Договор на организацию банкета: нюансы составления и образец

Обязательно ли оформлять договор

Правоотношения, в ходе которых производится оказание услуг по организации и проведению мероприятий, являются сделкой, в соответствии со ст. 153 ГК РФ они направлены на возникновение у сторон прав и обязанностей. В устной форме заключаются только сделки граждан между собой на сумму до 10 000 рублей.

Если посетитель приходит в ресторан и сразу оплачивает чек, то заключать соглашение необязательно, сделка совершается в момент ее заключения. Но если необходимо организовать банкет в ресторане с согласованным графиком и меню, то, перед тем как согласовать банкет, требуется заключение договора в письменной форме. Подписание соглашения гарантирует бронирование ресторана или кафе на согласованную дату, соблюдение других условий (оказание дополнительных услуг, аренда оборудования и т. д.). Юридические лица сделки между собой и с гражданами по ст. 161 ГК РФ оформляют в письменном виде.

Форма и структура

В ст. 779 ГК РФ устанавливаются общие понятия относительно договора возмездного оказания услуг. На законодательном уровне не предусмотрено отдельных норм, определяющих, как заказать банкет по ГК РФ, поэтому применяются общие положения ст. 779 ГК РФ. Организация (исполнитель) общественного питания оказывает ряд услуг (приготовление блюд, обслуживание, сервировка стола, организация программы) заказчику.

Существенным условием при оказании услуг в соответствии со ст. 779 ГК РФ является только предмет. Если не указать оказываемую услугу (их перечень), то соглашение считается незаключенным. В определении других условий стороны свободны.

На практике используется следующая структура:

• шапка, в которой указывается наименование документа, номер, место и дата его составления;
• преамбула с наименованиями сторон, указанием на их представителей, подписывающих соглашение;
• предмет договора — перечень услуг;
• права и обязанности сторон;
• порядок проведения мероприятия;
• цена и порядок оплаты соглашения;
• порядок внесения изменений;
• ответственность сторон за неисполнение обязательств;
• порядок урегулирования споров;
• реквизиты сторон.

Не все пункты включать обязательно, например, если они соответствуют законодательным нормам. Положения ГК РФ применяются и в том случае, если не прописаны отдельно в соглашении. На практике допускается как заключить договор на проведение корпоратива посредством электронного документооборота, так и в обычной письменной форме. Для первого варианта необходимо подписанное между сторонами соглашение об электронном документообороте. Второй вариант является наиболее распространенным.

Какие моменты надо прописать обязательно

Перечень включаемых в соглашение условий (кроме указания на оказываемую услугу) определяется сторонами. В зависимости от условий мероприятия особенности договора на аренду банкетной площадки предварительно определяются сторонами. Рекомендуется обратить внимание на следующие пункты:

• конкретный перечень услуг с указанием времени и адреса места мероприятия, его наименования, вида, порядка проведения (например, шведский стол, банкет, фуршет), количества гостей;
• порядок оплаты по соглашению (с предоплатой или без), внесения средств (наличным или безналичным способом), документация при расчетах и организации мероприятия (выставление счета, подписание акта приемки);
• цена контракта с указанием минимальной суммы заказа, состава услуг, входящих в оплату, при необходимости;
• права и обязанности сторон (возможность привлечения соисполнителей для организации меню);
• порядок утверждения меню (согласование такого пункта особенно актуально, если заключается договор на банкет с вегетарианцем и есть более точное определение состава блюд);
• ответственность при нарушении взятых на себя сторонами обязательств (например, неустойка свыше законной, если допущено нарушение договора по проведению банкета, просрочка платежей, нарушение согласованных сроков и порядка организации мероприятия);
• способ уведомления об изменении реквизитов (возможность применения устного или электронного взаимодействия, установление ответственности за несвоевременное извещение об изменении реквизитов);
• перечень приложений (смета, меню, форма акта о приеме-передаче услуг);
• список дополнительных услуг (обслуживание, анимация, праздничная программа).

Читайте также: как правильно прописать условия оплаты в договоре

В соответствии со ст. 782 ГК РФ каждая из сторон вправе отказаться от исполнения соглашения при условии компенсации второй фактически понесенных затрат. В зависимости от условий мероприятия стороны могут как прописать услуги ведущего на банкете, так и иных задействованных лиц. Например, танцевальные и развлекательные коллективы, организация пиротехнической части. Стороны не ограничены (с соблюдением закона) в определении условий, так реализуется принцип свободы договора.

Порядок заключения договора

На первоначальном этапе рекомендуем проверить правовую благонадежность будущего партнера. Если одной из сторон является юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, то используем официальные сервисы ФНС РФ. Наличие судебных разбирательств проверяем по картотеке арбитражных дел, исполнительные производства — на сайте ФССП РФ.

После того как вы удостоверились в юридической чистоте вашего партнера, приступаем к оформлению сделки. В зависимости от установленного порядка в организации, оказывающей услуги по проведению мероприятий, предварительно потребуется заполнить заявку на проведение банкета: установленной формы нет, она определяется самим юрлицом. Предварительно запросите у юридического лица, оказывающего услуги по организации мероприятий, следующие документы:

• подтверждение полномочий подписанта (устав, приказ о назначении или доверенность);
• карточку контрагента (информация с основными реквизитами);
• документы, удостоверяющие правовое положение юрлица (ИНН, ОГРН, устав, выписка из ЕГРН).

Условия договора согласованы, правомочия подтверждены — заполняем договор. Количество экземпляров документа равняется количеству участвующих лиц. Чаще всего оформляются два экземпляра. Обязательное нотариальное удостоверение и регистрация договора не требуются. Соглашение вступает в силу в зависимости от условий сделки: в момент подписания, при наступлении какого-либо события или даты.

Обмен соглашениями стороны вправе произвести посредством электронного взаимодействия — например, через электронную почту. Рекомендуем обратить внимание на такие нюансы договора свадебного банкета или иного мероприятия и правильно указать условие, от которого зависит юридическая сила документа: «Договор, дополнительные соглашения и иные сопутствующие документы имеют юридическую силу при согласовании посредством электронной почты». В случае использования почты для обмена рекомендуем отправлять соглашения заказным письмом с описью вложения.

Полезно знать: как написать официальное письмо в организацию

Подтверждение факта оказания услуги особенно актуально для юридических лиц. Для этого используем акт приема-передачи. Документ актуален и для физических лиц ввиду фиксирования отсутствия взаимных претензий у сторон и подтверждения выполнения обязательств в полном объеме. Законодательно не разъясняется, что влечет для организации по общепиту отсутствие договора на проведение банкета, отдельный состав правонарушения для этого не установлен. В зависимости от квалификации нарушения применяются санкции следующих статей: ст. 120 НК РФ — грубое нарушение правил учета (штраф от 10 000 руб.), ст. 123 НК РФ — неуплата налога из-за нарушения правил учета (штраф 20 % от суммы, необходимой к перечислению, но не менее 40 000 руб.). Одновременно привлечь к ответственности по п. 3 ст. 120 НК РФ и ст. 123 НК РФ нельзя. Такая позиция подтверждается Определением Конституционного Суда РФ от 18.01.2001 № 6-О.

Может пригодиться:

• как отразить затраты на корпоратив в бухучете;
• как учесть новогодние подарки в бухгалтерском учете;
• как отразить представительские расходы в бухгалтерском учете.