Составляем требование о предоставлении объяснительной

Когда и зачем с работника требуют объяснительную

Закон предписывает, что работодателю надо составить требование к работнику о предоставлении документов для написания объяснительной, если подчиненный совершил дисциплинарный проступок. По Трудовому кодексу, в такой ситуации необходимо потребовать у сотрудника объяснения в письменном виде.

Руководство вправе составить требование о предоставлении объяснительной записки, если работник:

• не пришел на рабочее место вовремя;
• не выполнял должностные обязанности;
• не соблюдал нормы по охране труда;
• прогулял (отсутствовал на рабочем месте как минимум 4 часа);
• пришел в компанию в нетрезвом состоянии;
• испортил имущество компании.

На заметку: как оправдаться в различных ситуациях

Издавать ли требование объяснительной

Иногда руководитель требует объяснительную от нарушителя трудовой дисциплины устно. Такое допустимо, но этого недостаточно. Закон предусматривает составлять уведомление о написании объяснительной записки в письменном виде. Если дело дойдет до суда, то письменное требование станет доказательством, что работодатель выполнил предписанную законом обязанность и запросил объяснения от сотрудника.

Если требование не составили и приняли решение о наказании нарушителя, то его посчитают необоснованным. В отличие от работника, которого закон не обязывает давать письменные объяснения, работодатель обязан их запрашивать. Иначе контролирующие органы вправе посчитать отсутствие требования нарушением ТК РФ. Без такого уведомления нельзя выпустить распоряжение о дисциплинарном взыскании сотрудника и удержать сумму ущерба.

Иногда после изучения объяснительной выясняется, что сотрудник невиновен. Например, когда в аварию попал служебный автомобиль, а виновен другой водитель. В такой ситуации письменные объяснения, наряду с другими фактами, подтверждают его невиновность. Тогда приказ о взыскании не выпускают, сотрудника не наказывают и деньги за ущерб с него не удерживают.

Оформление требования объяснительной

Закон не устанавливает жестких правил и единой формы запроса объяснения по поводу неисполнения трудовых обязанностей сотрудником, требование составляют в свободном стиле. Для удобства в компании вправе разработать собственный шаблон и утвердить в ЛНА.

В требование о предоставлении объяснительной необходимо включить:

• название предприятия, в котором работает нарушитель трудовой дисциплины;
• кому направлено уведомление (Ф.И.О. и должность провинившегося сотрудника);
• название документа — требование о необходимости предоставить письменное объяснение;
• описание нарушения;
• требование письменно предоставить пояснения со ссылкой на ст. 193 ТК РФ;
• срок, до которого надо написать разъяснения для работодателя;
• дата составления требования;
• подпись директора;
• подпись работника об ознакомлении с уведомлением.

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Кто составляет требование объяснительной

Оформляет документ наниматель. Если в мелких фирмах все задачи ложатся на плечи руководителя, то в крупных организациях это делает не сам генеральный директор, а начальник отдела кадров или непосредственный руководитель провинившегося, начальник подразделения и т. д.

Нельзя точно сказать, кто подписывает требование о даче объяснений от работника, обычно это директор компании. Но подпись вправе ставить и другой сотрудник, на которого возложены такие обязанности директором, например кадровик. Это зависит от ситуации и установленной на предприятии практики ведения документации.

На основании этого документа руководство определяет, насколько человек виноват в сложившейся ситуации и какое взыскание на него наложить. Все необходимо делать строго по закону. Если нарушитель не согласится с решением руководителя компании, он вправе обратиться в ГИТ или в суд.

Порядок передачи требования работнику

В законодательстве не указан четкий порядок, как передать документ работнику. Нельзя точно сказать, понадобится ли специальный приказ о взятии объяснительных с работников, этот вопрос оставлен на усмотрение руководства организации. По закону, такое распоряжение не обязательно.

Основное правило — вручить уведомление провинившемуся сотруднику. Поскольку закон не обязывает работника писать пояснения, он вправе этого не делать. Но руководству компании необходимо сохранить подтверждение о вручении объяснительной и о том, что она не написана вовремя.

Есть несколько способов, как взять такое подтверждение:

• отдать уведомление лично в руки для ознакомления под подпись. Обычно это делает или сам глава компании, или уполномоченный им сотрудник (кадровик или непосредственный начальник работника);
• отправить по почте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении (если работник отсутствует на рабочем месте или не желает подписывать его);
• зачитать вслух при свидетелях (если подчиненный отказывается знакомиться с документом). Об этом необходимо составить акт.

Что делать, если работник проигнорировал требование

По закону, после получения уведомления подчиненному дается 2 суток (2 рабочих дня), чтобы он предоставил пояснения. Если он не написал их вовремя, составьте акт. Составлять такой акт надо со специальной комиссией, которая состоит как минимум из двух человек (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4415-6).

Оформлять акт допустимо в свободной форме. Вот как выглядит примерный образец акта об отказе писать объяснительную записку:

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Подробнее: как составить акт об отказе в предоставлении объяснений

После составления акта об отказе давать письменные разъяснения о причинах нарушения издавайте приказ о применении к нему дисциплинарных взысканий.

Подробнее: как составить приказ о применении дисциплинарного взыскания

Но следите за тем, чтобы не возникало нестыковок по срокам, которые требует законодательство. Не забудьте, что даже если человек отказался писать пояснения сразу после того, как получил уведомление, нельзя сразу издавать приказ о взыскании. Надо выждать двое суток. А затем, если объяснений нет, издавать приказ. Иначе, если уведомление о предоставлении объяснений не согласуется с приказом по срокам, в суде с большой долей вероятности его аннулируют.