Как составить записку-расчет о предоставлении работнику отпуска: правила, образец, нюансы

Кто и когда оформляет записку-расчет о предоставлении отпуска

Записка-расчет о предоставлении отпуска по форме Т-60 — это «гибридный документ», так как он состоит из двух логических частей, которые составляются разными специалистами:

• лицевая сторона — это зона ответственности кадровика (он оформляет сведения о сотруднике, периоде работы, за который предоставляется отпуск, и на сколько дней работник отправляется отдыхать);
• оборотная сторона — это зона ответственности бухгалтера (составляется расчет отпускных выплат, удержаний и сумм к выдаче).

Таким образом, кадровик оформляет свою часть заранее и передает документ бухгалтеру, который проводит расчет и завершает оформление документа за 3–4 рабочих дня до старта отпуска работника.

В моей практике был случай, когда новый кадровик и бухгалтер не могли разобраться, чья это зона ответственности, в результате сотрудник получил отпускные с задержкой. Чтобы таких ситуаций не возникало — четко определите роли персонала в бизнес-процессе компании и сроки, когда документ составляется. Внесите обязанность в должностные инструкции специалистов.

Узнайте, когда работодатель должен выплатить отпускные

Срок оформления записки-расчета привязан к дате выплаты отпускных. По ст. 136 ТК РФ отпускные выплачиваются не позднее чем за 3 календарных дня до начала времени отпуска. Заполненный документ должен быть готов и подписан до этого момента, чтобы бухгалтер рассчитал сумму к выплате.

Какие документы нужно подготовить до составления записки-расчета

Прежде чем сесть за составление и заполнение унифицированного бланка Т-60, я всегда собирала «досье» на отпускника.

Советуем прочитать: как оформить отпуск работнику

Основной пакет документов включает:

1. График отпусков.
2. Уведомление работника об отпуске (заявление о переносе сроков, если он идет в отпуск не по графику).
3. Приказ (распоряжение) о предоставлении дней отпуска (по унифицированным формам Т-6, Т-6а или самостоятельно разработанной).

Перечисленные документы подтвердят, что сотрудник знает о предстоящем отпуске, а кадровик и бухгалтер обязаны приступить к оформлению процедуры.

Дополнительные документы и информация, требуемые для расчета:

• информация о выплатах сотруднику за расчетный период;
• сведения об отработанных днях и исключаемых периодах (сотрудник болел, находился в командировке и пр.);
• информация о наличии исполнительных листов и налоговых вычетах.

В настоящее время процесс составления записки-расчета не вызывает никаких сложностей у бухгалтеров и кадровиков, так как форма заполняется и составляется автоматически и выводится на печать при использовании программных средств — например, 1С:ЗУП. Сотруднику остается проверить информацию и подписать документ. Но не у всех есть средства 1С, поэтому объясню, как заполнять и составлять записку-расчет.

Как заполнять записку-расчет: подробный алгоритм

Начнем с порядка заполнения лицевой стороны (область кадрового специалиста).

Шапка документа

Указывается полное наименование организации по учредительным документам и код по ОКПО.

Номер и дата

Номер присваивается в соответствии со внутренним документооборотом компании. Дата соответствует дате составления документа (до последнего дня выплаты отпускных).

Сведения о сотруднике

Указывается следующая информация:

• ФИО (Пэпэтэшин Петр Петрович);
• структурное подразделение (плановый отдел);
• должность (ведущий экономист).

Период работы, за который предоставляется отпуск

Сначала составляется блок, связанный с ежегодными днями отпуска. Здесь указывается не календарный, а рабочий год сотрудника. Он отсчитывается с даты приема на работу.

Например, если Пэпэтэшин принят 29.10.2024, то его первый рабочий год — это период с 29.10.2024 по 28.10.2025.

Кадровик указывает, на сколько календарных дней работник уходит отдыхать. В нашем примере это будет 14 календарных дней. Также четко указывается период его отсутствия (со 2 декабря 2025 года по 15 декабря 2025 г. включительно).

Сотрудник вправе претендовать не только на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, но и на дополнительный отдых (если такие дни начисляются). В нашем примере Пэпэтэшину начислен допотпуск за ненормированный рабочий день (3 дня). Он использует их, чтобы продлить время отдыха (с 16 по 18 декабря 2025 года). В записке-расчете фиксируются номер и дата основания (приказа).

Таким образом, общая продолжительность отпуска — 17 календарных дней, о чем кадровик делает запись в специальном поле.

После составления и заполнения указанных сведений указываются должность, подпись и расшифровка ФИО кадрового специалиста.

Оборотная сторона Т-60

Заполнение оборотной стороны начинается с отражения сведений о выплатах, которые учитываются при исчислении среднего заработка помесячно (за 12 месяцев до месяца начала отпуска), например:

• декабрь 2024 г. – 60 000;
• январь 2025 г. – 60 000;
• февраль 2025 г. – 60 000 и так далее до ноября 2025 г., так как сотрудник идет отдыхать в декабре 2025 года.

Бухгалтер заполняет итоговую сумму выплат. В нашем примере значение равно 750 000 руб.

Следующая таблица — это расчет среднего дневного или часового заработка. Полученное итоговое значение выплат делится на количество отработанных дней расчетного периода (или часов).

750 000 / 351,6 = 2133,11 руб.

Указанные значения переносятся в небольшую таблицу с графами 4–6.

Следующая таблица с графами 7–15 отражает количество календарных дней отпуска и начисленную сумму за время отдыха. Причем информация заполняется как за текущий, так и за будущий месяц (если отпускной период начинается в одном месяце, а заканчивается в другом). В нашем примере отдых Пэпэтэшина затрагивает один период — декабрь 2025 года, поэтому сведения в таблице о начислениях будущего месяца не отражаются.

17 дней отпуска * средний заработок за день 2133,11 = 36 262,87 руб.

Далее составляется блок с удержаниями (обычно это НДФЛ, удержания по исполнительным листам, алименты и т.д.). Это будут графы с 16 по 23.

Представим, что у Пэпэтэшина нет права на налоговые вычеты.

36 262,87 * 13 % = 4714 руб. (НДФЛ)

Сумма, которую работник получит на руки:

36 262,87 — 4714 = 31 548,87 руб.

После получения цифрового значения бухгалтер прописью указывает сумму к выплате. Если в строке остается свободное место, то оно прочеркивается. Копейки указываются цифрами.

Далее заполняется, по какой платежной ведомости или расходному ордеру выдаются (перечисляются) деньги (например, № 185 от 26 ноября 2025 г.).

По окончании составления и заполнения оборотной стороны записки-расчета бухгалтер ставит подпись и расшифровку ФИО.

Образец записки-расчета по форме Т-60

Чтобы закрепить теорию на практике, покажу образец, как составить и заполнить унифицированную форму на бланке Т-60 для нашего условного сотрудника.