Отпуск внешнего совместителя: как оформить и оплатить

Правила предоставления отпуска внешнему совместителю

Сотрудников, которые работают у вас по внешнему совместительству, надо включать в отпускной график наравне со штатниками. В этом графике определяется очередность предоставления отдыха работникам, и туда вносят всех, кто состоит с работодателем в трудовых отношениях на день утверждения графика (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Исключений нет.

Для информации: что такое внешнее совместительство

Но есть важный нюанс: перед тем как включить внешнего совместителя в ваш локальный график, попросите его предоставить выписку из графика или справку о запланированных датах отдыха от основного работодателя. Если он откажется, то объясните, что это в его интересах: если вы не узнаете о днях отдыха заранее, то не сможете вовремя выплатить отпускные.

Чтобы не нарушать права работников и нормы ТК РФ, мы прописали в своем локальном положении об оплате труда (у вас может быть любой другой локальный акт):

• срок, когда нас как работодателя по совместительству надо проинформировать об отпускных датах на основной работе;
• документы, которые сотрудник представляет для подтверждения отпуска по основной работе (нам достаточно справки).

Как только мы получаем эти сведения — вносим дни отдыха внешнего совместителя в график. Мы ведем отпускной график по форме № Т-7: в графе «Примечание» указываем, что сотрудник — совместитель, предоставил справку с основной работы. Если никаких документов на дату составления графика он не принес, то делаем в «Примечаниях» пометку, что со слов работника он планирует отдыхать в определенные даты, и они совпадают с отпускными днями по основному месту работы. Потом, когда появляется справка или выписка от основного работодателя, мы вносим изменения в свой график Т-7.

Может пригодиться: как составить график отпусков

Сколько дней отпуск внешнего совместителя

Ежегодно внешние совместители отдыхают 28 дней — их оплачиваемый отпуск длится столько же, сколько и у штатных сотрудников. Если у вашего совместителя оформлена инвалидность, то в год ему надо отгулять минимум 30 отпускных дней (ст. 115 ТК РФ). А если работникам по совместительству положен дополнительный оплачиваемый отдых, то его предоставляют по общим правилам. К примеру, за работу в районах Крайнего Севера добавляют 24 дня, за работу в приравненных к ним местностях — 16 дней (ч. 1 ст. 321 ТК РФ).

Как оформить отпуск внешнему совместителю

Приведем пошаговую инструкцию:

Шаг 1. Уведомите сотрудника по совместительству о начале ежегодного отпуска. Это надо сделать под подпись — максимум за 2 недели до начала отдыха (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Чтобы не нарушить этот срок, попросите работника заранее сообщить отпускные даты у основного работодателя.

Способ уведомления каждый работодатель определяет сам. Многие отправляют отдельное письменное уведомление (в произвольном виде), в котором указывают ФИО, должность, дату начала и продолжительность дней отдыха.

Шаг 2. Попросите сотрудника написать заявление на отпуск. Такое заявление пишут в свободной форме: унифицированного бланка нет. Правила будут такие же, как и для других заявлений. Работник указывает ФИО, должность, дату начала и продолжительность отдыха и по возможности ссылается на документы от основного работодателя. К примеру, прилагает справку или выписку из графика с основного места работы.

Подробнее: как написать заявление на отпуск

Шаг 3. Составьте приказ на отпуск. Используйте унифицированную форму Т-6 или бланк собственной разработки. Укажите в приказе:

• ФИО и должность работника;
• вид отпуска — оплачиваемый ежегодный, оплачиваемый дополнительный, без сохранения зарплаты и пр.;
• рабочий период, за который предоставляются отпускные дни;
• общую продолжительность.

Подпишите приказ у руководителя компании, потом ознакомьте работника с распоряжением под подпись. Затем передайте приказ в бухгалтерию — на основании этого документа совместителю рассчитают и выплатят отпускные (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Подробнее: как оформить приказ о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска

Как оплатить отпуск внешнему совместителю

Отпускные совместителям платят так же, как и штатникам. Это средний заработок, который сохраняется за сотрудником за каждый день его ежегодного оплачиваемого отдыха (ст. 114, 139 ТК РФ, п. 6 Положения о средней ЗП, утв. ПП РФ № 922 от 24.12.2007). Рассчитайте отпускные так: умножьте средний дневной заработок работника на количество дней отдыха.

Выплатить отпускные надо минимум за 3 дня до начала отпуска, даже если он будет отдыхать не по графику. Если заплатите раньше (за 4 или 5 дней), то нестрашно, а вот позже — нельзя. Когда день выплат выпадает на праздник или выходной, рассчитайтесь с сотрудником заранее.

Полезно знать: компенсация отпуска внешнему совместителю при увольнении

Отпуск внешнего совместителя: вопросы и ответы