

Принято считать, что нагрузка на отдел кадров при штате 100 чел. оптимальная и достаточно 1 специалиста, хотя это нельзя считать за догму. Приемлемое решение по численному составу работников необходимо принимать с учетом организационно-технических условий в организации: например, кадровый учет на предприятии после 100 человек уже сложнее, и одним кадровым работником не обойтись.

В любом случае каждая конкретная организация учитывает все задачи, возложенные на отдел кадров, определяет, при скольких ставках нужен специалист по кадрам, и формирует кадровую службу пропорционально нагрузке. При возрастании штатной численности, возрастает и нагрузка на кадровиков, и, например, кадровое делопроизводство 500 чел. уже обязывает иметь как минимум 5–7 кадровых работников.

Плюсы и минусы метода по численности персонала

Сравнительная таблица:

Читайте также: как определить потребность в персонале при кадровом планировании