Какие обязанности у секретаря
Сегодня секретарь — это не просто технический исполнитель. На него возложен широкий круг обязанностей по обеспечению деятельности компании и ее руководителя. Чтобы избежать трудовых споров, надо понимать, кто такой секретарь и чем занимается, и четко прописать все эти обязанности в должностной инструкции. Я расскажу, какие обязанности надо указать в ДИ с учетом профессионального стандарта.
Требования к секретарю по профстандарту
Как я уже отметила, сейчас должность секретаря утратила статус технического исполнителя. Качественно изменились характеристики:
- требуемый уровень образования;
- социальный статус;
- престижность профессии;
- оплата труда;
- перспективы профессионального роста.
В соответствии с ЕКС и профстандартом 07.002, утвержденным Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.06.2020 № 333н, должности секретарь-референт или офис-менеджер, работа секретарем директора или помощником относятся к категории:
- специалист;
- или руководители среднего и низшего звена.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как принять работника на работу, чтобы в его трудовые обязанности входило делопроизводство сразу в нескольких взаимозависимых организациях. Используйте эти инструкции бесплатно.
На основании этого профстандарта составляют карточки должностей, в которых отмечают название должности, требования к образованию, квалификации, оплате труда и др.
Обязанности секретаря
Должностные обязанности этого специалиста включают в себя обеспечение деятельности руководителя организации по следующим направлениям:
- организационное;
- документационное;
- информационно-аналитическое.
В зависимости от структуры организации, уровня главы компании и линейной подчиненности, обязанности помощников разнообразны — от технических до информационно-аналитических, распорядительных и руководящих. Должностные обязанности при работе секретарем в ЕКС приведены списком и по видам функций не классифицируются.
В профстандарте 07.002 через обобщенные трудовые функции прослеживаются возможные стадии профессионального роста. Требуемый уровень образования — от среднего профессионального до высшего с программами профпереподготовки и стажем от 3 лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности главы компании.
| Название должности по профстандарту | Выполняемая обобщенная трудовая функция | Требуемый уровень образования | Условия допуска к работе и требования к стажу |
|---|---|---|---|
| Секретарь-администратор | Организационное обеспечение деятельности организации | Среднее общее, профессиональное обучение | Нет |
| Делопроизводитель | Документационное обеспечение деятельности организации | СПО или СПО непрофильное и ДПО по профильным программам профпереподготовки | Нет |
| Секретарь руководителя, секретарь-стенографистка, стенографистка | Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации |
Бакалавриат или ВО непрофильное и ДПО по профилю деятельности или СПО или СПО непрофильное и ДПО по профильным программам профпереподготовки |
Не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности главы организации при среднем профессиональном образовании |
| Помощник руководителя | Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации | Бакалавриат или ВО непрофильное и ДПО по профилю деятельности | Не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности главы организации |
Подробнее: что входит в должностные обязанности делопроизводителя в организации
Пропишите основные требования, обязанности и иные нюансы в должностной инструкции. Обычно она содержит следующие разделы:
- общие положения (требования к специалисту, порядок назначения на должность, навыки, умения);
- трудовые функции;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность;
- заключительные положения.
Раздел, описывающий, чем занимается секретарь, его должностные обязанности, подготовленный на основе профессионального стандарта, имеет особую структуру — трудовые действия (должностные обязанности) раскрывают содержание выполняемых трудовых функций сотрудника.
Придерживайтесь профстандарта, чтобы определить, что делает секретарь на заводе, — специфических требований не установлено, обычно выполняет функции делопроизводителя, обрабатывает входящие документы, организует телефонные переговоры, занимается подготовкой заседаний, совещаний и др. Но на каждом предприятии есть отдельные требования, которые оно вправе включить.
Подготовленная на основе стандарта должностная инструкция состоит из традиционных разделов и одного нового — в нем перечисляются функции секретаря руководителя в организации, которые в стандарте носят названия «обобщенные». Должностные обязанности описываются как трудовые действия, объединенные в однородную группу трудовых функций сотрудника.
Подробнее: как составить должностную инструкцию с учетом профстандарта
Вот как выглядит пример должностной инструкции этого специалиста с подробным описанием обязанностей с учетом профстандарта:
|
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ РУКОВОДИТЕЛЯ 1. Общие положения 1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя [наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания). 1.2. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании. 1.3. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании. 1.4. На эту должность назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет. 1.5. Секретарь руководителя обязан знать:
1.6. В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется:
1.7. В период временного отсутствия секретаря руководителя его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя]. 2. Трудовые функции 2.1. Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации: 1) оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени; 2) планирование рабочего дня секретаря; 3) организация телефонных переговоров руководителя; 4) организация командировок руководителя; 5) организация работы с посетителями в приемной руководителя; 6) организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий; 7) организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя; 8) организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя; 9) разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря; 10) составление и оформление управленческой документации; 11) организация работы с документами в приемной руководителя; 12) организация хранения документов в приемной руководителя; 13) обеспечение руководителя информацией; 14) организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации. 2.2. ……… (другие функции) 3. Должностные обязанности Секретарь руководителя исполняет следующие должностные обязанности: 2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. 2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. 2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и предоставления информации при подготовке и принятии решений. 2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. 2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. 2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. 2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. 2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. 2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. 2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений и за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. 2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. 2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. 2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных. 2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. 2.16. Копирует документы на персональном ксероксе. В случае служебной необходимости секретарь руководителя вправе привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде. 3. Права Специалист имеет право: 3.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению. 3.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по этим поручениям, выданным заданиям. 3.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения. 3.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций. 3.5. Выносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций. 3.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей. 3.7. ……… (другие права) 4. Ответственность 4.1. Работник привлекается к ответственности:
4.2. ……… (другие положения об ответственности) 5. Заключительные положения 5.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15.06.2020 № 333н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации). 5.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается... (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом). 5.3. … (другие заключительные положения). |
Может пригодиться: как внести изменения в должностную инструкцию