Как вести книгу продаж по формам и правилам 2026 года

Кто должен вести книгу продаж

Книга продаж — это официальный налоговый регистр, в котором налогоплательщики обязаны отражать счета-фактуры и другие документы, подтверждающие возникновение обязанности по уплате НДС.

Обязанность составлять книгу закреплена в постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Простыми словами, операции в налоговом регистре отражают все, кто обязан начислять НДС при реализации.

К ним относятся:

1. Плательщики НДС, которые формируют счета-фактуры покупателям (например, ООО и ИП на ОСНО, на УСН). Они отражают в книге продаж все с/ф, сформированные при отгрузке и получении авансов.
2. Налоговые агенты по НДС (ст. 161 НК РФ). К категории могут относиться также плательщики на спецрежимах, которые не платят НДС (ст. 145 НК РФ). Или плательщики, операции которых не облагаются НДС по ст. 149 НК РФ. Например, если зафиксирована операция аренды госимущества, покупки товаров у иностранной компании, которая не состоит на учете в РФ.

Что изменилось в книге продаж и правилах ее ведения с 2026 года

Главное изменение связано с корректировкой формы и правил из-за повышения основной ставки НДС до 22 %. Но есть и другие изменения 2026 года:

1. Новая графа 11а. В ней отражают № и дату счета-фактуры, который выставлен при получении предоплаты. По правилу ст. 169 НК РФ с 2026 г., при продаже товаров в счет ранее полученного аванса, в УПД заполняется строка 5б. Данные из этой строки переносятся в графу 11а книги продаж. То есть налоговая отслеживает цепочку «аванс-отгрузка».
2. В гр. 14 (и 17) — отражается новая ставка НДС 22 % (вместо старой 20 %).
3. В гр. 14а (и 17а) — отражаются ставки 20 % или 18 % (объединены).
4. Стоимость товаров с прослеживаемостью в гр. 23 отражается в рублях и копейках (ранее в целых рублях).
5. ИП в реквизитах рядом с подписью указывает номер ОГРНИП и дату его присвоения.

Форма и формат книги продаж в 2026 году

В 2026 г. действует переходный период по формам. К 31.03.2026 всем нужно перестроиться на официально утвержденный новый бланк.

1. Основная форма утверждена в постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
2. В нее с 1 апреля 2026 г. вносятся изменения постановлением Правительства РФ от 23.01.2026 № 26.
3. В период с 01.01.2026–31.03.2026 обратите внимание на Письмо ФНС от 26.12.2025 № СД-4-3/11730@. В нем представлены рекомендованные формы для переходного периода.

На текущий момент форматы установлены Приказом ФНС от 08.06.2021 № ЕД-7-26/547@.

Какие документы учета регистрируют в книге продаж

В книге отражаются документы в момент возникновения обязанности по исчислению НДС.

Основные виды регистрируемых документов:

1. Счета-фактуры на реализацию. Отражаются в квартале фактической отгрузки.
2. Авансовые с/ф. Отражаются в квартале получения предоплаты.
3. Корректировочные с/ф. При увеличении (уменьшении) стоимости (количества) продавец отражает их в книге продаж на дату составления документации, подтверждающей согласие партнера на изменение цены.
4. Исправленные счета-фактуры, отражаются в доп. листах периода составления первичного документа.
5. Документы налогового агента. Счет-фактура, составленный агентом, отражается в книге на дату его составления.
6. Сводные справки о розничных продажах. Например, при начислении НДС по продажам через маркетплейсы.
7. Первичные документы, которые стали основанием начисления НДС (например, бухгалтерская справка).

Ко мне недавно обратился молодой селлер, торгующий на маркетплейсах. Он в программе попробовал сформировать декларацию НДС, но у него выдало ошибку. Суть ошибки — не отражается исчисление НДС с розничных продаж на Ozon и WB. Он принес с собой пачку отчетов комиссионера и спросил: «Мне что, тысячу счетов-фактур выставлять?» Я улыбнулась и показала ему Письмо ФНС от 24.08.2021 № 3-1-11/0122@. Там сказано, что в книге продаж плательщик вправе отражать сводную справку о розничных продажах.

Как заполнять книгу продаж по графам

Разберем на примерах, как отражать операции в книге продаж по новой форме по графам.

Советуем прочитать: как вести книги покупок и продаж

Что указать в шапке

В шапке отражаются сведения о продавце, его ИНН, КПП и период, за который составляется налоговый регистр.

Что указать в графах

Построчные правила заполнения граф:

Информация в гр. 20–23 отражается при продаже товаров с прослеживаемостью:

• гр. 20 — регномер декларации на товары, партии товара, которые подлежат прослеживаемости;
• гр. 21 — код единицы измерения;
• гр. 22 — количество;
• гр. 23 — стоимость без НДС (руб. и копейки).

