Уведомление об отпуске: правила подготовки и образец
У сотрудника приближается отпускной период. Выясним, обязательно ли уведомлять работника и как это правильно оформить.
Нужно ли уведомлять сотрудника о предстоящем отпускном периоде
Проинформировать сотрудника о предстоящем отдыхе необходимо минимум за две недели. Эта обязанность работодателя закреплена ч. 3 ст. 123 Трудового кодекса РФ. Сама форма и порядок ознакомления законодательством не установлены. Самый распространенный способ — оформление письменного документа, на котором человек подтверждает ознакомление.
Что будет, если не направить сотруднику уведомление о предстоящем отпуске
При несоблюдении правил своевременного информирования сотрудника за две недели до начала его отдыха компанию вправе привлечь к ответственности (ст. 5.27 КоАП). А сам работник в этом случае вправе перенести отпуск на другое время. Уведомлять сотрудника об отпуске заранее не придется, если отпуск оформляется не по графику, а по заявлению работника. Но выплатить отпускные необходимо также за три дня до начала ежегодного отдыха (ч. 9 ст. 136 ТК).
Читайте: как правильно оформить работнику отпуск и когда нужно выплатить отпускные
По какой форме составлять уведомление о предстоящем отпуске
Форму документа работодатель разрабатывает самостоятельно. Обязательно необходимо указать:
- должность;
- ФИО отпускника;
- время начала отпускного периода;
- продолжительность времени отдыха.
Примерный бланк выглядит следующим образом:
|
Наименование работодателя ______________________________________ (должность, ФИО работника) Уведомление № ________ о дате начала отпуска работника дата В соответствии со ст. 123 Трудового кодекса Российской Федерации настоящим уведомляем, что в соответствии с графиком отпусков на ___________ год дата начала Вашего очередного отпуска — «___»__________ ____ года сроком __________ (__________) календарных дней. Дата выхода на работу «___» __________ ____ года. Руководитель подпись/ФИО Ознакомлен: «___»___________ ____ г. Должность подпись/ФИО |
Уведомление составляется в двух идентичных экземплярах, один из которых передается сотруднику, второй остается у работодателя.
Так выглядит образец уведомления работника об отпуске.
Организация вправе уведомить иным способом: например, ознакомить персонал под роспись с графиком отпусков или соответствующим приказом. Важно соблюдать установленный трудовым законодательством срок.
Узнайте, может ли работник отказаться от отпуска из-за неознакомления с графиком отпусков
Как передать сотруднику уведомление об отпуске
Способ ознакомления организация выбирает самостоятельно. Возможно уведомить:
- лично;
- почтовым отправлением;
- с помощью электронной почты или смс, если такой формат документооборота закреплен в локальных НПА и трудовых договорах.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить журнал регистрации уведомлений о начале ежегодных отпусков. Используйте эти инструкции бесплатно.
Сотрудник отказывается подписывать уведомление о предстоящем отпуске: что делать кадрам
В случае отказа поставить подпись в документе, составляется акт отказа от подписи.
В акте указываются:
- наименование документа;
- дата, время и место его составления;
- должности и фамилия, имя, отчество сотрудников, составивших акт;
- должность и фамилия, имя, отчество работника, которого уведомили;
- информация о способе ознакомления работника (например, ему зачитали вслух текст документа) и его отказе от подписи;
- реквизиты уведомления (номер, дата и т.п.).
Если работник объяснил причины своего отказа, то желательно их указать в акте.
Часто задаваемые вопросы по теме
-
Обязан ли работодатель заранее предупреждать работника о предстоящем отпускном периоде?
Данная обязанность предусмотрена для работодателей (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
-
Могут ли работодателя привлечь к ответственности, если он не отправит сотруднику уведомление о предстоящем отпуске?
За несоблюдение обязанностей, предусмотренных ст. 123 ТК РФ, компанию могут привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
-
Есть ли унифицированная форма уведомления, утвержденная законодательством?
Унифицированной формы документа не разработано, поэтому работодатель вправе составить свою, утвердив в ЛНА компании.