Как составить акт сверки взаимных расчетов

Что такое акт сверки взаимных расчетов

Учет расчетов с контрагентами является одним из наиболее трудоемких участков в бухгалтерском учете. На бухгалтера, ведущего этот участок, обычно возлагаются обязанности по проверке поступивших документов, занесения их в специализированные бухгалтерские программы, ведения журнала операций и выверки расчетов с контрагентами, в результате которой составляется акт сверки взаимных расчетов, являющийся документом для выявления расхождений в расчетах между сторонами на определенную дату.

Кто и когда заполняет акт сверки взаиморасчетов

Акт не является обязательным документом, и его составление законодательно не предусмотрено. Поэтому его содержание, порядок оформления и периоды составления согласуются с контрагентами и фиксируются в договорах. Организация этот факт отражает в учетной политике. Если договор не содержит такой информации, то следует ориентироваться на сложившуюся практику. В этом случае инициатором выверки выступает любая из сторон договора и в любое время.

На заметку: как запросить акт сверки у контрагента

Вкратце поясним, кто относится к контрагентам:

• поставщики и подрядчики — организации, которые поставляют различные товарно-материальные ценности, оказывают услуги (отпуск газа, электроэнергии и т.д.) или выполняют работы (ремонтные, строительные и т.д.) по заключенным договорам;
• покупатели и заказчики — юридические или физические лица, с которыми у организации есть расчеты за отгруженную продукцию (работы, услуги).

Сверяются расчеты обычно в таком порядке: организация-инициатор информирует контрагента о необходимости проведения выверки. Затем бухгалтер на основе учетных данных определяет сумму задолженности, формирует документ и передает его второй стороне.

Если отсутствуют разногласия, то организация — инициатор процедуры — оформляет акт в 2 экземплярах, его подписывает руководитель и передает на подпись контрагенту.

Если контрагент не согласен с величиной задолженности, то бухгалтер организации-инициатора заполняет свою часть документа и пересылает его второй стороне. Это позволяет выявить расхождения, допущенные одной из сторон, которая внесет изменения в учетные регистры.

Затем документ формируется заново и уже не содержит расхождений.

Иногда стороны не приходят к согласию, и тогда формируется акт сверки взаиморасчетов с расхождениями. В его табличной части приводятся разные данные, а в конце фиксируется, что имеются разногласия. Дополнительно составляется в произвольной форме протокол разногласий, к которому (для обоснования) прилагаются копии подтверждающих документов (например, накладные, платежные поручения и другие первичные документы).

Может пригодиться:

• как заполнить акт сверки с расхождениями;
• как составить протокол согласования разногласий.

Форма акта сверки взаиморасчетов

Акт сверки расчетов не является первичным учетным документом (Письмо ФНС РФ от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955) и не имеет утвержденного унифицированного бланка, поэтому организации применяют формы:

• предусмотренные договором (ст. 309, п. 4 ст. 421 ГК РФ);
• разработанные самостоятельно (Письмо Минфина от 18.02.2005 № 07-05-04/2);
• формируемые в используемых бухгалтерских программах.

ФНС Приказом от 13.05.2022 № ЕД-7-26/405@ разработала и утвердила электронный формат представления акта, но применяют его только организации, перешедшие на электронный документооборот.

Может быть полезно: как составить сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчетов

Как заполнить акт сверки взаимных расчетов

Как правило, документ состоит из трех частей:

1. Вводная.
2. Основная.
3. Заключительная.

Первая содержит такие реквизиты:

• название документа;
• период, за который проводится сверка расчетов, — любой в пределах даты составления;
• реквизиты сторон — наименование организаций с указанием ИНН;
• договор — один или несколько.

Вторая (табличная) часть разделена надвое и заполняется организацией (левая часть) и контрагентом (правая часть):

• остаток на начало периода;
• документы и их реквизиты — в хронологическом порядке;
• сумма дебетовых и кредитовых оборотов — обороты по дебету по данным организации читаются как обороты по кредиту по данным контрагента и наоборот;
• остаток на конец периода.

Третья:

• итоги — дебетовый остаток организации показывает долг контрагента перед ней, кредитовый — ее долг контрагенту, при нулевом сальдо обычно пишется, что задолженность отсутствует;
• наличие расхождений, если есть разногласия по сверке;
• подписи сторон — документ согласован, если он подписан обеими сторонами;
• печати (необязательно);
• дата подписания — это означает, что долг признан контрагентом.

Часто задаваемые вопросы о составлении акта сверки взаимных расчетов