Командировочное удостоверение: нужно ли в 2024 году

На практике командировочное удостоверение — это документ с отметками о выбытии и прибытии по месту назначения, подтверждающий время нахождения в служебной поездке.

Порядок направления в служебные поездки и оформления отчетности в России изменился еще в 2015 году. Новые правила до сих пор вызывают вопросы, поэтому стоит уточнить, какие документы отменены и как они теперь используются.

Обязательно ли составление командировочного удостоверения после того, как его отменили

Форму отменили, она не является обязательной. Поправки в постановление Правительства РФ № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» внесены законодателями еще в 2014 году и вступили в силу с января 2015 года. Таким образом, ответ на вопрос, когда отменили командировочные удостоверения в России, следующий: в 2014 году, но норма об отмене начала действовать с 2015 года. Для подтверждения сроков нахождения в командировке допускается использовать проездные документы (билеты) работников.

В соответствии с поправками, внесенными постановлением Правительства РФ № 1595 от 29.12.2014, работодатель не обязан оформлять по факту поездку работника как командировочное удостоверение (КУ) и служебное задание, а сотрудник — отчет о проделанной работе. В то же время их использование не запрещено. Поэтому работодатель самостоятельно решает, нужны ли командировочные удостоверения в 2024 году в организации. Порядок оформления командировки и отчетности по ней разрабатывается в организации самостоятельно и утверждается руководителем.

Если руководитель посчитает, что эти формы полезны при организации делопроизводства и учета расходов, то их разрешается ввести на предприятии внутренним распоряжением, и они отражаются в учетной политике с приложением официально утвержденного образца. Допускается использовать унифицированную форму Т-10.

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

На обороте сотруднику необходимо получить отметки о его нахождении в организациях и госорганах.

Постановлением правительства запрет на использование бланков не установлен, на практике его применение рекомендовано. Бухгалтеры считают, что применение этих бланков эффективно для отражения расходов сотрудника и контроля за выполнением поставленных перед ним задач (форма подтверждает факт пребывания в пункте назначения, время убытия и прибытия). Его составление не является обязанностью по закону, но внутренними, локальными нормативными актами на предприятии эти формы рекомендуется вводить для оформления служебных поездок. Если форма командировочного удостоверения утверждена и работник ознакомлен с таким локальным нормативным актом, то на него возлагается обязательство его применять.

Как подтвердить факт служебной поездки после отмены КУ

Отмена командировочных удостоверений была вызвана следующими соображениями:

• сократить документооборот компаний, что позволит разгрузить бухгалтерию от части работы;
• предоставить организациям большую свободу в организации делопроизводства и предусмотреть возможность самостоятельно разрабатывать бланки форм и отчетов.

В постановлении указано, что время пребывания в служебной поездке определяется на основании проездных документов к пункту назначения. В этом качестве разрешено рассматривать билеты на поезд, электричку, самолет, автобус. Если подобных доказательств нет, то срок фактического пребывания устанавливается на основании данных по найму жилого помещения в пункте назначения: талонов, квитанций, оформленных в соответствии с требованиями нормативных актов, или иных документов, подтверждающих факт заключения договора найма жилья и его исполнения. Если и эти документы работник не сможет предоставить, то подойдут любые, подтверждающие факт и срок пребывания в командировке.

Если поездка заграничная, то гражданин вправе предоставить копии заграничного паспорта с отметками о въезде и выезде, пересечении границы.

В случае использования транспорта предприятия или личный факт пребывания в поездке устанавливается на основании служебной записки с отметкой в пункте назначения, к которой прилагаются подтверждающие расходы документы: чеки, квитанции на покупку топлива, путевой лист.

В 2022 году командировочное удостоверение отменили, но многие компании продолжают их использовать, переработав форму в своих интересах. Дело в том, что расходы в поездке часто становятся предметом спора с налоговой инспекцией, а по новым правилам доказать их деловой характер достаточно сложно. Как оформлять командировочное удостоверение в 2024 году в соответствии с утвержденной формой — самостоятельно определяет руководитель.

Непосредственный руководитель разъясняет сотрудникам, как правильно командированные должны получить командировочные удостоверения и предъявить их:

• после оформления приказа обратиться к уполномоченному на оформление лицу;
• кадровик или бухгалтер формирует документ, регистрирует его в журнале;
• уполномоченное лицо выдает сотруднику документ под подпись;
• в каждом месте назначения работник фиксирует удостоверение у уполномоченных лиц с подтверждением информации подписью и печатью (при наличии);
• после завершения командировки бланк возвращается выдавшему его лицу.

Ответственность за оформление и сохранность несут уполномоченный сотрудник и командированный (в период командировки).

Дополнительно:

• как написать служебную записку на командировку;
• как составить приказ о направлении в командировку.

Образец заполнения командировочного удостоверения

Рекомендуем использовать следующие правила документооборота и делопроизводства:

• оформление лицевой стороны начать с указания наименования организации и кода ОКПО (присваивается Росстатом, есть на официальном сайте госоргана и в отчетных документах);
• указываются данные о работнике (фамилия, имя, отчество, структурное подразделение, должность);
• обозначаются цель поездки и место назначения, срок (в днях и с какого по какое число).

Лицевая сторона заполняется сотрудником отдела кадров, бухгалтерии или иным уполномоченным лицом.

Оборотная сторона заполняется уполномоченными лицами по мере выбытия сотрудника с места работы и прибытия по месту назначения. Сотрудник последовательно предоставляет документ во всех предприятиях, куда он откомандирован руководителем.

Вот образец заполнения командировочного удостоверения:

Дополнительно: какие цели для командировок в документах стоит указывать, а какие нет

Куда сдавать документ после командировки

После возвращения на работу КУ сдают руководителю или в бухгалтерию. На основании этого документа бухгалтер отражает расходы на оплату проезда сотрудника, на гостиницу, суточные и прочие расходы.

Форму хранят в бухгалтерии, поскольку она является одним из отчетных документов.

Может пригодиться:

• как составить отчет о командировке;
• как может выглядеть отчет о проведенной работе.