Пример заполнения книги продаж по новой форме

Ситуация:

1. 20 марта ООО «PPT.ru» получает аванс от ООО «Зефир» 100 000 руб. по платежному поручению № 123 от 20.03.2026. На эту сумму компания выставляет авансовый счет‑фактуру № 7 от 20.03.2026, так как отгрузка в I квартале не планируется. В книге продаж этот счет‑фактура отражается с кодом операции «02»: указываем сумму, номер и дату платежки и реквизиты покупателя (синяя строка на рисунке).
2. 26 марта 2026 г. ООО «PPT.ru» реализует ИП Пэпэтэшину П.П. услугу на сумму 200 000 руб. Это обычная реализация, поэтому код вида операции «01» (на рисунке — оранжевая строка).
3. 31 марта 2026 г. ООО «PPT.ru» проводит реализацию в адрес ООО «Зефир» (отгрузка состоялась последним числом месяца). На реализацию выдают с/ф № 8 от 31.03.2026 с кодом вида операции «01». В гр. 11 указывается информация о дате и номере платежки по полученному авансу. В гр. 11а (новая) номер и дата ранее выставленного с/ф на аванс (№ 7 от 20.03.2026). На рисунке — зеленая строка.

Пример отражения информации в графах с 1 по 12.

Пример заполнения граф с 13а по 18б:

1. Отражение по полученному авансу (синяя строка). В гр. 13б указывается общая сумма полученного аванса (100 000). В гр. 14–16 значения не указываются, так как продажи еще нет. В гр. 17 отражается расчетное значение НДС с аванса — 18 032,79 (100 000 х 22/122).
2. Отражение по обычной реализации (оранжевая строка). В гр. 13б — сумма продажи с налогом (200 000), в гр. 14 — сумма без НДС (163 934,43), в гр. 17 — сам НДС (163 934,43 х 22 % = 36 065,57).
3. Отражение отгрузки в счет ранее полученной предоплаты (зеленая строка). Сумма продаж с налогом — 100 000 (гр. 13б). Гр. 14 заполняется, так как произошла отгрузка. Значение отражается без НДС (81 967,21). В гр. 17 отражается исчисленный налог (18 032,79).

Рассматривая пример, можно подумать, что аванс и отгрузка облагаются налогом дважды. Нет, это не так. В книге покупок продавец отражает вычет на сумму ранее выставленного НДС по с/ф на аванс. Вот так отражается операция в книге покупок при зачете НДС с аванса:

Образец заполнения книги по новой форме за 1-й квартал 2026 г.

Как отразить восстановление НДС в книге

Восстанавливать НДС нужно в следующих случаях:

1. Покупатель восстановил НДС с выданного аванса. Отражается, когда товары, под которые перечислен аванс, оприходованы. В книге регистрируется авансовый счет-фактура продавца (с кодом «21») на сумму налога, ранее принятого к вычету.
2. Осуществлен переход на спецрежим. Например, на УСН с освобождением от НДС или с пониженными ставками 5, 7 %.
3. Имущество использовано в не облагаемых НДС операциях.
4. Стоимость товаров уменьшена продавцом.
5. Имущество передано в качестве вклада в уставный капитал.
6. Получены субсидии на возмещение затрат.

В случаях восстановления НДС продавец регистрирует в книге продаж счет‑фактуру (или документ‑основание) с нужным кодом вида операции. Например, с кодом «21». В графе 13б указывают сумму операции с НДС, в графах 14–16 — базу без налога (при необходимости), а в графах 17–18б — сумму восстановленного НДС по соответствующей ставке (для 2025 года — по ставке 20 % в графе 17а, с 2026 года — по ставке 22 % в графе 17).

Пример отражения восстановления НДС в книге продаж

23.12.2025 ООО «PPT.ru» перечислило аванс поставщику в размере 200 000 рублей. Отгрузка в счет аванса произошла только в 1-м квартале 2026 года. В книге отражена операция с кодом «21» на сумму 200 000 руб. НДС восстановлен в гр. 17а, так как в 2025 г. НДС с аванса на ОСНО исчислялся по ставке 20 %.

Как вносить в нее исправления

Порядок действий зависит от того, когда обнаружена ошибка:

1. Ошибка найдена в текущем квартале (до сдачи декларации). Аннулируйте неправильную запись, а правильную внесите. Дополнительный лист не отражается. Показатели стоимости и суммы налога первоначального счета-фактуры отразите с минусом, а исправленного с плюсом.
2. Ошибка найдена в прошлом квартале (декларация сдана). Формируется дополнительный лист к книге продаж за тот период, в котором обнаружена ошибка, с отражением в нем исправляемых показателей по соответствующим счетам‑фактурам. Первоначальный счет-фактура отражаются с минусовыми значениями, а исправительный — с положительными.

К чему приведут ошибки в заполнении книги

Прямого штрафа за неправильное ведение книги продаж НК РФ не предусмотрено. Ошибки в книге продаж приводят к ошибкам в декларации по НДС, так как данные из книги переносятся в раздел 9 декларации.

К чему это приведет:

1. Занижение налога к уплате. Есть риск получения штрафа по ст. 122 НК РФ, доначисления пеней.
2. Расхождение с книгой покупок партнера. Налоговая сверяет данные: счет-фактура из книги продаж продавца должен попасть в книгу покупок покупателя. Если этого не произошло или суммы не совпадают, то налоговая запросит пояснения у обеих сторон.

Надо знать: штрафы за занижение налоговой базы по НДС

Нужно ли отчитываться по книге продаж в налоговую

Книга продаж передается в налоговую в составе раздела 9 декларации по НДС.

Декларация сдается в электронном виде по окончании каждого квартала (до 25-го числа). Таким образом, налоговая видит зарегистрированные счета-фактуры.

Может пригодиться: как заполнить и сдать декларацию по НДС

Книга продаж: частые вопросы