Как написать письмо контрагенту о представлении закрывающих документов

Закрывающие документы от контрагентов: главное

Получение закрывающих документов — финальный этап взаимодействия, позволяющий полностью закрыть по бухгалтерскому учету хозяйственную операцию вне зависимости от того, какой документооборот используется на предприятии (бумажный или электронный).

Для информации: что такое закрывающие документы в бухгалтерии

Дополнительными факторами, но не менее важными, почему необходимо получить закрывающие документы, является возможность:

• учитывать доходы и расходы в налоговом учете (исключение налоговых рисков);
• получить налоговые вычеты (возмещение НДС);
• подтвердить наличие либо отсутствие разногласий о полученных товарах или оказанных услугах.

Строгого перечня таких документов нет, но мы понимаем, что это первичный документ о совершенной операции либо оказанной услуге, представление которого закреплено в нормативном акте. Чаще всего речь идет об УПД (универсально-передаточном документе), который включает в себя счет-фактуру и акт выполненных работ. Он подтверждает взаимные расчеты между юридическими лицами и представляется по итогу выполненной работы либо услуги. Наименование документа зависит от проведенной операции. Если это поставка товаров — необходимо оформить товарную накладную и счет-фактуру (когда контрагент работает с НДС), если выполнение работ и оказание услуг — акт и счет-фактуру. В перечисленных случаях возможно использование УПД. Если мы говорим о перевозке — в обязательном порядке дополнительно потребуется транспортная накладная.

Узнайте:

• какие закрывающие документы должен предоставить контрагенту самозанятый;
• какие закрывающие документы требуются по договорам страхования.

Как написать запрос контрагенту о представлении закрывающих документов

В моей практике случился конфуз, когда контрагент забыл отправить документы. Рассказываю, как я составляла письмо с просьбой представить документы в кратчайший срок.

Конкретного шаблона не существует, но мы пользуемся правилами написания деловых писем. Примерное содержание документа следующее:

1. Используем фирменный бланк с реквизитами организации.
2. Наименование предприятия — адресата, куда направляем письмо. Если пишем не на фирменном бланке, то обязательно указываем, от кого придет письмо (наименование предприятия и реквизиты).
3. Дата и исходящий номер.
4. Сам текст запроса с просьбой о представлении и наличием информации о том, какой закрывающий документ нам необходим (за какой период, на какие суммы), не забываем указать ссылку на локальный либо нормативный акт.
5. Крайний срок представления.
6. Подпись руководителя.

Направляем письмо тем способом, который принят в компании (электронно либо на бумажном носителе), но с обязательной фиксацией отправки (штамп о получении, заказное письмо с уведомлением).

Образец запроса

Что делать, если закрывающие документы получить не удается

Обязанность представления закрывающих документов закреплена в нормативных актах — от Налогового кодекса до федеральных законов «О бухгалтерском учете», «Об обществах с ограниченной ответственностью».

В случае непредставления документации в установленные сроки, дальнейшие действия зависят от того, что прописано в заключенном договоре:

1. Если есть пункт с санкциями за нарушение сроков представления документации (штрафы) — направляйте требование об оплате контрагенту с повторной необходимостью о представлении.
2. Если такой вариант событий не прописан — обращайте в налоговую инспекцию за помощью.
3. И всегда существует такой инструмент по защите своих прав, как обращение в суд. Судебное разбирательство — это уже заключительная инстанция для решения возникшей проблемы.