Правила оформления и выдачи расчетных листков по зарплате

Что такое расчетный листок по зарплате

Расчетный листок — это уведомление о начисленной и подлежащей выплате заработной плате. Трудовой кодекс предусматривает четкие требования, что включить в расчетный лист (ч. 1 ст. 136):

• все составляющие зарплаты (оклад, премиальные, бонусы, компенсации, материальную помощь и т. д.);
• другие начисления, включая денежные компенсации за невыплату нанимателем зарплаты вовремя, выплату отпускных, компенсаций при увольнении и др.;
• удержанные из зарплаты суммы;
• итоговая сумма, подлежащая к выплате.

А форма документа не установлена законодательно, ее разработкой предприятию придется заниматься самостоятельно с учетом мнения профсоюзов (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).

Советуем прочитать:

• о доплатах и надбавках к заработной плате;
• о видах удержаний из заработной платы работника.

Многие компании пользуются формой, предлагаемой специализированными программами для бухгалтерского учета, но у организаций с небольшой численностью не всегда есть такая возможность. Им важно понимать, как разработать и утвердить такой бланк.

Для чего требуется расчетный листок по зарплате

Расчетный листок — важный документ, который позволяет работнику понимать, из чего состоит и как формируется его зарплата и почему в итоге начислена конкретная сумма.

Иногда благодаря расчетному листку сотрудник своевременно замечает ошибки в начисленных суммах, которые противоречат, например, условиям его трудового соглашения или нормам ТК РФ. Если трудящийся обнаружил эти нестыковки, то вправе обратить внимание на них бухгалтера, потребовать разъяснить или исправить их. Если произойдет спорная ситуация, то сотрудник вправе использовать этот документ в качестве основания для обращения в трудовую инспекцию или судебную инстанцию.

Может пригодиться: как пожаловаться в трудовую инспекцию

Обязательно ли выдавать расчетные листки по зарплате

Иногда бухгалтер не выдает расчетные листки, считая, что достаточно устного уведомления. Но это неправомерно, поскольку ст. 136 ТК РФ четко регламентирует, что работодатель обязан оповещать сотрудников о выплате заработной платы конкретно в письменной форме.

Когда выдается расчетный листок по заработной плате

Расчетный листок работодатель обязан выдавать ежемесячно каждому работнику после начисления и перед выплатой зарплаты. То есть формировать его за несколько дней до зарплатных выплат. А вручать сотруднику допускается аналогично — за несколько дней до выплат или непосредственно в день, когда перечисляют зарплату на карту или выдают на руки.

Трудовой кодекс обязывает работодателя предоставлять каждому сотруднику квиток о зарплате в письменной форме. Обязанность по его выдаче, как правило, возлагается на бухгалтерию.

Как разработать бланк расчетных листков по зарплате

Бланк и информацию в нем надо представить в таком виде, чтобы сразу стало понятно, за что произведено начисление (оклад, премия), какое время оплачено работнику, а какое — нет. Необходимо указывать и дни простоев, отсутствия на работе по любой причине (отпуск, болезнь, прогулы), какие произведены удержания и какую сумму в результате сотрудник получит на руки.

Разработать расчетный листок, образец и форму, необходимо самостоятельно (или есть возможность скачать из открытых источников). В начале бланка записывают название компании, структурное подразделение, должность, фамилию, имя и отчество работника, период начисления.

Затем в обязательном порядке надо включить следующие разделы:

• всего начислено (в том числе по видам выплат);
• всего удержано (в том числе по видам удержаний);
• всего выплачено;
• к выплате (либо задолженность работодателя или работника).

Вам будет полезно узнать: как расшифровать расчетный листок по заработной плате

Документ допускается оформлять на обычном листе А4 или на фирменном бланке компании в единственном экземпляре. Заполнять разрешено от руки, но чаще всего сейчас текст набирают на компьютере и распечатывают.

Вот как выглядит пример расчетного листка по заработной плате в стандартной форме:

Как утвердить форму расчетного листка по зарплате

Форму применяемого в организации бланка для информирования сотрудников о зарплате необходимо утвердить приказом или другим распорядительным документом руководителя.

Единых требований к структуре приказа в законе нет. Его составляют по общепринятым стандартам делопроизводства. Основные пункты:

• наименование документа («Приказ о…»);
• регистрационный номер акта;
• дата и место его издания;
• преамбула и ссылка на основание, норму закона;
• отметка об утверждении бланка;
• перечисление ответственных лиц, которые обязаны выдавать информацию о зарплате;
• Ф.И.О. и должность сотрудника, на которого возлагается контроль за выполнением приказа.

Трудовой кодекс не содержит ограничений для метода извещения работника о начислениях и удержаниях. Информацию разрешено передать сотруднику не только в бумажной, но и в электронной форме. Недавно это подтвердило и Министерство труда в письме № 14-1/ООГ-1560 от 21.02.2017. Для применения электронной формы извещения эту возможность следует прописать в локальном акте компании.

Вот, например, какой образец приказа я рекомендую использовать для утверждения бланка:

Налог на доходы физических лиц в расчетном листе по зарплате

В обязательном порядке работодатель обязан предоставить сотруднику информацию о сумме удержания налога на доходы физических лиц (НДФЛ) из суммы оплаты труда. Ставка налога составляет 13% от облагаемого дохода.

Часто у сотрудников возникают вопросы о порядке удержания налога из заработной платы. Обывателю сложно понять, какие выплаты облагаются налогом, а какие — нет.

Общий облагаемый доход в расчетном листке есть возможность рассчитать, вычтя из итоговой суммы начисленных выплат суммы, которые выплачиваются работодателем, но не облагаются налогом. К часто встречающимся из них относятся:

• пособие по беременности и родам;
• выходное пособие;
• командировочные расходы (за исключением суточных более 700 руб. при поездках внутри страны и 2500 — при поездках за рубеж);
• материальная помощь (частично).

Вопреки представлениям многих работников, налог на доходы удерживается из оплаты больничных листов и из компенсации за неиспользованный отпуск, которую выплачивают при увольнении.

Если у вас есть дети в возрасте до 18 лет или в возрасте до 24, обучающиеся на дневной форме обучения в образовательных учреждениях с государственной аккредитацией, то вам положен стандартный налоговый вычет на каждого ребенка, на который уменьшают облагаемый налогом доход. На первого и второго ребенка вы получите вычет в размере 1400 рублей, и 3000 — на третьего и каждого последующего.

Чтобы получить вычет, работник пишет заявление на имя работодателя и прикладывает к нему копию свидетельства о рождении ребенка, справку об обучении (если ребенок старше 18 лет).

Подробнее: как оформить стандартный налоговый вычет на ребенка

Все эти нюансы важно соблюдать при разработке расчетных листков. Напомним, что порядок информирования об оплате труда надо разработать в простой и понятной форме, чтобы разобраться в расчетном листке по зарплате рядовому работнику не составило труда. Не стоит относиться к этому формально. Это исключит недопонимания между работником и работодателем и спорные ситуации.

Часто задаваемые вопросы об оформлении расчетных листков по зарплате