Как сформировать выписку из книги продаж

В каких случаях нужно представить в налоговую выписку из книги продаж

Выписка из книги продаж — это не отдельный отчет, а вспомогательный документ из налогового учета по НДС. Обычно налоговая просит ее, когда ей необходимо быстро проверить данные о реализации без изучения всей книги продаж. Чаще всего речь идет о двух ситуациях.

Советуем прочитать: как вести книги покупок и продаж

Ситуация 1. Получение освобождения от НДС по ст. 145 НК РФ

Оно представляется по уведомлению налогоплательщика. Вместе с уведомлением необходимо выписать и направить данные из (п. 3 ст. 145 НК РФ):

• книги продаж;
• бухгалтерского баланса (для организаций) или книги учета доходов и расходов (для ИП).

Ситуация 2. Налоговая проверка

Инспекция вправе прислать запрос на документы и сведения, связанные с расчетом налогов (ст. 93 НК РФ). Если проверяются операции по НДС, то в запросе могут перечисляться:

• выписка из книги продаж;
• отдельные счета-фактуры;
• договоры и первичка.

Узнайте, как и в какие сроки нужно представить документы по требованию ФНС

В зависимости от вида контрольного мероприятия запрос налоговиков охватывает сведения:

• за определенный период — например, квартал или год;
• по операциям, облагаемым отдельными ставками;
• по отдельному контрагенту.

Возможны и комбинированные запросы — например, по конкретному контрагенту за определенный период.

Как сформировать выписку из книги продаж для освобождения от НДС

Освобождение применяют при соблюдении условий п. 1 ст. 145 НК РФ. Чтобы воспользоваться им, необходимо направить в ФНС пакет обязательных документов.

По какой форме делать выписку

Утвержденной формы для этого документа нет. В законодательстве не установлено ни бланка, ни хотя бы набора обязательных реквизитов. Я выписываю нужные операции так: в своей учетной программе беру данные из книги продаж и формирую как отдельный документ в виде таблицы. В него включаю:

• период охвата — например, январь — март 2026 г.;
• строки книги продаж за этот период;
• итоги по стоимости реализации и НДС.

Удаляю пустые столбцы, затем добавляю элементы оформления:

• наименование документа;
• период, за который сформированы данные;
• дату составления;
• подпись уполномоченного лица.

Печать обычно не ставлю, поскольку она и в самой книге не предусмотрена. Если все-таки поставите — ничего страшного не произойдет, причиной отказа в приеме точно не станет.

Образец выписки

Как и в какие сроки ее передавать в налоговую инспекцию

Срок — до 20-го числа месяца, с которого начинаете применять освобождение (п. 3 ст. 145 НК РФ). Документы можно направить:

• по ТКС через оператора ЭДО;
• через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС;
• по почте заказным письмом.

Если формируете документ в учетной программе, то можете направить его в налоговую в электронном виде. Налоговая инспекция принимала у меня такие файлы без замечаний, главное — чтобы информация была читаема и соответствовала данным НДС-декларации.

Может пригодиться: как заполнить декларацию по НДС

Как сформировать выписку из книги продаж по запросу от ФНС

Если инспекция проводит проверку, то она вправе истребовать необходимые для проверки документы (ст. 93 НК РФ). Несмотря на то что форма выписки нормативно не утверждена, отказать в ее предоставлении мы не можем под риском штрафа. Приходится изобретать свою форму.

По какой форме делать выписку

Логика окажется такая же, как при получении освобождения от НДС: обязательного бланка нет. В моей практике инспекторы никогда не требовали какого-то сложного оформления в ответ на вопрос о том, как сделать выписку из книги продаж. Всегда говорили, что достаточно обычной таблицы со строками за нужное время или по конкретному контрагенту. Главное — чтобы сведения совпадали с книгой продаж и декларацией по НДС. Если инспекторам требовалась дополнительная детализация, то они запрашивали уже конкретные счета-фактуры или первичку по контрагенту.

Для ответа на запрос извлекаю нужный фрагмент из книги продаж:

• в учетной программе устанавливаю отбор записей за требуемый интервал;
• добавляю фильтр по контрагенту — если пришел запрос по операциям с конкретным контрагентом;
• получаю таблицу с отобранными записями по интервалу или контрагенту;
• выгружаю в Ворд или Эксель и добавляю элементы оформления.

В итоге получаю готовый документ с:

• шапкой — она формируется в 1С автоматически;
• таблицей — это результат моего отбора;
• подписью — добавляю в редакторе (Ворд/Эксель).

Таким же способом можете сделать выгрузку не только по периоду, но и отдельному контрагенту. Для этого в отборе необходимо установить фильтр по интервалу и контрагенту.

Если ведете учет неавтоматизированным способом (без учетной программы), то придется сделать то же самое ручным способом:

• в редакторе Word или Excel составить таблицу операций;
• оформить шапку с заголовком, отобранным интервалом, датой составления;
• добавить подпись уполномоченного лица.

В законодательстве не определено, кто обязан ставить подпись в этом документе. Саму книгу подписывает руководитель предприятия или ИП. В ее бланке предусмотрены именно их подписи (приложение 5 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). Но еще допускается подписание доверенным лицом.

Что касается выписки, то ее сможет заверить руководитель или другой сотрудник, имеющий право заверения документов для ФНС. Если ставите подпись доверенного лица, то приведите реквизиты доверенности и приложите ее копию.

Образец выписки

Что будет, если выписку не представить

Последствия зависят от того, в какой ситуации требовались данные.

Если не представить для освобождения от НДС — штрафа не будет. Выписка входит в перечень того, что надо приложить к уведомлению на освобождение от НДС (п. 6 ст. 145 НК РФ).

Если эти документы не представить, то инспекция просто не признает право на освобождение. В результате компания продолжит считаться плательщиком НДС. Можете все подать повторно, но применять освобождение получится только со следующего месяца (п. 3 ст. 145 НК РФ).

Если не представить по запросу налоговой — придется уплатить штраф. Инспекция запрашивает документацию в рамках налогового контроля. Например, при камеральной или выездной проверке налоговая вправе истребовать бумаги и сведения, связанные с расчетом налогов (ст. 93 НК РФ). Если организация не представит ответ по запросу инспекции, то возможен штраф по ст. 126 НК РФ. Он составляет 200 рублей за каждый непредставленный документ.

На заметку: как ответить на требование налоговой, полученным после камеральной проверки