Компенсационные выплаты при служебных командировках

Какие выплаты в командировках являются компенсационными

Компенсационные выплаты на служебные поездки (командировки) регулируются ст. 168 ТК РФ. Она предусматривает возмещение следующих расходов работника:

• так называемые командировочные выплаты. Они включают затраты на найм жилья и дорогу к месту командировки и обратно;
• суточные выплаты. Под ними подразумевают расходы «на жизнь» во время пути и нахождения в служебной поездке;
• иные деловые расходы работника в командировке.

При этом работа сотрудника во время командировки оплачивается в размере среднего заработка. Если он, находясь в служебной поездке, работает в праздничные и выходные дни, то выплаты производятся в повышенном размере.

Подробнее: оплата командировки по среднему заработку

Согласно ст. 164 ТК РФ, под компенсационными понимают выплаты, установленные с целью возмещения работникам затрат, понесенных в связи с исполнением своих обязанностей.

Таким образом, компенсационными выплатами разумно считать все суммы, выдаваемые работнику как при убытии в командировку, так и по возвращении из нее (командировочные, суточные и пр.), за исключением выплаты среднего заработка.

Размер компенсационных выплат при командировках

Командировочные расходы возмещаются в размере фактически понесенных трат. По приезду домой работнику необходимо составить авансовый отчет и приложить подтверждающие документы (чеки, билеты, договоры и пр.).

Некоторые ограничения установлены для бюджетников. Исходя из норм Постановления Правительства от 02.10.2002 № 729, компенсационные выплаты не превышают:

• за найм жилья — 550 руб./сутки, а при отсутствии подтверждающих документов — 12 руб./сутки;
• за проезд:
  • поездом — в размере потраченного, но не более стоимости билета в купе (при отсутствии документов — в плацкарте);
  • самолетом — не более стоимости билета в экономклассе;
  • на корабле — не дороже стоимости проезда в каюте V группы морского судна, II категории речного судна, I категории парома (при отсутствии документов — в каюте Х группы морского судна и каюте III категории речного судна);
• суточные — 100 руб. в сутки.

Может пригодиться:

• как компенсировать сотрудникам оплату проезда к месту работы;
• как оформить и оплачивать командировку с последующим отпуском;
• как компенсировать сотруднику использование личного автомобиля в служебных целях.

Для остальных организаций ограничений по суточным нет, но с сумм, превышающих установленные НК РФ лимиты, удерживается НДФЛ, и они облагаются страховыми взносами. Они составляют:

Как видим, большинству организаций приходится решать, сколько денег давать сотруднику, убывающему в служебную поездку, самостоятельно. Им разрешается установить размер выплат. Но необходимо помнить следующее:

• основанием для выплаты является приказ о направлении в командировку. Поскольку под суточными подразумевают расходы, без которых во время поездки не обойтись, их выплачивают заранее, до отъезда;
• суточные выплачиваются за каждый день, включая выходные, и за дни, проведенные в пути. Длительность определяется на основании проездных документов;
• если сотрудник заболел в командировке, суточные выплаты не отменяются до возвращения из служебной поездки;
• при служебной поездке в курортные регионы РФ суточные увеличивают на сумму курортного сбора;
• за однодневную командировку их платят на усмотрение работодателя. Но если выдают, то необходимо удержать НДФЛ.

Пример расчета:

Работник Общества с ограниченной ответственностью «Ppt.ru» Пэпэтэшина Полина Петровна направляется в командировку в г. Кисловодск сроком с 10.01.2024 по 19.01.2024. Срок служебной поездки составляет 10 дней. В компании установлены суточные для РФ в размере 1000 руб./день.

Пэпэтэшиной П.П. причитается: 1000 × 10 = 10 000 руб.

Но в Кисловодске установлен курортный сбор в размере 100 руб./сутки. Следовательно, Пэпэтэшина П.П. получит 10 000 + (10 × 100) = 11 000 руб.

Т.к. эта, установленная в компании, сумма больше определенных НК РФ лимитов суточных, следует удержать НДФЛ с лишних денег в размере:

(1000 - 700) × 10 = 3000 руб.

НДФЛ составит:

3000 - (3000 × 13%) = 390 руб. Но удерживают его по окончании служебной поездки.

Вот пример такого авансового отчета:

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Подробнее: как заполнить авансовый отчет по командировке

С иными расходами ситуация аналогичная. Организация сама решает, что и в каких размерах и каком порядке компенсировать. Это обычно компенсационные выплаты:

• на питание;
• расходы на связь;
• амортизацию личного оборудования и т. п.

Эти компенсационные выплаты облагаются НДФЛ и взносами.

Подробнее: облагаются ли компенсационные выплаты НДФЛ

При заграничных командировках, помимо командировочных и суточных, в обязательном порядке возмещаются следующие расходы:

• на паспорта и визы, консульские сборы;
• на транзитные документы;
• на обязательные страховки.